檔案管理在事業單位中的問題和解決對策

許琳

（作者單位：棗莊市旅游集散中心）

檔案管理在事業單位中的問題和解決對策

許琳

事業單位的檔案管理在形式上具有一定的復雜性，涉及到的內容較多，因此帶來了事業單位檔案管理中的問題。特別是信息化時代的到來，檔案管理中加入現代化信息技術，對于事業單位的檔案管理又是一項挑戰，所以，需要對現階段事業單位檔案管理中問題進行分析，分析問題產生的原因，制定適宜的解決措施。本文主要針對檔案管理在事業單位中的問題和解決對策進行分析。

我國是事業單位的檔案管理工作是日常工作平穩運作的保障和前提，事業單位在進行檔案管理中涉及到的內容較多，不僅可以為事業單位的人才選拔、任用、考核提供基礎信息，同時對于事業單位的人員配置提供幫助。隨著時代的發展我國事業單位檔案管理工作已經取得一定的進展，并且在管理方法上進行了一定的調整，但是檔案管理工作中也存在一些不足，需要針對這些管理工作進行改革和創新，全面的提升事業單位的檔案管理工作的質量。

事業單位檔案管理概述

事業單位檔案管理定義事業單位檔案的管理工作是由檔案的收發、整理、保存、鑒定、統計、利用等活動組成，這些步驟根據活動的性質在檔案管理工作中可以分為兩大部分：基礎工作和利用工作。事業單檔案管理工作的管理對象是檔案，工作地服務對象就是檔案使用者。檔案管理的最終目標是為了實現檔案管理的價值，為社會單位以及個人提供行之有效的檔案管理服務，更加及時的獲取需要的檔案管理信息。

事業單位檔案管理工作原則

事業單位檔案管理具有一定的特殊性，因此在進行管理工作過程中，需要具有具體的實施原則和標準。具體包括：

統一性。事業單位在進行管理中需要堅持統一性的原則，涉及到的檔案不僅需要經過各級檔案管理機構進行分類集中保存，采用一套統一的管理規章和制度，將檔案管理進行更加規范化的管理，在進行檔案調取的時候可以更加快捷。

完整性原則。事業單位在進行檔案管理過程中需要關注完整性，在檔案的數量和質量上，人員的信息采用統一的管理模式，在保管工作中保證內容齊全、不丟失，不能出現在保管中遺漏情況。

安全性。事業單位在進行檔案管理中，需要保證檔案管理的安全性，保證紙質檔案信息不會出現因環境而造成的毀壞，并且在管理中不會因為人為因素出現丟失，檔案不能被竊取或者擅自修改，提升檔案管理的真實性，為檔案管理提供更好的基礎條件。

事業單位檔案管理中存在的問題

對于檔案管理重視程度不足。在我國較多的事業單位中，一些檔案管理人員認為檔案管理工作就是單純地實現檔案的保管和抄寫，對于工作的重要性認識存在不足，事業單位在檔案管理中忽視管理工作的規范性，造成管理中存在一定的問題，對事業單位的經濟效益造成一定的不利影響。檔案作為我國重要的信息財富，在新中國成立之后，檔案管理工作一直占據較為關鍵的位置，但是實際工作中我國各級事業單位中，單位領導對檔案管理工作存在忽視的情況，導致事業單位一直處于被動實施的狀態，甚至形成形式化的工作，造成管理人員在日常工作中無法為單位提供行之有效的檔案信息。

工作基礎環節薄弱。我國現階段較多的事業單位檔案管理工作已經形成一套完善的管理體制和規范，但是在體制的實際應用中還是存在一定的問題，一些制度難以完整的實施，造成執行能力不足的情況。檔案管理制度和體系的建立為我國檔案管理工作提供了工作依據和準則，但是因為管理的不到位，我國事業單位在檔案收集和資料全面性上存在一定的問題，造成事業單位檔案管理能力的匱乏，使得檔案材料在形式上存在虛構的情況。

檔案管理人員業務能力不足。我國事業單位檔案管理工作具有系統性和復雜性的特點，因此需要檔案管理人員具有較強的專業素質和業務能力，并且在管理中具有耐心和責任心，這樣才能保證檔案管理工作的質量和效率。但是現階段我國事業單位多數檔案管理人員的專業能力存在不足，甚至很多事業單位存在不設置專業管理人員的情況，而是采用其他崗位員工代職的方式，造成檔案管理中人員對檔案管理規范性缺失，影響檔案管理的專業性，信息記錄不完整、不到位，甚至出現檔案信息的丟失。同時，檔案管理人員業務能力不足，缺乏對檔案管理的科學歸檔，忽視了對檔案資源的深度開發，造成檔案信息資源的浪費。

檔案設施陳舊。我國國民經濟高速發展，科技水平也在穩步提升，特別是信息化技術的使用，使得信息化管理設備在我國社會廣泛得到應用。但是我國在一些事業單位檔案管理中，檔案管理部門使用的管理設備過于陳舊，管理設施也比較落后，信息化技術更新方面存在問題，沒有順應時代的發展和進步，辦公設備落后，對檔案管理工作的熱情和積極性造成一定的影響，也直接導致管理人員的工作效率和工作成果低下。還有一些事業單位對技術進行了一定的創新，引進了系統化的管理模式，但是在系統使用方面存在一定的不足，并且單位存放檔案的庫房簡陋，設備良莠不齊，造成管理工作效率受到極大的影響。

事業單位檔案管理工作對策

案例

北京某工業職業技術學院， 學院現有教職工456人，專任教師308人。其中教授28人，副教授86人，博士及博士后16人、碩士127人，具有雙師素質的163人。學院現設機電工程系、建筑工程系、信息工程系、經濟工程系、社會科學系、思想政治教育部和基礎部等七個系、部和一所成人教育學院，開設33個專業。此院校還是傳統人事管理理念，人事處的職責為做工資、管檔案等。人事管理理念的落后，教職員工、人力資源管理人員離職、流失率高。核心價值未最終形成，沒有自己的辦學特色和學校核心價值觀。教工職務相同，工資、津貼相同。薪酬分配未考慮貢獻大小、業績高低。辦學規模的擴大、教職員工人數的增加、薪酬基數的增加、實驗實訓項目的投入，教職工工資停滯不前，造成人員大量流失。

改革對策

提升檔案管理人員業務能力和水平。在進行檔案管理中，需要全面地提升檔案管理人員的認知能力和業務水平，在學校中加強對檔案管理工作理念的宣傳力度，提升檔案管理崗位的認識和理解能力，并對學校中檔案管理人員的知識能力進行提升，提高工作能力和業務水平，強化管理人員的崗位責任感和使命感，使其可以全面的認識到檔案管理工作的意義，保證學校檔案管理工作的質量。

建立完善的檔案管理制度。在工作中需要建立有效的檔案管理制度，堅持完善和健全我國檔案管理工作，積極建設并有效管理相關網絡，提升對檔案管理工作的重視程度，并將其納入到學校發展規劃和計劃中，嚴格按照相關法律落實檔案管理體制的建設和更新，重視學校檔案管理人員檔案管理法制意識管理，提高檔案管理能力和水平，實現信息化檔案管理。

提升檔案環境建設。隨著科技的進步，事業單位在進行檔案管理中需要投入新技術來應對繁雜、種類繁多的檔案信息，因此該學校引進了檔案管理工作，將信息進行有序將檔案進行管理和存儲。學?？梢陨暾垖ｍ椊涃M，加大對資金的投入力度，實現現代信息檔案管理，并且學?？梢月摵辖處熍c學生，聯合開發一套科學、合理、高效的檔案信息管理系統，更加符合檔案管理的要求，運用現代化信息技術和是被加強管理工作能力建設，提升學校檔案管理質量。

建立信息化檔案管理系統。學校應該結合自身實際情況，轉變檔案管理模式，了解檔案管理規律，實現網絡技術與檔案信息管理之間的有效融合，以網絡化、數字化的信息技術建立網絡檔案管理系統，掌握科學的方法對信息系統進行更新和維護，加強我國信息服務工作水平，提升學校檔案信息管理的整體水平。

綜上所述，本文對事業單位的檔案管理工作進行了分析和論述，從存在的問題入手，提出了解決對策。在以后的發展過程中，事業單位還要經常關注時代的變化，關注檔案管理的先進性，提升工作人員的專業素質和綜合素質，只有這樣才能進一步提升事業單位檔案管理能力，提升事業單位的管理水平。

（作者單位：棗莊市旅游集散中心）