基于檔案數字化管理與利用視角的數智校園建設研究

吳忠桔

杭州市鳳凰小學

2021年2月18日，浙江省委召開全省數字化改革大會，全面部署推進數字化改革工作。數字化改革既著眼于現在，更著眼于未來。在全省數字化改革大會后，省委改革辦、省教育廳的改革方案相繼下發，市、區兩級的教育領域數字化改革方案也正在謀劃推進。對于中小學校來講，也要緊跟數字化改革的步伐，充分運用數字化技術，將學校管理的方方面面都作為數字化的基礎數據來源，構建數智校園勢在必行。出于這一目的，亟須將學校歷年來形成的各類檔案資源數字化，為數智校園奠定基礎。

1 數智校園的定義

學校將學校歷年來形成的文書檔案、教育教學檔案、教師業務檔案、師德師風檔案等進行數字化處理，綜合運用數字化技術、數字化思維、數字化認知，在黨建引領、教育教學管理、學業質量、評價改革、隊伍建設、家校社協同等方面實現數字賦能，構建數字化和智能化管理的校園。

2 數智校園的原則

2.1 規范協同

學校需明確各類數字檔案的數據采集范圍、應用場景、數據更新機制等一系列規章制度，確保數據采集的可持續性、可操作性、可流動性和規范性，實現學校數字檔案的縱向流通和部門間數據的橫向流通，實現“以數據為依據，用數據說話、用數據決策、用數據管理、用數據創新”的機制，學校各部門應梳理部門核心業務事項，明確業務流程，分析本部門與其他部門業務間的關聯，形成業務單元模塊的數據定義，提出學校數字化業務流程再造的需求。

2.2 高效安全

學校數智校園建設項目的管理與運行應注重高效化，學校應從平臺使用的技術層面，梳理業務場景的各項應用，對每一個授權崗位的職責范圍及工作流程做詳細說明，制定管理操作手冊，確保平臺不同層面管理者均能獲得與之崗位職責和數據權限有效匹配的功能信息，搭建辦公、師訓、教研、評價、后勤等數據平臺，建立數據對接機制，保證平臺運作管理高效、安全。

2.3 實用便捷

學校應聚焦關鍵場景，打造數據應用樣板，基于數智校園項目使用的流暢性，以實用為第一要義，梳理各條線業務流程，利用數字賦能促進流程再造。針對各類不同人群設定不同權限及功能，對各項操作流程進行詳細描述，設計編制應用服務手冊，提供在線問題反饋入口，讓用戶體驗到數字化改革帶來的“好用、有用、易用、高效、便捷”。

3 數智校園的架構

聚焦學校黨建、教育教學和行政管理工作的重點、熱點，從優化管理和提升教育服務兩個方面，尋找學校數字化改革應用的具體場景。通過對數據中樞全量數據的匯聚，充分挖掘檔案數據的應用價值，發揮檔案數字化融合的放大、疊加、倍增作用，組建應用場景解決學校治理中的痛點、難點，形成“人人貢獻數據，人人享受數據”的閉環結構，讓數據化檔案成為教育治理能力和教學質量提升的發動機，打造具有示范性的數據應用樣板，形成數字檔案賦能學校數智管理模式。

3.1 搭建一鍵治理應用場景

將學校全方位行政辦公事務檔案數字化，進一步規范拓展數據采集范圍、挖掘數據價值，以學校數據中樞為基礎，建設“級聯式”的教育局、學校兩級駕駛艙，建設學生、教師、家長、學校、教育行政部門五位一體的學校一鍵辦公平臺，實現教育局與學校之間的上下直連、實時互通。通過支持開放多源、數據聚合的智能報表技術，打通教育局與學校、學校與教師、學校與家長之間的數據連接通路，以減少師生、家長負擔為切入口，進一步開放學校數據服務能力，實現跨部門、跨服務群體的數據應用，通過多源數據聚合，實現不同主體之間的數據連接，實現回家作業、教師零星假、教師換課、教師公出、家校通知等一鍵可查，讓學校師生減負、家長減負。同時，通過全量檔案數據的分析、統計、推演和可視化呈現，為學校重大決策等提供數據來源和決策支持。同時，對固定資產管理、學生近視、作業負擔監測等學校重點工作和關鍵事項進行實時網上全流程監控，實現學校數字治理改革的新突破。

3.2 設立教師成長應用場景

以全國教師信息網為數據基礎，打通學校內涉及教師隊伍管理的數字化檔案數據。以教師業務成長檔案為基礎，結合師訓、科研、技能比賽、榮譽等檔案數據，發揮人工智能在圖像識別和語音識別方面的獨特優勢，建立覆蓋學校課堂教學的思維觀察室集群，采集教師課堂教學中的數據。通過無感拍攝、語義分析和模式分析，識別教師的教學行為和學生的學習行為，沉淀課堂教學中的教學語言、課堂內容、教學組織、課堂提問、巡課軌跡、師生互動等維度的數據，開展基于數據的課堂教學研究。同時，利用相關平臺教師人事、編制、崗位等數據，為學校教師專業發展、資源配置分布情況提供工作看板，為新教師招聘、教師交流、崗位設置等業務環節提供決策數據支持，實現人員自定義條件篩選、崗位設置模擬、自主交流申報等業務功能。

3.3 構建學生評價應用場景

圍繞落實《深化新時代教育評價改革總體方案》的要求，制定具有引領性、系統性、統一性、操作性的學生綜合評價方案，利用信息技術，加強對學生多維度評價數據的采集，實現縱向覆蓋全學段、橫向涉及全要素的學生綜合評價方案。圍繞學生發展質量評價，利用多樣的信息化工具對學生的品德發展、學業發展、身心發展、審美素養、勞動與社會實踐等進行多維度、全方位的數據歸集，動態追蹤學生的成長趨勢，結合學業發展分析、身心發展監測等系統檔案數據，同步記錄學生在“德智體美勞”等多個維度的表現，以學年為單位進行綜合評價。將學生的專題練習、階段檢測、學期評價等學習記錄進行數字化檔案歸集，自動采集學生的錯題、難題，并為教師提供分析圖表和關聯教學資源推送。通過對學業數據檔案的歸集整理分析，形成個性化的學生學業發展分析報告。及時匯集學生的心理、視力、睡眠、BMI等健康指標數據，定期更新、動態跟蹤。采集學生第二課堂、研學旅行、志愿服務等校外活動數據，通過對各類檔案數據的沉淀、分析，實現校外教育活動“一鍵搜索、多元選擇、全面發展”。開放學校數據中樞面向學生、家長的服務接口，提供學生在學業動態發展、身心健康動態發展、人際互動動態發展等方面情況數據的多維度、可視化呈現方式，并給出家庭教育的指導建議。

4 數智校園建設對檔案工作的幾點啟示

4.1 推動檔案工作融入學校數字化改革整體部署

學校應把檔案工作作為數智校園建設的重要基礎支撐，在搭建數智校園平臺的同時，應將電子歸檔納入各項業務的工作閉環，同步規劃。加快學校重要紙質檔案數字化進程及現存電子檔案的規整，推動學校檔案工作的數字化改革，讓數智校園的可持續發展有持續性數據的支撐。

4.2 加快學校檔案資源數字化轉型與整合

在數智校園運行的同時，應同步推進電子文件歸檔工作，加快傳統載體檔案數字化，做好電子檔案歸檔和電子檔案管理工作，建立儲存空間大、可操作性強、兼容各種硬軟件的檔案管理平臺，打通數智校園業務系統與檔案管理系統的綠色通道，有效閉環對接，將學校數智校園業務系統通過在線方式一鍵或自動導入檔案管理系統。檔案員應提高專業素養能力及計算機處理能力，對遷移至檔案管理系統的數據進行安全性、真實性、可用性等分析，認真做好保管年限劃分及歸檔工作，有能力處理好從業務數據到檔案的全過程。

4.3 大力推進檔案數據共享服務

在數智校園的背景下，學校各項業務及工作“最多跑一次”輻射面更廣。數字檔案的利用和共享可以大力推進到區域教研、教師調動、教師交流、轉學辦理、教師培訓、家校溝通、家校共建等各項業務中。實現數字檔案系統與各個平臺的數據對接和資源共享，比如：與全國教師管理平臺對接，教師檔案一鍵查詢，無論教師調動、交流或新任職到全國哪個地方，學校管理員都可以通過全國教師管理平臺登錄學校賬戶，通過原有的大數據，查詢這位教師是否存在師德問題、曾經的業務水平如何等等。

數智校園是未來教育的方向，也是學校治理體系以及治理能力現代化的標志。檔案數字化是數智校園的基礎，通過檔案數字化，可以更好地為學校教育教學和行政管理等各方面工作提供便利。只要不斷在學校檔案數字化的基礎上，累積學校管理中生成的各類檔案數據，并加以合理運用，數智校園必將為教育治理體系和治理能力現代化提供堅實的數據支撐。