淺析檔案管理信息化發展趨勢

王桂婷

檔案是各單位必不可少的信息資源，在人類社會發展史上，檔案起著查考利用、科學研究和歷史憑證的作用。因此，做好檔案管理工作就顯得尤為重要。隨著時代的發展，傳統的檔案管理方式已不能適應當今世界計算機網絡信息化的發展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發展趨勢。

1.檔案管理信息化的含義

檔案工作反映的是一個單位的歷史面貌，檔案管理信息化建設是時代賦予檔案管理部門新的任務和使命，檔案管理信息化是指通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經系統加工和網絡傳輸后，實現檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現檔案信息資源共享。

2.檔案管理信息化發展的必然性

檔案管理信息化具有軟硬件基礎當前，我國各單位檔案 管理部門基本上都配備了各式各樣的打印機、復印機、掃描儀，數碼相機等，管理人員也達到了人手一臺計算機的配置，這樣就為實現檔案管理的信息化提供了硬件設備基礎，此外軟件建設方面，各單位幾乎都配有檔案管理軟件，為檔案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基礎上，檔案管理向信息化發展就有了充足的、完善的條件，完善的法律法規，規范的管理機制，統一的管理標準是檔案管理信息化的保證標準規范化也是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

3.檔案管理信息化的必然要求

首先，檔案部門正在或者即將面臨檔案的自然老化和人為損害的難題，檔案信息資源的數字化可以保護檔案原件，延長檔案原件保管壽命，降低檔案原件丟失或損壞的風險，受到損傷的檔案原件，可通過數字化過程恢復丟失的信息，其數字拷貝也有補償原件的作用，還可以解決因紙張老化、脆裂等原因造成的查詢利用不便的問題。其次，檔案信息資源數字化可以優化館藏，進一步改變館藏檔案結構，節省存儲空間。館藏檔案信息量得以不斷增長。隨著檔案的不斷增加，沉重的庫房壓力使傳統的檔案管理模式亟需變革，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統和光盤存儲系統，特別是光盤存儲系統，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。檔案管理也應適應這一趨勢，選用規范化、通用化及穩定性和安全性有保證的檔案管理系統。以實現檔案信息的傳輸、交換和資源共享。

4.檔案管理信息化建設的措施。

一是增強檔案管理人員素質建設和能力建設這里的素質建設是思想素質和心理素質，檔案管理人員要有高度的責任感，嚴肅認真的工作態度和全心全意的服務思想。以貢獻求支持，以效率求發展，努力在默默無聞的平凡的崗位上創造出不平凡的工作業績。能力建設是指檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案 的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保管理活動記錄的完整性與信息的安全性。所以，檔案管理人員 應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。

二是積極開展各項業務培訓。還可創造條件邀請檔案學專家學者來本地講解新的或重點檔案業務知識。安排專職檔案干部定期或不定期上門進行業務指導，在具體的工作中要注重收集、整理、保管等方面的 分類指導，同時接受檔案員的業務咨詢。積極組織與其他單位的檔案員相互交流工作方法和經驗，取長補短，共同提高。

三是配備統一、專業的軟硬件設備各單位各部門各自為政，信 息化手段、設備不統一，造成了很多數據不兼容，給檔案管理信息化過程設置了障礙，所以，我們應配備統一的、專業的數宇化設備和專業的統一的檔案管理系統，利用這些設備可實現字符識別，自動轉化、自動編目和檢索、自動全文存儲、自動上載，計算機輔助立卷。檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此。只有實現統一型號，統一規格的計算機軟硬件設備。才能為檔案管理信息化的實現提供 保障。

四是進一步規范管理機制。統一管理標準在各大檔案管理機構中。各種檔案信息資源都存在著一致的邏輯關系，其在錄入計算機網絡管理系統以后就會成為數據庫與數據庫之間、數據與運行程序之間相互依存的邏輯關系，從而共同組成計算機檔案管理網絡化的依據，其關系到整個檔案信息數據庫的完整性與安全性，因此，規范的管理機制和統一的管理標準就成為必不可少的要求，這樣檔案信息化管理為利用服務提供了方便。否則，如果各單位檔案 部門沒有規范的制度.不按統一的標準去處理，各搞一套。白成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也難以實現。