試析檔案管理存在的問題與對策

康光英

摘 要：檔案作為信息的主要載體，其涉及的領域非常廣泛，不僅包含專業研究的資料信息，同時還包含國家的政治以及軍事機密等各種重要信息。檔案是直接形成的歷史記錄，繼承了文件的原始性。也正因如此，檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區別于圖書情報資料和文物。所以，必須要對檔案管理工作給予足夠的重視。研究和分析檔案管理工作中存在的主要問題，并采取有效的對策進行積極應對，提升檔案管理水平，使其作用得到全面的發揮。

關鍵詞：檔案管理；存在的問題；對策

隨著經濟社會的不斷發展以及科學技術的不斷提升，電子信息技術也獲得了極大的發展，傳統的檔案管理已經逐漸的被現代化的檔案管理手段所取代。而且在現代檔案管理工作中汲取了先進的檔案管理思想，融入了科學系統、民主的管理制度。使我國的檔案管理工作有了極大的提升。檔案管理工作也獲得了很好的發展，成為了一個企業，一個單位的重要基礎保障。但是就目前的檔案管理工作而言，還存在很多問題亟待解決。下文筆者結合自己的工作實踐，對檔案管理工作存在的問題進行探討，并提出有效的對策。以供參考。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理人員對檔案的重視程度不夠

就目前的檔案管理工作而言，檔案管理人員的管理意識缺乏是非常重要的問題，很多管理人員對檔案管理的重要性缺乏足夠認識，更甚者一些單位領導也未充分認識到檔案管理工作的重要性。誤以為檔案工作無非是抄抄寫寫，就是一些保管的事務性工作。由于領導的不重視，給相關工作人員也造成很大影響，一些人員覺得檔案管理就是為了應付檢查，只要不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就可以了。這些不利思想的存在，給檔案工作的發展造成很大影響，無法滿足現代檔案管理的要求。

1.2 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

從我國檔案管理人員的知識水平來看，部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解。相關領導不夠重視，對檔案人員的工作安排往往將檔案管理視為附屬性的工作，這造成檔案工作人員工作精力投入不足，工作馬虎敷衍了事，對材料的整理歸檔沒有及時完成，嚴重影響了檔案管理水平。甚至部分歸檔的材料沒有經過嚴格的審查和核實，導致資料不夠真實和準確，為檔案管理工作造成很多

困擾。

1.3 檔案室的環境、硬件設施不夠先進和齊全

由于檔案管理人員的思想以及相關部門的不夠重視，造成檔案管理工作的必需設備不夠齊全，工作的環境質量很差，部分單位更是沒有單獨的資料管理部門，對于資料室的環境很多人深有感觸，陰冷，潮濕，狹窄，防范工作一點也不到位，這直接導致用戶不愿意走進這樣的環境眼中影響檔案管理工作發揮應有的作用，因此，相關部門必須給檔案管理工作以足夠的重視，保證檔案管理工作發揮應有的

作用。

2 檔案管理發展的對策

2.1 提高檔案管理人員的全面素質

發展要以人為本，檔案管理工作的發展也要以人的發展為根本，要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事檔案工作管理工作，檔案工作相對是保密性要求很高的工作，要注意對檔案管理人員的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。保證檔案管理工作的順利

進行。

檔案管理工作的質量在很大程度上取決于檔案工作人員，作為相關部門的檔案管理人員，除了外在的要求，也要注重自身的發展，通過相關部門的教育與培訓的方式，提升相關的專業知識，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

2.2 健全完善檔案管理制度以及法規

我國的檔案管理工作已經出現很久，但是相應的法律規范仍有待完善，健全。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，檔案管理工作的規章制度必須要體現合理性、科學性。同時，要結合自身的特點建立屬于自己的規章制度，根據要求建立符合單位自身的檔案實際管理工作，以適應單位檔案管理的需要。第二，規章制度通俗易懂，簡明實用。規章制度的出臺是為了讓工作人員遵守，因此制度必須具有可操作性，其建立應以簡單易懂，方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，檔案管理工作的規范要堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工。檔案管理工作不是一個人可以完成的，領導是至關重要的一環，他們的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

2.3 對檔案功能進行充分的完善和改進

檔案功能是隨著社會的進步不斷改進的，使其記錄內容全面、客觀、動態，保證隨時的更新。當社會出現變化的時候，檔案的功能就會隨之而變化，檔案的功能就需要重新的定位，一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

2.4 引進先進的電子信息化管理手段

信息化是當今社會發展的一大趨勢，各行各業都已經引進了信息化管理，信息化也對各行各業的發展提出了新的要求，檔案管理工作也不例外，因此，檔案管理要盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理已經引進先進的電子信息化管理方式，我國很多地方也已經使用計算機輔助管理檔案的工作，因此，實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

2.5 做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的

檔案管理工作嚴格劃分的應該屬于服務業，只是相較于一般的服務業身份特殊，檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。并在工作中不斷地以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。檔案管理工作人員服務的好壞是衡量職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

3 結語

在信息化不斷發展，國際化腳步不斷加快的今天，知識經濟社會的新的歷史條件下，檔案工作必須要緊緊跟隨時代發展的腳步，滿足時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，從根本上改變對檔案管理工作的認識，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

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