人事檔案多維度標準化管理模式的構建與實施

王彩玲

摘要：人事檔案工作是企業人力資源管理與開發的重要依據，是組織人事工作的重要組成部分。本課題以提升人事檔案管理水平為目標，從常規管理機制、風險識別機制、強化提升機制等角度創建多維度標準化管理模式，并分別對幾個維度的工作進行了具體分析與詳細闡述，然后將多維度標準化的管理模式實施于嚴謹周密的管理制度，最后以持續完善、長遠發展的眼光對多維度標準化管理模式提出了未來構想和遠景規劃。

關鍵詞：人事檔案；管理模式；構建；實施

一、研究的基本內容與方法

現代企業制度最明顯的特征是“產權清晰、責權明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中一項內容也應該完善起來、標準起來，充分發揮高效科學的管理職能。

二、檔案管理存在的主要問題

通過分析，找出目前企業人事檔案工作主要存在以下問題：收集工作力度不夠；材料內容不夠完備；風險識別意識不夠強；信息化程度不夠高。

三、構建常規工作標準化管理模式

（一）人事檔案常規工作程序

1.材料收集標準化

建立和明確收集網絡。在形成檔案材料的人事組織、財務、工會團委、紀檢監察等部門分別確定一名聯絡員，將歸檔材料的范圍、要求及登記本交與聯系員。采用檔案員主動收集與聯絡員主動上交材料相合的方式定期完成材料收集工作。

2.材料鑒別標準化

以上級相關部門具體要求為最高標準，認真檢查檔案內材料有無錯裝、同名異人或重復多余情況，審查材料是否齊全，手續是否完備，是否存在缺少單位組織印章或個人簽名等錯誤。

3.整理歸檔標準化

整理歸檔工作主要包括分類、排序、編目、改版、裝訂入庫工作。具體工作標準嚴格按已發布的文件、培訓教程執行。

4.保管與存放標準化

人事檔案的保管應按照檔案管理工作的要求做到：配備專用檔案庫房存放檔案，庫房面積每千卷20-25平米。庫房內要有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。必須配備鐵質檔案柜，合理擺放，按從左至右、從上至下的順序編檔案柜號。

除此之外，還應增加巡查制度標準。做到每天早巡查、晚評估。檔案管理人員每天巡視檔案室，確保室內環境達標，利于檔案保管與存放。

（二）構建風險管理標準化管理模式

1.喚醒意識，排查日常工作風險點

人們對人事檔案的理解通常停留在現行效用上，把收集、整理、制作、保管和利用人事檔案看作平常事，很少有意識地從全局、全程角度防范和控制風險因素的威脅。往往在檔案不全、檔案失真、無法作為依據時才領教到人事檔案管理面臨的難題。因此，將風險意識輸入員工思想意識，在每份將要歸檔的材料形成之初就將其做精做準，避免因日后機構重組、人員調動形成無法彌補的錯誤材料。

2.客觀嚴謹，排查因歷史原因造成的風險點

認真梳理個人檔案中的材料有無因歷史原因造成的錯誤。比如檔案中材料有無年齡不符現象？有無材料缺少重要簽章或簽字？有無同人異名現象……有辦法重新出具證明的重新出具，員工本人有能力提供相關佐證材料的要求其本人提供。對已無法挽回的錯誤材料則應記錄在案，在“人理檔案材料整理清單”上填寫清楚。整理歷史問題的同時要形成“尋找”和“分類”意識，把查找出的問題進行歸納與分析，避免今后工作中出現相同或者類似的錯誤。

3.提高警惕，排查廉政工作風險點

人事檔案管理工作一直存在重政治性、機密性，忽略法律手段的現象。做為人事組織部門的重點工作之一，企業人事檔案管理工作更加突出強調誠實守信、堅持原則、忠于職守，講原則、守紀律是對管理人事檔案工作人員的基本要求。檔案員必須是中國共產黨黨員。

排查廉政工作風險，必須加強人事檔案紀律監督、法律意識，確保人事檔案工作方針政策、法律法規的貫徹實施?？蓮钠髽I員工與檔案管理人員兩方面入手，抓好思想政治教育：一方面教育廣大員工踏實工作、克已奉公，用實際行動多創造成果，為自已的人事檔案增光添彩；另一方面教育檔案管理人員加強黨性，學習相關法律法規，堅決抵制不符合人事檔案管理規定的不合理要求，不隨意增減、涂改任何材料，維護人事檔案的公信度與嚴肅性。

（三）構建強化升級管理模式

1.加強服務意識，變被動保管為主動服務

一直以來，人事檔案工作“重藏輕用”的現象普遍存在，這與人事檔案的機密性、利用手續嚴格不無關系。加強服務意識首先應做全做準人事檔案材料，檔案材料越準確越齊全，利用率就越高；其次要在熟悉本單位各崗位業務方面多下功夫。只有全面了解我們服務的對象都在從事什么工作、工作重點是什么、在哪些方面有可能需要人事檔案信息的幫助與服務，才能充分揮人事檔案的“信息”效能，增強人事檔案服務工作的預見性和前瞻性，把員工人事檔案信息用活。

2.加強信息化學習，實現人事檔案“智慧化 ”

探索人事檔案“數字化”模式，將企業管理范圍內的全部人員關鍵信息材料掃描成像，打造“電子檔案室”。然后從個人經歷、個人家庭成員信息、履職情況等方面有針對性的進行分析與整理，將白紙黑字的材料備份為數據信息永久保存。此舉既可避免因紙質老化、受潮等因素造成檔案材料破損或信息丟失，用科技手段為人事檔案“保鮮”，也可為相關業務領導提供更為方便快捷的信息查詢服務，提高人事檔案的利用價值，一舉多得。

3.探索“上移下行”模式，強化管理水平

這里所謂的“上移”是指人事檔案工作在學習的角度上意識上移，即積極打造“逆向學習”模式，不斷總結與分析工作中的難點和重點，不是被動地等待上級主管部門下達培訓學習通知，而是主動帶著問題去學習請教。這樣既能及時迅速地解決工作中遇到的問題，又加強了與業務主管部門之間的溝通與聯系。

這里所謂的“下行”是指在管理職能層面加強下行意識。運用行之有效的溝通手段增強與各基層單位的聯系，宣貫應知應會的材料歸檔知識。讓每名基層員工都能對歸檔范疇內的個人材料心中有數，認真對待。同時也能夠激勵員努力工作，多出成果，創造工作業績，為自已的人事檔案增光添彩。

（作者單位：華北油田公司勘探開發研究院）