淺析我國流動人員人事檔案管理現狀與對策

包玉鶴

摘 要：流動人員人事檔案管理是社會主義市場經濟不斷發展進程中的新產物，當前各行業各領域人才流動的現象已顯得越來越突出，流動人員人事檔案在現階段和今后一個相當長的一段時間內，無論對國家、單位，還是個人都有著不可替代的作用。流動人員人事檔案管理也已成為當今社會發展過程中的重要工作之一。針對流動人員檔案管理現狀進行分析，研究了其中存在的主要問題，分析問題出現的原因，提出必須正確認識、改革傳統流動人員人事檔案管理體制、加大資金投入、推進現代化的管理、重視團隊建設，使檔案管理更加的規范化、合理化等措施。

關鍵詞：流動人員；人事檔案；現狀與對策

1 我國流動人員人事檔案管理現狀和存在的問題

1.1 存在嚴重的“棄檔”現象

“棄檔”是指流動人員將本人的人事檔案存放在人才資源交流中心或人才市場并一次性繳納存檔費后，不在續交存檔費，也不與存檔管理單位聯系時間達3年以上。流動人員的檔案管理意識比較淡薄，對人事檔案的價值認識不到位。不少流動人員尤其是大中專畢業生對人事制度和人事檔案的管理缺乏了解，在畢業之后，都是進入一些私企工作，認為“要不要人事檔案都無所謂”，只要能調動、管理、考核工作就可以，而把檔案棄之一邊不管不問。據調查顯示，在2005年人事部全國人才流動中心及各個省份的人才流動中心的不完全統計得出，全國共有人才交流中心15.4萬個，（各個單位代為保管的三四百萬冊的人事檔案中至少有六分之一的檔案找不到人認領，這些無人問津的檔案成為死檔。

1.2 存在多頭管理現象

當前，流動人員的人事檔案管理多是多頭管理，第一種情形，人事檔案管理主要是由政府的人事部門、部分地區的勞動部門、以及待業職工的管理部門等部門保管；另外，各自行業所成立的人力資源中心都在一定的程度上保管了部分流動人員的人事檔案；此外還有一些私企違規保管著員工的人事檔案；最后部分流動人員的人事檔案由自己保管。第二種情形，流動人員的完整檔案應該保管在一個人才中心，結果確保管在多個人才中心。這兩種多頭管理現象的存在主要是因為人力資源管理機構在開展人事管理的業務活動時，并沒有對流動人員的人事檔案管理形成專門的管理制度。此外，人事檔案的材料收集方面存在缺失，不能夠準確無誤的保證檔案材料的真實可信性。

1.3 流動人員的人事檔案管理信息難以搜集

現如今，人檔分離的現象越來越嚴重，流動人員的人事檔案信息搜集比較困難，并且對遺漏信息的后期補充更加的困難。而且流動人員自身對檔案管理的重要性缺乏足夠的重視，對于一些私人單位來說，他們只是過分的重視員工創造的經濟效益而忽視員工在工作過程中所形成的業務材料的收集和建檔的工作。如果遇到員工辭職，員工的個人價值得不到任何的體現，其個人的簡歷還是一紙空白。這些私人單位為追逐私利會造成員工在以后找工作中帶來不必要的麻煩。

2 加強我國流動人員檔案管理的策略

2.1 加強領導，規范管理制度

各級領導要加強指導監管，做好檔案政策宣傳，精心組織，推進流動人員人事檔案管理工作深入開展。嚴肅查處違法違規行為，一旦有不良的行為出現，必須給予一定的處罰。充分調動工作人員的工作熱情，確保相關工作人員認真履行職責，嚴格照章辦事。規范制度，認真做好檔案材料的收集鑒別、整理保管及接收轉遞的工作，強化基本公共服務。全面收集和鑒別檔案材料，補充完善存檔人員的檔案信息，組織企業人事代理人員為存檔人員及時補充檔案中缺少的職稱、學歷、勞動合同書、等方面的材料，確保檔案信息的真實性、可靠性及完整性。嚴把技術質量關，對流動人員檔案材料進行加工，準確做好目錄，完善服務標準，滿足服務對象的基本需求。

2.2 加強隊伍建設，提高工作人員素質

在管理實踐中，不斷完善檔案管理人員培訓機制，改善現有人才隊伍的年齡結構，為工作人員提供專業的業務培訓，彌補人才的不足，使培訓工作常態化。大力支持工作人員學習業務知識和技能，進一步提高工作人員的綜合能力，不斷開展思想教育活動，研究新的發展思路，促使工作人員全面掌握檔案業務工作的管理方法。檔案管理人員應掌握計算機操作技術，不斷學習新政策、新技術，進一步推進傳統檔案管理模式向現代化模式的轉變。提高人員的各種待遇，激發工作人員的工作積極性，保證工作順利開展。

2.3 建立流動人員人事檔案的社會化公共管理模式

新時期在對流動人員的人事化管理過程中，以人事代理制度為契機，建立流動人員人事檔案管理的新模式。人事代理制度主要是指代理機構按照國家有關的要求，并受單位和個人的委托，以社會化的服務方式，代理有關的人事業務。人事代理可以有效地把人事管理與人員的選拔相分離，這種流動人員的人事檔案的管理模式不同于過去的人事檔案管理，它擺脫了傳統檔案管理的分散與露（漏）缺，使得流動人員的人事檔案管理面向現代化、社會化與公開化。

2.4 明確流動人員的人事檔案管理目標

確立流動人員的人事檔案管理的目標方向首先應該在接收檔案時，確保檔案的完整性和準確性。并且對每份檔案進行的真實性認真的核實，對于發現錯誤或者漏洞的人事檔案應及時向檔案的來源出索要正確的信息（材料）。此外，還應該提高檔案管理人員的業務素質，并從綜合能力的考察上對檔案管理人員進行嚴格的要求。實行檔案管理人員持證上崗，不僅要明確各個管理人員的工作分工還應該對管理人員進行定期的考核。

2.5 推動檔案管理的信息化建設

隨著現代社會網絡的飛速發展，流動人員人事檔案管理的信息化管理已經屢見不鮮。人事檔案的信息化建設管理對流動人員人事檔案管理來說具有劃時代的意義，它徹底的改變了以往的人事檔案管理的方法，使得人事檔案管理能夠與時俱進并且適應新時代的需求。檔案的信息化建設能夠使得全國各地的人力資源中心建立一個通用的且有標準化、現代化的流動人員的人事檔案管理信息庫，使得流動人員通過網絡尋找到自己的檔案。針對人員流動頻繁這一現象，將流動人員的人事檔案制作成電子檔案，交一份給流動人員自己保管，方便流動人員在以后的應聘中能夠給應聘單位一個參考。同時，還應該保留紙質檔案的備份，以防電子檔案遭到破壞后不能使用。

3 結束語

綜上所述，新時期人才流動速度加快，人才流動逐漸成為常態，從而產生越來越嚴重的流動人員人事檔案管理問題，甚至產生了許多廢棄檔案，不但阻礙了檔案管理工作的發展，還會給個人的發展帶來不利影響。面對新問題和新挑戰，我們必須提高重視程度，認真分析原因，采取有效的措施不斷完善我國流動人口檔案管理工作。面對人力資源配置日趨市場化，必須改變人事檔案管理意識淡薄的問題，加強組織和宣傳，增加人事檔案的實用內容，創新檔案信息化管理。轉變用人觀念，為企業人事部門選拔人才提供必要的依據，優化分配社會資源。規范人事檔案的管理，適應新時期人力資源管理需要，促進人才隊伍的合理流動，推進社會經濟建設的健康發展。

參考文獻

[1]李全喜.流動人員人事檔案信息化管理建設存在的問題與對策[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2017（06）：11-12.

[2]張盛華.流動人員人事檔案信息化芻議[J].黑龍江史志，2013（03）：24-25.

[3]李忠峪.加快我國流動人員人事檔案管理信息化建設的若干思考[J].大眾科技，2010（08）：218-219.