胡琪琦
中國人民武裝警察部隊海警總隊醫院
隨著現代社會辦公自動化的快速發展,以及電子文件的大量產生和歸檔,檔案信息化建設面臨的任務更加繁重??蒲袑嶓w檔案電子化,是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇,是加速醫院科研檔案管理現代化的客觀要求,也是提高科研檔案利用率和服務水平的必由之路。
醫院科研檔案是在醫學科研活動中形成的具有保存價值的文件資料,是科學活動的真實記錄和反映??蒲袡n案是醫院創新技術、科技專利、前沿思想的集合,是非常寶貴的信息資源。傳統的管理方式一直存在成本高、利用率低、原件損毀大等問題。因此,如何安全、有效地管理日益龐大的科研檔案并滿足快速查詢的需求,建立一套完整的、系統化的管理機制,是亟待解決的問題。利用信息化手段管理與利用好科研檔案,對提高醫院的科研管理水平和促進科研成果轉化,具有重要的意義。
我院科研檔案仍然是以紙張為主要的存儲介質,只有部分電子文檔資料。紙質文件很容易出現發黃、霉變、破損等問題,所以難以永久保存和備份。另外,紙質檔案要占用大量空間,隨著數量的不斷增加,這給本來就很緊張的存儲空間帶來壓力,同時增加管理成本。
目前我院科研檔案仍沿用傳統的以手工為主的檔案管理模式,需反復查閱,不可避免地存在原件受損或遺失現象,給檔案的利用帶來管理上的諸多弊端。
傳統的檔案資料查詢的流程是:查到案卷目錄,再查到文件目錄,根據文件目錄記錄的檔案號信息查到檔案在庫房的存放地址,然后到庫房調卷,辦理相關手續。既耗時又耗力。
對于歷史科研檔案,要準備必要的硬件、軟件,組織人手進行集中掃描轉化,即將紙質信息轉化為電子文件,目前普遍采用的是PDF格式。硬件條件方面,除必要的電腦外,離不開高速掃描儀、平速掃描儀、數碼照相機等設備。平速掃描儀只能掃描單頁紙張,且速度慢;高速掃描儀可以掃描多頁紙張,并且速度較快;數碼照相機可以在不拆紙質檔案的情況下進行掃描,比較方便,但有陰影的圖片需要后期利用軟件進行處理。3種設備配合,功能互補,可以實現對所有紙質檔案的有效掃描。軟件條件方面,我院目前沒有檔案管理軟件系統,掃描后的電子文檔實行本地存儲,利用excel表格超鏈接功能實現目錄與電子文檔的鏈接。
歸檔過程中,在做好傳統載體檔案接收的同時,及時做好電子文檔或掃描件的收集整理,實現傳統載體檔案和電子檔案同步歸檔。
科研檔案實現電子化轉化后,即可以對電子檔案信息進行存儲、整合,實現資源共享和遠程查詢、調取。對不涉密的、利用率較高的檔案,利用醫院內網進行掛接,通過遠程就可以直接查詢需要的檔案,真正實現方便、高效、快捷的目的。對于涉密的歸檔文件,需履行相關審批手續,然后到科教部門辦理借閱,借閱的此類文件是對電子文件的檢索和打印,借閱完畢需在一定的時間內主動歸還。這在一定程度上保證了數據的安全性和可靠性,是歸檔的重點。
在檔案管理過程中,因科研檔案的利用率較高,在科研項目申報、運行、結題、驗收、職稱晉升、績效考核等環節都需要反復利用,以往出現過整份檔案丟失,或個別缺頁等情況,造成無法挽回的損失??蒲袡n案電子化后,從根本上解決了這個問題。
紙質檔案易潮、易損、易蟲蛀,本身保存與維護成本較高,再加上大量調閱,勢必會加速損毀。實行電子化之后,紙質檔案仍按傳統方式歸檔,電子檔案用于查詢利用。
傳統手工借閱檔案,手續煩瑣,造成科研檔案利用率低下。實現電子化后,可以通過電腦查詢,在本地或遠程都能實現實時調閱,滿足了醫務人員對科研檔案的利用的需求,極大地提高了科研檔案的利用率。
總之,科研檔案信息化管理是檔案工作發展的必然趨勢,是一項長期而又復雜的系統工程。要樹立現代管理理念,轉變管理模式,充分利用現代信息技術和設備,加大投入,創建平臺,進一步完善硬件和軟件設施,提高檔案人員素質,不斷拓展服務領域,真正實現醫院科研檔案電子化管理,提升檔案事業發展質量和水平,從而推動醫療事業長遠發展。