金融企業檔案管理數字化研究

姚永紅

金融企業檔案管理數字化研究

姚永紅

社會經濟在不斷進步，互聯網技術的發展為社會發提供了更加有利的條件。金融企業檔案管理逐漸趨向數字化，方便了檔案管理，提高了管理效率。本文主要就金融企業檔案管理數字化進行研究，并在此基礎之上提出了具體的建議，希望可以推動企業檔案管理數字化的發展進步。

現代社會經濟逐漸全球化，社會已經進入到了一個信息化時代，科學技術的發展為企業提供了更加有利的環境。數字化信息僅僅是其中一個表現比較明顯的。金融企業需要抓住數字化發展的機遇，讓企業檔案變得更加符合社會的發展潮流。

檔案管理數字化的重要性

現代企業檔案管理采取的方式更加科學，檔案管理的數字化優勢在實踐當中變得更加的明顯。數字化檔案管理方式與傳統的檔案管理方式相比更加方便快捷，同時也會減少企業的管理成本，進而提高經濟效益。例如采用數字化檔案管理辦法通常都可以讓企業省出更大的空間。再比如數字化管理可以延長檔案的存儲時間。由于數字化檔案管理措施對于環境的要求相對比較低。檔案管理數字化還方便了管理人員就檔案資料進行備份，降低了檔案丟失的幾率，還可以同時提高檔案管理的效率以及檔案本身的利用率。

檔案管理數字化是時代發展所必須的一種趨勢，社會企業的發展依賴于這種技術手段。金融企業的檔案相較于其他的企業來講具有復雜性，也會對準確性要求比較高。因此數字化檔案管理方式一出現就受到了金融企業的關注和重視。數字化檔案管理方式主要是通過掃描以及拍照等等方式將紙質檔案形成數字檔案，對企業來講具有積極意義。

金融檔案管理數字化的實踐方式

構建整體性的數字檔案管理系統。不僅僅是金融企業，社會當中的任何企業在現在這樣的環境之下總是需要更新技術，應用科學方法方式經營發展的。金融企業根據自身的情況以及發展方向建立起具有整體性的數字檔案管理系統非常重要。將傳統的檔案管理形式轉變成為數字檔案管理形式需要經過一定的過程。這一過程當中最重要的就是系統的建立，需要企業就其投入大量的資金和人力，并花費相當長的時間進行建立。并且在實踐當中，還要與社會當中的其他企業之間相互配合，當社會中的企業均將檔案一同存儲的時候會方便企業之間的相互交流。

構建具有整體性的檔案管理系統的時候，要從三個方面做起，一方面是檔案采集，一方面是檔案查閱，另外一方面是檔案管理。只有將這三個方面綜合起來，才可以提高數字化檔案管理的效率。檔案采集屬于數字化檔案管理當中的一個重點，非常關鍵，影響著其后一系列工作的開展。檔案采集的過程當中，需要確保所采集的檔案的準確性，并將檔案進行科學化整理，以方便后面工作的開展。金融企業的具體檔案管理工作當中，檔案管理的系統都需要數字化技術完成，因此開發數字化的查閱系統可以確保金融企業檔案的利用效率。

制定科學的檔案數字化建設制度。金融企業需要建立起可以保障數字化檔案管理系統的制度，才可以令這種管理方式在實踐當中起到作用，同時完成金融企業的檔案利用。金融企業的每一個部門以及員工的檔案都存儲在企業當中，甚至包括了企業發展的相關檔案資料都在當中。因此建立起具有保障性的制度是金融企業檔案管理數字化工作開展的必然之路。具體來講就是在實踐當中準確及時地將數字化文檔進行歸檔處理，要明確金融企業管理檔案數字化的技術指標，同時制定明確的檔案管理數字化的查閱標準。金融企業的檔案屬于影響企業發展的重要文件，因此還需要在建立數字化管理方式的時候創建安全制度，以防金融企業的檔案被盜用等情況的發生。另外金融企業屬于一直發展進步的企業，每天都面臨著變化，因此就檔案數字化管理要采取定時更新制度。針對檔案當中存在的不合理的檔案以及無效的檔案，要及時清除，為加入新的檔案騰出空間。數字化檔案管理通常都是采取的移動管理方式，同樣要以此為依據制定管理制度。通過制定科學的制度完成檔案管理工作，將金融企業當中的人員部門都聯結起來，規范化數字檔案管理的行為，促進企業檔案管理的發展和進步。

融入企業檔案管理創新理念。檔案管理數字化研究重點放在檔案管理的保存以及傳輸兩個方面，而且數字化確實會令這兩個方面得到發展和進步。檔案數字化的保存以及數字形式的傳輸對于檔案文件的傳遞以及管理具有積極意義，不僅可以節約時間還可以節約企業的經濟成本。當然這是目前數字化檔案管理方式最普遍的作用，已經逐漸無法完全滿足當前社會發展的需要。因此要在數字化檔案管理的實踐當中，不斷創新數字化技術。比如借助一定的網絡機制確保數字化檔案管理的安全性，防止黑客病毒對檔案管理系統的攻擊，減少網絡漏洞的形成?，F代社會當中的企業競爭非常大，因此檔案管理的安全性確實受到了廣泛的關注，就此種情況需要的是采用訪問控制以及系統漏洞定期掃描等等方式，提高數字化檔案管理的安全性。

創新檔案管理方式。我國的經濟在改革開放之后得到了很大程度的發展，創新檔案管理方式事業一直在進步。目前金融企業以及社會中的其他企業都已經開始采取數字化檔案管理模式，但是仍然需要就這種新型的模式進行創新，才可以順應社會發展的潮流。我國目前的管理模式要進行創新，提高金融企業管理方式以及現代化的發展和進步，要讓金融企業的經濟效益以及社會效益都同時實現，要在發展當中推動金融企業檔案管理的創新。數字化的檔案管理方式逐漸取代了傳統的檔案管理方式，要針對檔案管理的細節進行創新，以達到檔案管理整體上的創新，比如檔案的收集整理，檢索編目等等。金融企業之間同樣要積極交流并且形成良性的溝通，要加快金融企業檔案管理的網絡建設步伐，降低金融企業數字檔案中的信息不暢等問題的出現幾率。

世界經濟全球化令社會中生存的企業面臨著巨大的挑戰，國際資本的流動性非常大。金融企業為了自身的發展，則需要從各個方面完善，用科學技術武裝自己。檔案管理對于金融企業的重要性在實踐中已經得到了認可，因此在具體的實踐當中要盡量讓檔案管理工作數字化，讓管理技術更加成熟。

（作者單位：武漢金融控股（集團）有限公司）