新媒體背景下Word編輯排版科技論文的特征分析

駱瑾

摘要：編輯規范、形式優美、體例統一、裝幀精美的期刊，不僅體現了出版人嚴謹的學術傳播態度，而且能讓作者和讀者在獲取知識的同時得到視覺上的享受。新媒體環境下，用W ord軟件相對于方正軟件進行學術期刊的排版既有優勢也有缺點，筆者進行了系統分析后提出了一些應對策略?？萍计诳瘧M快適應用W ord軟件進行編輯排版工作，優化編輯流程，加快媒體融合進程。

關鍵詞：Word軟件;編輯排版;科技論文;優點;缺點;策略

中圖分類號：G23

文獻標識碼：A

文章編號：1672 - 8122（2018）11 - 0026 - 03

一、引 言

編輯排版工作是科技期刊編輯工作的重要組成部分。編輯規范、形式優美、體例統一、裝幀精美的期刊，不僅體現了出版人嚴謹的學術傳播態度和工作價值，而且能讓作者和讀者在獲取知識的同時得到視覺上的享受。受益于科技的進步，科技期刊的編輯出版方式也悄然發生了翻天覆地的變化，手寫稿件、鉛字排版的工作方式已經一去不復返，取而代之是的各種編輯排版軟件來幫助完成編輯排版工作，其中最為廣泛的莫過于方正和Word軟件。方正是一款功能強大的排版軟件，具有非常豐富的編排效果;漂亮的彩色大校和豐富的字體，有效保證了印刷效果的絕對準確性[1-3]。但是方正普及率不高，有很多命令操作，需要專業人員完成。Word是由Microsoft公司開發并直接漢化的文字處理軟件，其強大的編輯排版功能和靈活多樣操作方便的人機界面，得到了廣大使用者的喜愛，門檻低、普及率高，作者、編輯也都會使用[4，5]。目前，就科技期刊而言，用方正排版的期刊還是很多，也有部分期刊用Word排版。筆者所在的編輯部1998～ 2017年間一直使用方正軟件進行期刊論文的編輯排版，2018年開始嘗試使用Word軟件，體會到了很多方便之處也發現了一些問題。本文重點討論Word相比于方正軟件在編輯排版方面的優劣勢，并提出一些應對策略。

二、優勢

（一）多方借力，省時省力

不少的科技期刊主頁上都會介紹期刊論文排版要求，有的甚至給出了模板讓作者直接套用，我們以前使用方正排版時，作者花費大量時間進行的格式排版工作實際就變成無用功，因為進入方正系統須使用命令重新來過，造成人力上的浪費。采用Word排版則可以借力作者，減輕排版工作量，很多作者計算機水平很高，word運用很熟練，能減輕不少工作。責任編輯編輯加工文稿時，除了對內容的修正以外也能做一些形式上的輔助編排，一定程度減少排版人員的工作，同時也給后面的校對工作帶來了方便。運用Word排版之后，由于前后銜接順暢，各方做的工作都能為后一環節提供便利，因此整個編輯節奏更快，效率更高。每期的出版周期明顯減少。編輯有更多的時間關注優質稿件的送審催審、選題策劃、多媒體推廣開發，側面推進了工作進程和期刊優化建設。

（二）編排校一體

使用方正排版時，編輯加工論文全部標記在紙質稿件上，排版人員辨認后輸入;一旦稿件改動較多或編輯字體潦草，會增加排版難度也會增加校對工作量。方正排版是要將Word體例的論文導人方正中，重新加人命令來排正斜體、黑白體、轉行等處理，編輯校對時不僅要校紅而且要全文校對，防止排版過程的錯誤。如果作者在論文排版后又發來的新改動版本，編輯需要對照原稿逐一標注補充，然后再由排版人員辨認修改。整個過程不僅繁瑣累贅而且由于版本搬動和重新輸入還會增加新的錯誤概率。改用Word編輯排版減少方正轉換環節，修改部分直接讓作者紅筆標出，然后復制到已經排版后的論文中，方便又快捷。Word排版后我們的一校、二校、校樣上的筆跡大量減少，齊清定的要求更容易滿足。校對的工作量明顯下降。作者可以利用修訂模式對校樣進行修改，改動之處一目了然。

（三）多媒體轉換方便

方正書版是一種封閉軟件，需要加密狗才能運行。打印起來也比較麻煩，需要將方正書版的文件發排成.ps文件，然后再借助方正的Psp Pro這個軟件進行打印，步驟比較繁鎖。這些印廠有的已經不接收.ps文件，因為處理起來不方便。網頁編輯以微信圖文輸出時，不能直接輸出所需要的文件格式，方正版則需要其他軟件對文件進行加工處理，媒體融合很不方便。Word與網頁、微信可以無縫連接，排版的論文可以直接復制、粘貼、編輯微信標題、作者、封面和正文等信息。期刊全媒體時代的要求需要更易于轉換和方便操作的軟件。

三、缺點

雖說相對于方正軟件而言，Word有很多優勢;但是Word屬于辦公軟件，針對一般的文檔處理很方便快捷，但是它畢竟不是專業排版軟件，不可避免地存在很多排版上的先天缺陷，具體存在的問題有：版式不夠整齊優美;系統不夠穩定;符號公式需要輔助軟件實現。

（一）版式不夠優美

Word的對位沒有方正書版排版整齊，尤其是行尾有標點符號時沒有方正排版的整齊劃一（如圖1所示）。公式中的字號與正文不同，不容易統一一致。由于Word中的公式是借助公式編輯器輸入的，編輯器的版本會限制編輯的正常修改。公式內部各符號鍵的距離不可調，會出現松緊不一的現象。

（二）系統不夠穩定

方正書版學起來比較難，不像Word那么直觀，它主要排一些版面不是很復雜，文字量比較大的書刊，排出版來版面美觀，而且文件非常穩定，拿到別的機器出片一般不會出錯。Word很不穩定，有時在一個機器排的東西拿到別的機器版面很容易出現錯位等情況。Word升級比方正更頻繁，版本之間差異較大。

（三）容易誤操作

雖然使用Word可以輕松實現編排校一體，但是編輯在“統一替換”功能雖然能給改版工作帶來便利，但也存在隱患[3]，編輯一旦改動，會有錯到底，無法從原稿發現問題的情況。批量處理問題多。例如：通過統一替換，正文中的“病人”改為“患者”，而參考文獻中本不需要變動的內容也被改動，反而出錯;此外，有些單詞在全文大部分情況下應小寫，但作為首字母出現時則應大寫，如果未區分大小寫而統一替換的話也會出錯。圖形圖像中的文字是不能被替換的，應引起注意。

四、應對策略

（一）版式協調與固定

雖說Word排版確實存在不夠穩定和優美的缺點，但是這都可以通過簡單的操作進行彌補和修正。如圖1行尾不整齊的情況只是在行末出現標點符號時才出現，最后定版的時候可以挑出部分需要改的地方稍加字間距就可以將行尾對齊;對于不同電腦會版式不同，其實前期排版可以在不同的電腦終端進行，最后定版是固定一個機器用于調版和定版。Word版本之間雖說有差異，編輯部可以固定一個版本將所有的來稿全部轉化為同一個版本之后再進行編輯加工。這些不便之處都可以輕松解決，總體來說是利大于弊的。

（二）改動要留心

Word的替換功能確實可以省去逐個更改的工作，但是有可能會留下隱患;編輯在用這個功能的時候一定要保持警惕，不要把不該改的也一起替換掉了?？梢赃x定要替換的范圍再進行替換操作，而不是為了省事進行全文替換。

（三）保留原稿

由于Word強大的排版功能能使編校合體省時省力，編輯能直接在電腦上進行初步的編輯加工，減輕了排版工作強度;但是編輯的改動也是會出錯的，如單位的轉換、表格的重排、公式的編輯。因此在電腦上編輯過的論文已經不是真正意義上的“原稿”了，若以此進行后續的校對就很難發現隱藏之中的錯誤，因此建議改由Word排版后，作者的原稿需要保留并打印出來作為最原始文件進行校對，尤其是在編輯有改動的地方一定要針對原稿進行校對，避免編輯造成的錯誤出現。

五、結語

現階段而言，Word與方正書版相比各有優劣。不能因為習慣于方正的排版優美和輸出穩定而不愿意嘗試Word，也不能因為Word靈活快捷全盤否定方正。但是隨著科技期刊的快速發表要求以及多媒體廣泛推廣和實現，用Word軟件進行學術期刊的排版，它的優勢越來越明顯，缺點也都可以解決?？萍计诳瘧捎肳ord軟件簡化排版工作，優化編輯流程，加快學術期刊的媒體融合。

參考文獻：

[1]王華菊，陳竹，金丹.應用Word排版的經驗技巧[J].編輯學報，2011，23（SI）：95 - 96.

[2] 張建芬，鄧曉群，商素芳.基于Word文檔的方正書版排版過程中容易長生的問題及對策[J].學報編輯從論，2012：187.

[3] 胡海霞.相對方正選擇WORD排版的四大理由[J].中國科技期刊研究，2006，17（3）：433 -435.

[4] 佟建國，曹兵，蔣偉.使用MiCrosoft Word編排科技期刊時的幾個關鍵問題[J].編輯學報，2003.15 （3）：200 -201.

[4] 馬懷矣，張立輝，林廣州等.Word2000軟件在期刊排版中的應用[J].中國科技期刊研究，2002（2）： 138 - 139.