民國檔案搶救與保護的流程設計探索

溫靈芝

杭州富浙信息技術有限公司

近年來，筆者調研了數個民國檔案搶救與保護項目，其內容涵蓋搶救與保護、數字化等，本文將工作中發現并值得探討的部分進行了梳理，供參考。

1 民國檔案的特點

民國檔案是指1912年1月1日南京臨時政府定國號為中華民國起，至1949年10月1日中華人民共和國成立之前這一歷史時期，各級黨政機關、社會團體、企事業單位、外國機構、著名人物，在其活動過程中所形成的全部檔案。

民國檔案由于所處的特定歷史時期，主要有以下特點：

民國時期檔案數量較大，以機制紙為主，紙張質量差，酸性強，脆化現象嚴重；部分檔案字跡模糊淡化，有的已經遭受蟲蛀，滋生霉菌；有的破損嚴重，片狀已成絮狀；等等。

民國時期政府機構文書用語與現代用語有很大不同，案卷目錄擬定的概括性太強，存在目錄題名冗余、文種使用不規范等問題。民國檔案目錄還沒有真正地形成完備的檢索體系，不能全面系統地揭示民國檔案信息的內涵。民國檔案除中文檔案外，還有英、法、德、日等外文檔案，這讓民國檔案的利用難上加難。民國檔案大多數是手寫毛筆字，有行書、草書等字體，且多為繁體，書寫不規范，辨認困難；民國時期財政、郵政、地名、官員名等常見術語缺乏中英文對照等。

2 民國檔案搶救與保護存在的問題

2.1 缺少合理的規劃

要想實現民國檔案搶救與保護的目標，就要制訂一個合理、科學、可行的建設規劃方案。從各地的招投標來看，尚未形成統籌安排、協調發展的局面，大多是分塊執行，諸多公司參與，缺乏合理、科學的長遠規劃。各檔案館在搶救與保護中也缺乏統一性和規范性標準。

2.2 前期鑒定不足，造成資金使用效率不高

民國檔案是國家重點搶救與保護的對象，筆者認為，對民國檔案的搶救與保護，必須要以全面搶救與保護檔案實體、有效開發利用檔案信息為出發點。民國檔案與現行檔案不同，搶救與保護的難度更大?；诿駠鴻n案的特點，承接民國檔案搶救與保護項目的檔案服務機構必須具備一定的專業資質以及專業能力。能夠通過合理的流程設計，給客戶提供一站式服務，盡量減少人為因素對檔案的二次破壞。

在搶救與保護民國檔案的過程中，發現有的檔案服務企業沒有做好科學性、針對性的搶救實施方案，為實現效益最大化，在具體的搶救方法上，以大量修裱為主，技術單一；沒有做好前期鑒定工作，對脫酸或修裱沒有做出具體判定，造成本就不足的搶救經費，出現浪費和使用效率不高等情況。

2.3 員工缺乏培訓，對民國檔案缺少認知

檔案服務機構人員流動性較大，人員素質有待提高，不管是搶救性保護還是數字化加工，都需要加大對員工的培訓力度，做好針對性培訓。在對員工培訓方面，要尊重檔案原有基礎，嚴防對檔案重新進行分宗、組卷等不必要的破壞原有檔案實體結構的做法；要對卷內文件的破損程度及酸性程度進行必要登記，為后期工作做好鋪墊；可以就檔案目錄采集辦法統一制作手冊，并發放、解讀，也可打印常見《繁體字簡體字對照表》作為參考。

3 民國時期檔案搶救與保護流程設計

民國檔案搶救與保護流程設計環節應該包括：檔案進出庫交接、消毒、前整理、脫酸、修復、編目、掃描、圖像處理、掛接、質檢、裝訂、上架等。筆者認為檔案服務機構需要先完成搶救與保護環節，再進行后續的數字化加工，不可顛倒。按照流程操作可以減少對原件的利用次數，避免引起不必要的破壞。

3.1 檔案進出庫交接

檔案進出庫必須嚴格執行采購方的檔案進出庫管理制度。在加工場所設立臨時檔案庫房，建立管理制度，指定項目組組長管理檔案實體。每天由組長負責檔案進出庫交接，并及時做好進出庫登記工作（擬訂“借用檔案審批單”“歸還檔案登記表”等表單），每批實體檔案進出庫都須雙方簽字確認后方可進行。

3.2 消毒

由于年代久遠，民國檔案容易滋生霉菌、螨蟲，對從業人員健康造成極大危害，所以非常有必要對其進行消毒。我們一般采用的是絕氧消毒法。先將擬消毒的檔案清點下架，裝真空袋并編袋號，同時做好消毒檔案的統計工作；再往裝好檔案的真空袋里放消毒絕氧片、防蟲防霉片、干燥劑；接著就是抽真空并封口存放。

3.3 前整理

前整理人員必須逐卷、逐份對民國檔案進行核查，查看有無缺頁、倒頁、漏號、破損、霉變等情況，并用專業的測試筆進行pH值檢測，根據實際情況做出標識。如一般機制紙pH≥6.2，檔案可不予脫酸；pH＜6.2，進行脫酸操作。手工紙pH≥5.5，檔案可不予脫酸；pH＜5.5，進行脫酸操作。一般將檔案分為3類進行處理：檔案平整、無破損、無霉變的不需要進行修復；檔案局部破損（破損率5%以內），輕微老化，有明顯的氧化斑點，有少量蟲蛀的情況可進行修補；檔案破損嚴重（破損率在5%—20%），紙張老化比較嚴重，紙張機械強度明顯降低，霉變面積達到檔案紙張面積的20%—30%需進行修裱。所以前整理人員必須具備專業素質，修裱前應根據紙張材料所屬種類，準確選擇修裱托紙、補紙。需檢查紙張酸度，區分是否需要進行脫酸或者修復，為下一環節人員提供依據。

3.4 脫酸

我公司采用的等離子脫酸技術，不同于傳統水溶液浸泡脫酸方式，也不同于有機溶液（無水）噴涂脫酸方式，而是將鈣系脫酸劑霧化成微納米尺度的細微霧滴，均勻浸漫掃描紙面（“霧潤”模式），同時配合紙張的等離子活化預處理，有效克服紙纖維表面張力的排斥作用，將堿性脫酸因子滲入紙纖維深處。由于氫氧化鈣電離后生成尺寸小于1納米的堿性脫酸因子，可迅速自由地進入尺寸為2—10納米的紙纖維微納米孔道深處，使紙張由表及里地徹底脫酸，我們稱之為搶救性的、主動的“體脫酸”模式。

3.5 修復

檔案修補技術是對殘破檔案進行局部修整的技術方法。一般適用于載體強度尚可，但存在局部殘破、有孔洞或裝訂邊狹窄的檔案。在操作中，應根據檔案原件的情況，采取補缺、接邊、溜口、挖補等技術方法進行修補。

檔案揭補是指對嚴重黏結檔案進行分離，并對殘破部分進行局部修整。揭開時檔案紙張應整頁安全分離，利用現有技術難以揭開的檔案暫不進行分離。揭開后，應用鑷子去掉檔案上原黏結物及污物。揭開的檔案要放入自制的宣紙本中，保全檔案碎片，及時放回原位，不要丟失。具體操作有干揭法和濕揭法2種形式。

（1）干揭法：適用于紙張間黏結不太嚴重，但字跡遇水擴散的檔案磚。

（2）濕揭法：適用于紙張間黏結嚴重，但字跡遇水不擴散的檔案磚。濕揭法分揭檔案時，應先測檢字跡、邊欄及印章等書寫材料的水溶性，確保書寫材料（字跡）無洇化、褪色現象。檔案上的霉斑、污斑、泥斑應盡可能去除。技術方法有水沖法、水泡法、蒸汽法。

（3）破碎檔案從背面不易拼對時，應將檔案正面朝上放在擱板上，拼齊碎塊，逐一對準字跡，用薄紙條將破碎處暫時固定，然后把檔案翻過來，進行補缺，最后將紙條鑷下，壓平，晾干。對酥脆殘破的檔案，應在有燈光反射的玻璃臺面上進行修補。在臺面上鋪墊膜，將檔案字面朝下展平，對準裂縫和字跡，然后用稍稠的糨糊交補紙貼上壓平，再墊吸水紙排實。破碎嚴重的檔案，應進行托裱。

3.6 數字化

圖1 檔案數字化加工流程圖

按照《民國檔案目錄中心數據采集標準民國檔案著錄細則》（DA / T 20.1—1999），規范檔案中的目錄內容，包括確定檔案目錄的著錄項和內容要求等，并要將目錄全部重新摘錄出來；如有錯誤或不規范的案卷題名、文件題名、責任者、文件編號、起止頁號和頁數等，應進行相應處理，由采購方進行審核；完成目錄采集的檔案放到檔案調卷箱中，掃描員按照組長制定的檔案領卷單進行登記領卷，并對領到的案卷逐頁逐份掃描。在工作流程單上登記實際掃描的頁數，核對每份文件的實際頁數與檔案前整理時填寫的是否一致，不一致時應注明原因和處理方法；對掃描后的圖像逐頁糾偏、去污、拼接、裁邊處理，并排列順序。圖像偏度不得大于1度，圖像內容信息要完整、可讀。對優化完成的圖像，掃描員先進行自檢，確認無誤后將流程單交到質檢員手中，質檢員將對圖像進行100%的人工校對；項目負責人對數據進行驗收和數字化成果移交；數字化加工后的檔案數據，須完全符合技術要求，將檔案數據完整、準確地導入系統；應結合要求與用戶的實際情況對數據進行多重備份；最后，將檔案裝箱后歸還庫房（雙方清點確認）。