基于ERP系統環境下的企業內部控制研究

楊小燕

【摘 要】隨著“工業4.0”和“互聯網+”時代的到來，ERP管理體系逐漸得到完善。一些大中型企業引入ERP系統運用到企業實現信息化管理，在企業應用中的范圍不斷地加大，使得企業經濟增長與管理水平有很大提升，還幫助企業實現了一體化管理。ERP系統的廣泛應用無疑為企業的經營發展注入了新的活力，但也引發了很多新的問題。本文將闡述ERP系統和企業內部控制二者的共同點，在此基礎上進一步分析ERP系統下實施內部控制的優勢及弊端，以及如何將ERP系統與內部控制進行有機融合，保證內部控制有效實施提出可行化的建議以及對策。

【關鍵詞】ERP系統；內部控制；有效融合

一、ERP系統環境下企業內部控制概述

1. ERP系統基本的基本概念及作用

ERP系統是一個非常全面的信息集成綜合服務管理系統，通過梳理企業內部經營信息和業務體系，按照業務流程劃分業務模塊來重塑企業流程模塊，同時對企業出現的經營問題提供導向性預警服務和提高企業資源調配方式提供一種高度集成型、實時性、開放性的管理手段，對于提升企業整體的管理水平具有非常重要的意義。ERP系統整合了企業管理理念和業務實踐，結合計算機軟件和硬件，它統一了企業的資金流、物流以及信息流，形成了一體化的企業資源信息化管理系統，對企業所擁有的各項資源進行最大限度地利用，達到企業經濟效益的利益最大化。

2. ERP系統與企業內部控制的共同點

（1）系統目標一致。ERP系統與內部控制的最終目標都是為了提高企業營運的效率效果、提升企

業可持續發展能力，實現企業價值的最大化。同時作為管理工具，二者產生的效率并不能立竿見影，都需要長期有效的運行，在不斷的深化改進中向管理要效率。二者在具體的程度方法上雖有所不同，但殊途同歸，共同的目標決定了二者間相互協調的關系。

（2）系統性、全面性一致。ERP系統將關系企業的各項資源進行集成優化，是一個一體化的系統集成工程，是對企業經營全過程的管理，實現對人、財、物的全面控制，任何單方面的應用都將不能發揮其最佳功效。內部控制實施的目標大體上包含了企業經營管理的所有組成內容，將經營的各個環節實施控制活動形成有機閉環控制。兩者在系統內容上相互滲透，互相作用。

（3）重視流程再造控制工具一致。ERP系統作為為企業經營目標服務的信息系統，ERP系統又是一條線，通過信息技術手段對業務流程和控制進行合理設計并固化在系統中，增強了業務流程的執行力和提高了控制的實時性和準確性，提高了內部控制的自動程度和效率，形成具有企業自身特點新的自控體系。通過ERP系統進行關鍵業務流程重塑來實施經營控制活動，與企業內部控制進行關鍵控制點把握在控制方法上保持高度一致，可以改善企業的內部控制。因為企業內部控制建立的初衷是使企業的日常經營管理業務得到過程控制，保障企業的正常、高效運行。

二、ERP環境下實施內部控制存在的問題

1. ERP系統下的內部控制環境風險

ERP的實施為企業的內部控制提供了新的控制環境要求。因ERP系統融合公司基本所有的經營活動，涉及面廣、涉及程度深，打破了原來管理方式和工作流程，部門職能和人員崗位職能需重新定義。無論是組織結構還是企業的治理結構乃至企業的內部文化和領導層的職業能力和素質都受到影響并存在變化。同時，因企業管理層缺乏對ERP全面、系統認識，導致ERP實施初步階段會出現一定程度畏難、抵觸思想，動搖實施ERP系統決心，從而影響ERP系統實施效率和效果。在這樣的信息化動態環境之下，企業的內部控制環境將面臨新的風險挑戰。

2. ERP系統下控制活動風險

ERP系統應與控制活動相匹配，每家企業經營內、外部環境不同，業務性質也不盡相同，ERP系統是由主觀意識的人設計和進行具體操作，需針對企業實際情況定制開發符合自身經營需要管理系統。ERP系統應與企業的實際經營狀況和管理需求相適應，匹配出適宜的管理流程、業務流程、內控流程，在實際管理當中發揮ERP系統下內部控制作用。ERP系統開發周期、開發成本、運作和維護成本較高，對企業是一種挑戰。同時，ERP系統各子系統是根據業務實際設置的，沒有標準的模型，不同類型的企業ERP系統的內容也不盡相同，對于經營范圍廣的大型集團企業，很難設置統一標準量化的考核評價標準。

3. ERP系統安全風險

ERP系統環境下重建了內部控制體系，將ERP現代的信息技術應用于內部控制系統，網絡安全性問題將成為控制難題。ERP系統通過信息集成將特定的管理要求固化，僅僅是一種管理和控制的工具和手段，它本身并不創造控制體系。ERP是一個綜合性的系統，使用面涵蓋了企業方方面面，使用者范圍較廣、數量較多。企業針對不同的經營活動需制定不同控制目標，但并不所有的控制目標都可以科學制定出控制方法，也不是所有的控制方法手段都可以設計到ERP系統進行實施，ERP系統是自控控制和信息與溝通的一個重要組成部分。全面、有效的內部控制需將信息技術智能手段與人工傳統控制手段有機結合，從而彌補系統不足而帶來的內部控制潛在風險，保障企業經營活動得到基本控制和改善。

同時，ERP環境下，賦予企業各崗位員工進入信息平臺登錄操作權限，來自于系統內部的工作人員違規操作的動機風險和來自于外部環境的不確定性給系統的安全方面帶來的潛在風險。

三、實現ERP系統與企業內部控制有機融合的建議

在ERP系統環境下，可以將科學的內控規范滲透到企業的各項管理流程和管理系統中去，這也是確保ERP系統有效實施的關鍵。

1.加強ERP系統下的內部控制觀念

樹立正確的內部控制思想，首先需要熟悉ERP系統下的內部控制與原來內部控制之間存在差異，分析選定適用于企業ERP環境下的內部控制框架。企業實施ERP系統以后改變企業原來經營和工作運行模式。對ERP系統進行后臺操作是企業經營者和管理者及相關員工，各層次信息化指令執行者要從思想上樹立信息化內控管理意識。為此，必須對ERP系統下企業組織機構按崗位職責設定上機人員的操作權限，實施定期輪崗位制度，使不同的崗位有所牽制，不相容的崗位互相監督。同時還要建立操作管理制度、系統維護管理制度。加強員工對ERP系統下內部控制理論多元化學習，糾正員工對于內部控制管理理念的一些錯誤的認識，定期將ERP系統運行下出現內部控制問題予以宣貫學習，熟練掌握系統運行的關鍵環節操作流程，避免人工缺陷、失誤帶來數據失真和內部控制失效。

2.加強ERP系統控制活動

由于ERP本身的設計是面向流程的，采用按企業業務流程本身來設計內部控制方案會比較切合實際。企業圍繞業務流程進行分析訂單、采購、庫存、計劃、生產制造、質量控制、運輸、分銷、人事管理、財務等環節的作業過程、管理過程和信息過程的實際情況，制定每一項作業或任務組合流程操作流程、作業標準和考核指標，制定相應控制規則，形成組織、項目、流程三維組合，落實控制活動管理責任。遵循“風險導向、業務驅動、規范設計、強化執行”的原則，有計劃、有目標的開展流程規范控制專項工作。

只有這樣才能將企業ERP系統和內部控制的這種模式實現有機融合。

3.加強對ERP系統的風險管理

從內部控制的角度來講，必須將ERP系統作為控制對象，從信息技術的角度，評估風險并建立相應的信息系統總體控制和應用控制，確保ERP系統的運行質量和運行效率。

作為實施內部控制重要手段的ERP系統，必須保證系統的穩定與有效運行，加大對系統平臺的維護與評價，定期輪換人員進行系統監測與維護，定期出具系統運行報告，確保系統安全可靠運行。此外，運用數據文件的保護和數據加密儲存也可以保護數據的安全；對重要的ERP檔案進行雙備份，應存放在不同的地點，并做好ERP數據的防磁、防火、防潮和防塵等安全保護措施。

綜上所述，ERP系統被企業廣泛應用于內部控制，是基于當今網絡技術與信息技術的功能作用。對于企業來說，在ERP投入使用以后，企業的內部控制要根據環境的變動而做出改變或升級，要不斷完善內部控制體系，抓住機遇迎接挑戰，這樣才能讓ERP發揮出最大的效果，使企業達到預期的控制目標。

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