淺談綜合性醫院設備檔案管理問題與對策

文/福建三明市第一醫院 邢曉玲

淺談綜合性醫院設備檔案管理問題與對策

文/福建三明市第一醫院 邢曉玲

現代化綜合性醫院的發展，與醫療設備的投入有很大關系，而醫療設備的日常使用、保養和維護都需要以設備檔案作為指導和依據。因此，加強醫療設備檔案管理工作，對提升綜合性醫院的醫療服務水平，提高醫院綜合運營效益具有關鍵作用?；诖?，本文對醫療設備檔案管理相關問題進行探討，并提出幾點措施及對策，希望對改進、提高綜合性醫院設備管理水平有所裨益。

綜合性醫院設備檔案；管理；問題；對策

醫療設備的先進程度是衡量綜合性醫院現代化水平的重要指標，如何做好醫療設備儀器的購置、維護與管理是醫院管理工作的重點，而要想管理好、維護好醫院醫療設備，就必須重視對設備檔案的管理工作。因此，如何促進綜合性醫院醫療設備檔案的管理，增強設備檔案管理人員的意識，改進并有效地解決醫院設備檔案管理存在的不足，挖掘并利用設備檔案資源，充分發揮設備檔案在醫院管理中的作用，正是本文所探討的內容。

一、綜合性醫院醫療設備檔案管理現狀

（一）醫療設備檔案管理的部門歸屬不明。醫療設備檔案的管理涉及多個部門。如作者所在的醫院，是三級甲等醫院，目前正在使用的中大型醫療設備有1350臺，其中2015年購置中大型醫療設備50臺，2016年1至10月購置38臺。形成的設備檔案1264卷，其中萬元以下335卷，1-5萬元436卷，5-20萬元265卷，20萬元以上228卷。這些醫療設備前期的采購以及日常維護、保養屬于醫療設備科，具體使用則是由使用科室進行操作，設備檔案管理部門則負責檔案的采集、照管和調用。但在實際的醫療設備檔案管理過程中，各部門之間未明確分清職責，工作不協調，重點是未明確醫療設備檔案管理權限的歸屬，沒有一個具體的部門來統籌協調、負責檔案的管理工作。在實際檔案管理過程中，往往出現以下情形：管理科室僅僅關注設備的考察、議價和采購；使用科室僅僅關注設備的安裝、調試和驗收，而對于醫療設備相關資料的采集、保管則予以選擇性忽視，從而未能形成完整的設備檔案。

（二）醫療設備檔案管理制度不健全。目前綜合性醫院醫療設備檔案的管理工作重視不夠，相當一部分醫院未認識到醫療設備檔案管理工作的重要性，導致設備檔案管理活動混亂無序，缺乏一定的系統性和科學性，普遍未建立規范的、有效的規章制度，重視文書檔案或人事檔案的管理，形成管理規范，忽視了對醫療設備檔案的管理，相關部門的職責分工不明確，互相推諉，醫院管理部門缺乏行之有效的管理和監督手段，難以協調三者的關系，造成醫療設備檔案管理混亂，不能及時、有效地提供給維修人員使用，不能很好地服務于臨床、醫技科室，甚至造成檔案遺失的現象。比如未建立完整適用的醫療設備檔案管理系統，設備檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，未能充分發揮設備檔案的作用和深入挖掘設備檔案的深層價值等。2015年筆者所在的醫院新購進一臺高新設備，因檔案管理員未按要求登記借閱，造成購置合同遺失，給醫院帶來難以挽回的損失。因此應充分重視醫療設備檔案的規范管理，醫療設備檔案管理作為一項經常性、系統性的工作，是醫院醫療設備穩定運轉的重要技術支持和保障。

（三）設備檔案管理人員專業培訓未完善。醫院對設備檔案重視不足，認為設備檔案是一項無關緊要的工作，常常由設備維修人員或其他行政管理人員兼任設備檔案管理員，甚至沒有經過專門的檔案管理培訓，更不可能選擇檔案專業技術人員來擔任設備檔案管理員。由于缺乏專業的檔案管理技能與知識，對檔案管理的具體內容不了解、不熟悉，導致出現檔案文件保管分散、檔案資料采集不完整等問題。同時，由于部分資料散布于使用科室或基層維修人員手中，收集起來比較困難，個別情況下還會出現資料殘缺丟失的問題。此外，部分醫院未制定完善的借閱制度，檔案的借閱和歸還手續不規范，加之檔案管理人員更換頻繁，移交手續不清，對于一些久借未歸檔的資料未能及時進行催還，最終導致設備檔案的永久遺失。

二、提升醫療設備檔案管理水平的途徑

（一）提高醫療設備檔案管理意識。首先必須從院領導到具體管理人員都要從思想上認識到醫療設備檔案管理的重要性以及必需性。對于綜合性醫院來說，醫療設備是醫院現代化水平的體現，更是保障其長期經營以及今后發展的重要因素。認識到設備檔案的重要性才能最大程度提高設備的使用效率，提高醫院的經營管理水平。在醫療設備的日常使用中，設備檔案可以提供或記錄設備各方面的信息，為醫院管理層制定相關決策提供可靠依據，提高采購活動的科學性、有效性，防止貴重儀器的閑置浪費，實現醫療資源的科學配置。醫療設備從最初的論證、議價、采購，到設備的調試、使用、維修，再到最后的淘汰、更換，需要經歷一個周期性的過程，整個過程與設備檔案的管理密不可分。因此，作為醫院的管理者，應該把設備檔案的管理列為醫院的重點工作之一。

（二）明確醫療設備檔案收集的內容。要做好設備檔案的收集工作，保證檔案內容的完整性，首先要明確需要收集的內容，一般來說醫療設備檔案內容主要源自兩個方面：一是采購過程中產生的文件。二是使用過程中形成的各種資料。因此完整的醫療設備檔案內容也應包括兩大方面：一是院務會議上討論同意采購立項的會議紀要，以及采購過程中簽定的具有法律依據的合同書；與設備配套的相關證件、說明書、手冊等。二是設備使用期間形成的一些記錄性資料，包括使用記錄、維護記錄、合格證、設備使用的效益分析等，這些都可以為后續的售后服務、維修活動以及日后購買設備提供有效的參考和依據。其中，對于合同書的收集主要是為了保證各項合同條款的有效性，防止醫院的合法權益遭到侵害；對于設備說明的收集則是為后續的檢測和維護提供原始的技術資料支持，從而維護設備的安全、穩定運行。當醫療設備進入報廢環節時，需要根據設備檔案中記錄的資料來進行報廢審核，以評估設備的真實價值，確保資產的合理報廢，杜絕資產的流失和浪費。由此可見，醫療設備檔案與醫院的各項管理活動息息相關，日常收集過程中應注意把醫療設備在論證立項采購、安裝監測檢查、故障維修、日常維護以及審核報廢等過程中產生的相關檔案資料及時、準確地收集到設備檔案中。

（三）完善醫療設備檔案管理制度。建立一套科學、完善的規章制度是醫療設備檔案工作走向規范化、法制化的重要基礎。根據綜合性醫院的實際工作情況，以《檔案法》等法律法規為準繩，建立一套適用于本單位工作的醫療設備檔案制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調用、借閱等各個環節有章可循，使醫院設備檔案管理步入標準化、制度化的正軌，從而真正挖掘設備檔案的潛在價值，確保醫療設備的正常使用，提高醫療設備的使用效率，為醫院的醫療、教研工作奠定堅實保障。另外，要從當前的設備保養、維修人員以及檔案管理工作人員中選出一批思想素質較高、專業能力過硬的人員來組建一支專門負責設備檔案管理活動的檔案工作小組，并由醫院檔案中心進行統籌管理，以充分協調醫院的設備檔案管理工作，并具體負責檔案管理制度的編制和修訂。

（四）加大醫療設備檔案管理的硬件以及軟件設施投入。

要做好設備檔案的管理，提高醫療設備檔案管理重要性是第一步，同時重視硬件和軟件設施的投入，還應給檔案管理工作提供必要的條件。應按要求嚴格選擇設備檔案管理場所和設備檔案存放的庫房。其次，應配備設備檔案管理的工具，如空調、密集架（或文件柜）、防磁柜、除濕機、加濕器、溫濕度計、打印機、掃描儀、二氧化碳滅火器等。第三，應引進先進的設備檔案智能化管理系統，促進設備檔案管理的信息化，信息化的基礎硬件設施主要包括網絡設備、服務器、存儲設備、安全設備、檔案數字化加工設備以及其他支撐設備等，同時做好軟件建設，選擇適用的設備檔案管理軟件，有條件的綜合性醫院可根據本院特點來自行研發一套功能全面、使用方便的設備檔案管理系統，并設置相應的檔案信息數據庫，同時做好檢索設計等配套工作，以滿足醫院的檔案信息檢索需求。此外，還要增加一套檔案統計分析工具，為檔案管理、數據分析提供詳細、準確的統計信息，以更好地為醫院工作提供便利。

（五）重視醫療設備檔案管理人員的配備。作為醫療設備檔案管理的具體執行者，檔案管理人員可以選擇檔案專業畢業的人員，或是熱愛檔案管理工作，具有檔案管理專業知識，熟悉檔案工作流程的人員。醫院應設置醫療設備檔案專職崗位，負責檔案管理的日常工作。根據單位的實際情況，規模較小、設備檔案較少，可設置檔案管理兼職人員，由醫院檔案中心統一管理，或規定在某時間段內由使用科室具體來負責設備檔案的保管工作，做好檔案的整理、核查工作，然后將信息匯總后移交到設備管理科，經管理科室審核無誤后，再送至檔案室進行保存。醫院的設備檔案管理人員要加強學習意識，積極了解《檔案法》《保密法》等與自身工作密切相關的法律法規，在頭腦中樹立依法治檔的思想觀念，在工作中嚴格遵守各項法律規章，切實做好檔案保密工作，加強檔案借閱管理，確保醫療設備檔案信息的可靠性、真實性，堅決杜絕檔案作假、檔案遺失等問題。

綜上所述，醫療設備檔案管理是確保醫院設備儀器得到有效利用的重要手段。為了充分發揮醫療設備使用價值，提高醫院醫療服務水平，必須加強醫療設備檔案信息的采集、分析，挖掘設備檔案的深層價值，提高醫院醫療設備的管理利用水平，為醫院實現健康持續發展提供有力保障。

[1]欒學文.淺析醫院醫療設備檔案管理的意義和措施.決策與信息（下旬刊）.2015.

[2]胡家興.淺談醫療器械檔案管理工作.中國科技博覽,2010(32)-2010.

[3]呂康.淺談醫療設備檔案管理.卷宗,2014.4(5)-2014.

[4]王曉萍.醫療設備檔案在醫院管理中的地位與作用.現代醫院,2009.9(9)-2009.

[5]鹿泉忠.醫院設備檔案管理規范化的思考.右江民族醫學院學報,2010.