正確認識Excel在高校戶籍管理中的應用

于海霞

摘 要：本文主要針對在高校戶籍管理中應用Excel軟件的方法進行了介紹，并且著重介紹了應用COUNTIF以及VLOOKUP函數進行數據處理的方式。Excel是一個集表格功能和運算功能于一體的表格軟件，對其合理善用可以極大程度上提高管理工作的效率，尤其是在戶籍管理工作方面，可以提高戶口遷移的準確率，有效降低工作量。

關鍵詞：Excel；戶籍管理；應用

高校本身存在著學生人數多、人口密度大和戶口流動頻繁以及戶籍情況復雜等方面的特點。當前我國高校還處于擴招階段，學生的數量也在不斷增加，很多高校的招生人數可以達到六、七千人，甚至更多，而每年畢業的學生數量也是如此。在進行戶口的遷入和遷出時，學校往往要處理大量數據，所以采取有效手段來提高工作效率就顯得格外重要。Excel是一個非常常用的辦公軟件，可以承載大量的戶籍數據，但是很多人對其使用方法并沒有完全掌握，所以本文將Excel軟件的幾個使用要點和竅門加以介紹，希望給大家帶來參考，提高工作效率，縮短工作時間。

1 戶籍管理數據的復雜性

隨著我國經濟的發展和社會的進步，高等教育已經越來越普及了，當前全國一共有高等學校將近三千所，每年研究生招生六十幾萬人，在校研究生人數接近二百萬，畢業生五十五萬。普通本科、?？粕磕暾猩甙儆嗳f人，在校生兩千六百萬，每年畢業生六百八十萬人。所以這樣看來，在校生人數每年都維持在兩千六百萬人左右，再加上學校內的教職員工，所以戶籍管理數量龐大，給工作帶來了很大壓力。其實這些數據的儲存和管理方式都以Excel形式進行的，但是處理方式比較單一，僅僅是填寫、刪除、復制和粘貼這類簡單操作，但是內容十分繁雜并且龐大，每個部門在使用數據的時候要求并不一樣，所以整體上來說，整個戶籍管理工作是非常繁雜的。運用Excel來提高工作效率已經成為一個重要的課題。

2 在比對戶口遷移表格中使用Countif函數

在戶籍管理中有一類常見情況，從一個表中找出符合某些條件的學生名單，如果采用人工一一核對，效率很低也容易看錯，如果運用countif函數可以解決這個問題。

Countif函數是Excel中對指定區域中符合指定條件的單元格計數的一個函數，該函數的語法規則如下。countif（range，criteria）參數range：要計算其中非空單元格數目的區域參數criteria：以數字、表達式或文本形式定義的條件通常它用來對符合條件的數量計數，但是我們可以用它來查重。下面通過一個實例介紹該函數在高校戶籍管理管理中的具體用法。

在工作中經常出現這樣的問題，例如在處理研究生畢業戶口時，就業辦提供了一份已經遷出的學生的名單，需要將該表格和總人數名單進行對比，確認未遷出人員?？偯麊稳藬禐?99人，已經遷出的名單為118人，雖然僅僅有幾百人，數據量不是很大，但是采用傳統方式進行對比的話仍然比較麻煩，會浪費很多時間，對此可以采用Countif函數來進行解決。

這兩個表格都有包括一系列的學生個人信息，例如姓名、性別、年齡和身份證號，以及學籍和就業方便的信息，包括學歷、學院。專業和單位名稱這些項目。這些項目中，身份證號碼是唯一的，所以我們選擇身份證號進行篩選。為了避免破壞原有表格的數據，我們建立一個新的excel表格，將第一個sheet作為總表，復制進新表格，然后將已遷出名單的表格放進sheet2，將sheet2表格命名為已遷出。

使用公式如下：=IF（COUNTIF（已遷出！$D：$D，$D2）=1，“已遷出”，“未遷出”），這個公式表示如果在總表身份證數據里找已遷出表格里的身份證號碼，如果有，則輸出“已遷出”，否則“未遷出”。再下拉復制公式，通過這個功能，就可找出重復學生信息。

由于身份證號碼具有唯一性，所以其查詢結果也是唯一的，如果查詢不到則沒有結果，這樣就可以在兩個表格中篩選出重復的學生，其余的部分就是未遷出學生的名單，可以備用。

如果為了避免出現差錯，還可以把處理項定為學生的學號，來進行另一次處理，將兩個表格進行比對，尋找并且修正異常項，這樣就可以避免出錯了。

3 在比對戶口遷移表格中使用VLOOKUP函數

在進行戶籍管理工作的時候，把一個表格中的數據在另外一個表格中進行合并的工作也是非常常見的。例如一個表格中有學生的高中畢業學校，但是這一項在另外一個表格中不存在，如果將這些數據一個一個找出來并且填放進去，會增加很多工作量，耗費工作時間，還會出現錯誤。這個時候就可以使用Excel表格中的VLOOKUP函數功能了。

VLOOKUP函數是Excel中的一個縱向查找函數，也是可以在戶籍管理中起到很大作用的函數。

該函數的語法規則如下。

VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）

參數lookup_value：要查找的值，可以是數值、引用或文本字符串

參數table_array：要查找的數值表區域

參數col_index_num：返回數據在查找區域的第幾列數

參數range_lookup：模糊匹配/精確匹配TRUE（或不填）

/FALSE

下面我舉一個例子來介紹該函數的使用方法。

我們在進行處理學生基本信息統計的時候，需要統計入學新生的畢業高中這一項，這個時候學校檔案管理快人員手上有兩張表格，一張是學生基本情況表格，從學院對學生信息的搜集而來。另外一張是存有學生畢業高中的表格，接下來我們需要將兩張表格的資料進行整合，如果一項一項對比輸入，不僅工作效率低，還很容易出現錯誤，所以我們介紹如何采用VLOOKUP函數將兩個表格整合在一起。

首先在“學生基本情況表”的sheet2拷入“更新高中”表并重命名為“更新高中”，在“學生基本情況表”中，新增一列“入學前就讀學?！?，在第一個個格子里輸入公式=VLOOKUP（H4，更新高中！$H$2：$P$322，9，0）。H列儲存的是學生的身份證號碼，H4表示第一個學生的身份證；更新高中！$H$2：$P$322表示查詢區域為“更新高中”表格的第H列到P列第2行到第322行，加上$符號是表示絕對引用，可以使該公式下拉復制時相應行、列號不變，這點非常重要；9，表示輸出這個檢索區域的第9列，即該學生“入學前就讀學?！?；0，表示精確匹配，這里必須要寫0或者FALSE，由于身份證號很長，如果不填或填了true模糊匹配會造成匹配錯誤，這點要特別注意。

接下來只要把這個表格的公式下拉到所有表格里即可復制公式，快速將學生畢業高中信息填寫到《學生基本情況表》中了。為避免出錯，還可以用學生的學號作為處理項，進行另外一次處理，兩個表進行一次比對，找出異常項，修正，避免表格錄入錯誤導致出錯。

結束語

結合上文所談，在當前的戶籍管理工作中，Excel表格是非常重要的一個工具，對其進行不斷開發，就可以更好地利用其功能，帶來工作效率的提高。本文介紹了countif和vlookup這兩個函數的使用方式，希望可以給廣大戶籍管理工作者帶來一些便利，提高工作效率和工作的準確度。

參考文獻

[1]葉建陽.巧用EXCEL函數建新生學籍[J].新課程（教育學術版），2009（04）.

[2]史京軍.淺談Excel函數在學籍管理中的鏈接應用[J].中國教育技術裝備，2007（11）.

[3]鈕麗琴.郵件合并功能應用探討[J].電腦知識與技術（學術交流），2007（21）.

[4]李焱.論提高教務管理工作效率的四大要素[J].中國西部科技（學術），2007（13）.endprint