淺談大數據時代下的企業檔案信息化工作

文·荊冰 劉秀

大數據時代的到來意味著信息高速流通、快速獲取，企業通過云計算，可以搜索到相互關聯的檔案信息，并對其進行關聯、提取，通過挖掘和分析加以利用，對企業科學管理有著決策性的作用，極大的提高了企業經濟效益和社會效益。

一、數據時代企業檔案信息資源的基本內涵

企業檔案信息資源是企業發展過程中形成的較完整的真實記錄，也是企業在長期發展中文化、技術沉淀積累的結果，凝聚了企業幾代人的智慧結晶。在大數據時代，企業檔案信息源類型多樣，根據信息的來源大致可分為企業內部信息資源，包括人事、財務、銷售、設備、新產品開發、日常生產、榮譽及企業會議記錄等信息；企業外部信息資源，包括政府各部門文件、客戶、市場競爭對手及圖書資料等信息。其中，人事、財務、銷售、設備、新產品開發、企業會議記錄、政府各部門文件屬于企業檔案范疇。由此可見，企業信息源的主體是企業檔案，企業檔案是以科學技術檔案為主體，生產經營檔案為重點，是同企業人、財、物具有同等地位和意義的一項管理財富，它的儲備實際上已成為企業技術儲備的一種形式，其豐富程度常常是企業技術潛力的大小和發展后勁的一種標志。國外企業家都把自己的檔案資料看作企業存在和發展的財富。

二、企業大數據的特點

（一）數量巨大且內容豐富

人類任何的生產經營活動都可能用電子媒體記錄，通過計算機傳播、復制，人類每時每刻都在制造海量信息，數據量以PB級甚至ZB級來計算。據估算我國檔案正在以每年40%的速度增長，被檔案館保存的只是冰山一角。絕大多數信息未被歸檔，但卻起著重要作用，它們應進入檔案工作的視線。

（二）類型多樣且傳播范圍廣

傳統檔案不外乎紙質檔案、聲像檔案、實物檔案等幾大類，檔案數據庫也是結構化數據庫。而隨著互聯網絡與傳感器的飛速發展，種類繁多的非結構化數據大量涌現，非結構化數據沒有統一的結構屬性，難以用表結構來表示。在記錄檔案信息資源數據的同時還需要存儲數據的結構，增加了檔案信息資源數據存儲、處理的難度。

（三）數據價值高

一是電子文件的應用能有效地保護檔案原件；二是大量的電子文件可以通過大數據分析，再現企業檔案的生產管理的全過程，為企業發展提供智能決策的檔案利用服務。

（四）價值密度低

大數據時代需要從浩瀚無煙的數據庫中從不同的側面、不同的渠道提取有價值的信息，企業檔案信息的質量是非常重要的。數據價值密度的高低與數據總量的大小不成正比，數據質量是最難控制的，企業檔案數據需要經過反復一層層的分析萃取有用的信息，企業檔案數據的收集、存儲、傳遞等所有環節都會影響到數據的質量，高質量的企業檔案數據是管理創新的源泉。

三、企業檔案實施大數據管理的積極作用

（一）把靜止的檔案變成“活信息”

傳統檔案管理模式以紙質和電子文檔為主，檔案長期處于被動利用狀態，更多的只是存儲安放的作用，缺少分析利用的過程，難以體現其本身價值。大數據通過云計算，可以搜索到相互關聯的檔案信息，并對其進行關聯、提取，通過挖掘和分析加以利用。將被動變為主動，讓靜止的檔案變成“活信息”。這就是大數據時代相較傳統檔案管理新機遇的體現。

（二）提高檔案管理運行效率

檔案的信息化管理運行，需要一套成熟的檔案管理流程和方法來確保信息化管理的順利實施。由于企業檔案電子文件數據量巨大，無論是海量的企業檔案電子文件的存儲、長期保存還是海量企業檔案電子文件的可用性均面臨巨大的挑戰。解決這一問題的關鍵所在是運用大數據技術來進行處理，降低各種信息化流程管理和運行中的難度，確保信息化的管理和運行能夠順暢。

（三）為企業生產管理提供智能決策

企業檔案電子文件記載了企業在生產和管理的每個歷史時期的所有事情，通過大數據的整合和可視化分析，對某一時期歷史檔案數據的還原，可以再現企業的生產與管理的全過程，并按照用戶需求，邏輯分析，形成報告，為今后的企業生產管理提供智能決策。

（四）保護實體檔案安全

傳統的檔案管理，大部分實體檔案是以紙質的形式保管起來， 檔案利用也是通過人工去查借閱檔案。這樣的物理的存儲方式及人工服務，利用起來既費時費力又不利于檔案保護。電子文件通過云存儲的方式，存儲在企業檔案的檔案大數據中心，用戶在權限范圍內方便地利用電子文件的同時，實現了檔案的用、管分離。 用戶查看的信息鏡像，紙質檔案或電子文件將長期保存，可以很好地保護實體檔案的安全。

四、大數據時代企業檔案信息系統建設

（一）加強大數據時代企業檔案信息系統建設

1.行業規劃組織、統一標準和規范。首先，我們必須充分認識到大數據時代的企業檔案信息化管理是一個功在當代、利在千秋的龐大的系統工程。電子文件的管理、數字檔案建設、紙質檔案的數字化、電子檔案的應用等企業檔案信息化應用與管理的內容應由該行業最高部門統一組織和規劃。通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案管理中取得最佳的效果。在信息化管理中，信息的共享和網絡的溝通更依賴于統一的標準和規范，大大節約了企業的檔案管理成本，實現企業檔案資源共享，更好地在企業工作中發揮其作用，并為社會和人民服好務。

2.企業檔案電子文件大數據挖掘利用層。主要包括企業檔案查詢服務、企業檔案的生產管理重現及基于企業檔案大數據分析與決策服務等。特點是在滿足傳統的檔案利用的同時，針對海量檔案信息數據，跳出專業角度，人為因素，單純就數據而統計，找出規律，形成分析報告，提供智能決策方案。

3.加快建設云數據中心。數據只有不斷流動和充分共享，才有生命力。應在各專用數據庫建設的基礎上，通過數據集成，實現各級、各類指揮信息系統的數據交換和數據共享。通過建立企業檔案云數據中心，將企業生產、管理過程中所有的檔案信息都匯聚存儲到云數據中心，實現檔案數據的共享共用。

（二）強化人才意識，大力全面培養，打造復合型人才

檔案數字化建設是一項技術性、系統性工作，涉及融合了計算機技術、信息存貯技術、多媒體技術、數據庫技術、網絡通訊技術、安全技術等多項高新技術。企業除在資金、技術等方面給與大力支持外，人的素質是制約檔案信息化發展的一個不可忽視的關鍵因素。大數據時代企業檔案人員不僅要有過硬的檔案專業知識，還要提高計算機操作技術能力和信息化管理素養，只有精通計算機操作和檔案業務知識的檔案人員，才能對于新增檔案門類、載體，能夠提出科學合理的管理方法，具備信息化時代地探索創新精神，方能有效避免擁有大量數據卻不懂分析的尷尬。

（三）強化安全意識，加強數據收集與權限管理

盡管大數據能給檔案管理工作帶來諸多好處，但是這也不能掩蓋大數據背后存在的風險和隱患。一個是企業檔案質量控制方面的，另一個是企業檔案安全控制方面的。

1.企業檔案質量控制方面。加強數據收集，確保信息齊全。眾所周知“巧婦難為無米之炊”。檔案室是重要的信息資源儲存庫，檔案工作的根本目的是開發利用，但庫中無“糧”，何談開發？何談利用？檔案的收集工作是起點、是基礎。做好企業收集工作，一方面就是加強企業檔案室建設，督促其深入貫徹國家檔案局頒布的 “10 號令”以及國家有關部門制定的專業、專門檔案管理規范，健全歸檔制度，完善歸檔范圍，落實檔案集中統一管理原則，努力提高各類檔案整理編目的標準化、規范化水平，確保企業檔案資源在載體和門類上的齊全完整。另一方面，加強制度建設。既要制訂綜合性的檔案工作實施辦法、細則、規定和制度， 又要對檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、編研、統計等各個環節， 以及檔案工作目標管理、崗位職責、考核獎懲等有關措施做出明確規定， 使檔案工作有章可循，有法可依， 讓人們把歸檔變成自覺的行動， 杜絕私存文件材料不歸檔現象的發生，做到所有檔案資料應歸盡歸。

2.企業檔案安全控制方面。一設置訪問權限。不僅要設置用戶名和密碼，還要根據檔案資料的重要性為不同的人員設置不同的權限，為不同權限的人員設置檔案資料的訪問范圍，并為不同人員設置不同的數據載體權限，不同的級別的人員必須使用規定的載體拷貝相關資料。二加強安全教育。加強管理人員防范意識，定期進行安全宣傳和安全檢查。三高端控制。限制專門服務器，專用網絡，并安排特定人員通過特定計算機訪問，配備專業數據安保人員來監控，不可隨意將其放到公網或局域網中。四建立異地容災機制。建立一個更為可靠和安全的檔案信息化平臺，同時也需要建立異地容災機制，以便在發生各類災害時保障數據不被丟失。

大數據時代的來臨，隨著大數據技術的發展和完善，大數據必有廣闊的應用前景，企業檔案管理在大數據時代將獲得巨大的突破，檔案信息資源中蘊藏著的巨大知識寶藏將會真正得以開發和利用。