關于檔案庫房智能化管理探索

陳娜

【摘 要】近年來，我國的檔案事業取得重大的進展，不僅擴大了規模，數量和種類都有一定程度上的增加，信息量逐漸膨脹，這就會導致一個矛盾的產生，那就是傳統的檔案管理措施與數量日益增多的檔案之間的不平衡。所以提升檔案庫房的智能化管理是當下應該馬上采取的措施，提高檔案庫房的工作效率。

【關鍵詞】檔案庫房；智能化；管理探索

隨著社會信息化的進程加快，檔案信息已然成為社會上炙手可熱的資源，它會用于社會的各個方面，如果這時還只是依靠于傳統的信息傳遞以及儲存方式，顯然是滿足不了信息社會的需求。面對這種情況，檔案管理者應該積極面對，不斷學習科學知識，掌握足夠的信息技術，從而為信息智能化服務。本文首先探討一下傳統信息檔案管理中需要改正的問題，根據問題提出一些利用信息化建立智能化檔案管理的措施，希望有利于提升檔案管理的工作效率。

一、傳統的檔案管理工作中出現的問題

（一）檔案管理意識不高

隨著經濟的快速發展發展，辦公化技術也更加的自動化，盡管已經把檔案的管理和生成提上了日程，但是目前的狀態來看信息化檔案普及以及與運用地還是不夠廣泛，還有很大一部分地區采用的是傳統的紙質檔案。除此之外，管理系統的運用還有待提高，相關的技術培訓相對來說比較落后，這些因素都會阻擋檔案庫房管理工作實現信息化和現代化。

（二）檔案管理不夠完善

目前很多地區的檔案的智能數字化管理并沒建立起一個標準的制度以及體系，檔案管理也不是很規范，這樣就會使得檔案庫房管理工作的效率低下，隨著網絡時代的快速發展，越來越多的人們開始使用電子產品，使得紙質檔案資源需求大量減少，這無疑給檔案資源帶來了巨大的挑戰，電子產品的方便快捷等特點，這自然而然地就減少人們對紙質檔案的需求使用，另一方面，是一般的檔案庫房的信息資源仍停留在傳統階段的模式，相反的，人們的使用方式已經發生了巨大的改變，故而對傳統的資源檔案信息管理做出了挑戰。

（三）檔案管理人員素質較低

檔案管理工作人員在從事檔案管理工作中，需要具備很強的責任心，能夠在實踐的過程當中發現問題，不斷的創新，讓檔案管理的方法得到完善，管理工作人員應當認識到創新是計劃生育政策完善的重要因素之一，能夠讓檔案管理工作中存在的問題得到有效的解決。很多工作人員在管理檔案時，都不注重電子檔案的管理，導致收錄的內容不完整，許多管理人員沒有樹立良好的檔案意識，沒有深刻的了解檔案管理工作的價值，只是認為檔案在那里做擺設。這樣會使得檔案管理存在很大的隱患，以至于人們不能享受到檔案管理帶來的價值，在檔案管理工作中缺少規范性和準確性，十分不利于檔案管理的長期發展。

（四）檔案管理設施較為落后

目前，隨著高校的不斷擴大，各大高校的信息資源需求也在不斷增加，這使得高校的資源工作內容更加復雜，地方高校的很多軟件管理功能都不能滿足檔案的基本要求，無法實現資源系統化管理模式，這就需要高校擁有較好的硬件設備，但是目前大部分高校都注重利益，將硬件設施都停留在傳統的階段，沒有達到現階段網絡化和對電子設備的高要求。

二、智能化檔案庫房管理系統的設計與探索

我們所希望建設的智能化檔案庫房的管理系統主要由以下幾個方面組成：系統的軟件以及硬件的研發、將研發成果進行施工、安裝各種設備、培訓管理員工等等。等到一切實行完畢，工作人員就可以通過液晶檢測界面中具備的各種功能對庫房、查閱室以及多功能展廳進行檢測，發現哪里有問題時就及時處理，形成一套簡單高效的科學化管理體系。具體操作如以下幾個方面：

（一）庫房中的各種系統的設置

1.檔案庫房設置自動消毒系統。

既然需要將自動，那智能的控制器就應該與消毒設備連接在一起，工作人員可以提前調節時間，設定不同的時間打開消毒設備的開關，并且規定好每次消毒多久，消毒完畢之后又自動關掉消毒開關，這樣就能使各種病毒細菌的消滅以及空氣的凈化達到最佳效果。

2.檔案庫房動態監控。

（1）信息資源館藏的所有檔案信息，都應該實行RFID管理模式，關于檔案的閱讀應該實行借還模式、每天要快速盤點、按順序擺放、檔案的使用權限也應該智能化。

（2）在館藏借閱室內安裝攝像頭，不間斷地來回監控，并且安排工作人員在設備室內看著攝像頭，同時應該保存錄像以便查看。

（3）檔案館還可以辦理智能的門禁卡，經常剛來這里借閱的讀者或者內部的工作人員的出入情況都應該記錄下來，在必要時候可利于查詢。

（4）在館內可以安裝聲控燈，提供一定的照明設備，以免在暗處檔案得不到更好的監控。

（5）安裝呼叫對講設備，用于檔案庫內部呼叫對講、公共廣播、緊急情況應急指揮調度。

3.自動防火報警、滅火系統。

在諾大的藏館里，最需要的還是各種安全防護系統。在借閱室以及機房內，都應該安裝相應的安裝煙感、溫度探測器、手動、聲光報警器，當出現火情時，防火報警主機觸發聲光報警，同時滅火系統自動啟動滅火。

（二）館藏檔案的數字化系統

整個檔案智能化管理的設計中，還應該包括具體的各類信息檔案的數字化，這就涉及到相關的數字化工作所需要的機房以及相關設備。各種設備的購買以及安裝一定到位，為工作提供一個良好的場地。在安裝各種設備的時候，一定要按照正確的方式，為打造智能化檔案庫房做基礎，建設一個功能齊全的多媒體檔案數據庫。整個項目中，最重要的就是善始善終，開始進行的時候應該從重要的、易損珍稀的以及利用率較高的檔案數字化信息入手，并將其與目錄實現掛接。

先從重要的檔案入手，將其快速轉向智能化、信息化，以免日后被遺忘。

（三）接收立檔單位形成的電子檔案系統

如果要建立一個區域電子檔案的管理系統，那么首先應該建立在單位的立檔辦公自動化的基礎上。而每個立檔辦公單位的自動化系統也應該具備電子檔案的管理模塊，這樣才能保證單位每天移交或分享的信息檔案室局是完好無損的。不同級別的檔案館中的電子檔案系統都能在線或者離線接收或者檢測不同數據的數字型檔案，在接收到檔案的時候，同時還會對檔案進行檢測，保證它的準確性、完整性以及安全性等。在檢測完畢之后，還會對檔案進行格式的轉換，這就是管理系統的存儲功能，當然不僅能存儲，它還具備離線備份，檢測以及數據恢復等功能。

三、結束語

隨著信息化進程的不斷加快以及信息資源的利用率越來越高，我們越來越發現將檔案庫房智能化有著多么大的意義，它不僅能夠提高管理工作人員的工作效率，同時還節省了借閱者查找資料的時間 。因此，將檔案庫房的數字化建設將會是我們的主要努力方向。當然，在這一努力過程中我們將會遇到各種各樣的難題和挑戰，所以一定要堅定信念，不斷探尋和嘗試新的措施，分析形勢，解決問題，推動數字化進程的發展。

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