基于三層B/S結構的學校檔案管理信息系統設計與實現

李念平，屈紅永

（重慶市永川中學校，重慶 402160）

一、引言

隨著計算機在學校的普及，信息記錄的主要方式已由原來的筆寫文字變成電子文檔。大量電子文檔給檔案管理提出了新的要求，同時又為檔案數字化帶來了極大的便利。為改變檔案管理方式，提高管理效率，重慶市永川中學校經過技術可行性和業務可行性分析論證后，作為校級科研課題進行立項研究，在學校信息技術人員和檔案管理人員的共同努力下，自主開發出了中小學校檔案管理信息系統。又經過一年多來的使用和逐步完善，逐步形成了紙質檔案和電子檔案一體化管理的整體解決方案。

二、系統設計

1.架構與技術設計

（1）硬件系統結構

Web服務器、數據庫服務器各一臺，也可集中在一臺服務器上，用戶計算機若干。對于檔案業務部門需要配備高速掃描儀、絞邊機和打印機等相關設備。硬件系統結構如圖1所示。

圖1 硬件系統結構

（2）軟件系統結構

采用B/S（Browser/Server）架構設計，在服務器上配置安裝，通過瀏覽器訪問，無客戶端數量限制。運用asp.net和MS SQL Serve數據庫技術，按數據層、業務層（也有叫邏輯層）、表示層三層架構開發。這樣能使架構更清晰，提高代碼重用率，減少代碼編寫復雜度，便于維護。

①用戶界面層：主要運行于客戶端，用于收集用戶輸入并顯示處理結果實現與用戶交互功能?；跒g覽器，無需安裝，易于維護。

②應用服務層：運行于服務器，主要通過定義以下類來實現：

數據實體類：采用對象關系映射（O/R Map）技術實現，為數據庫的每個表建立相應的實體類，如數據庫中的案卷表app_File對應的案卷實體類定義如下：

數據操作類：封閉了實體控制、連接數據庫和執行數據庫常規操作。通過操作實體類實現向數據庫表中插入、刪除、修改數據，同時為業務規則層提供數據服務。

業務規則類：各種業務規則和邏輯的實現，如賬戶的驗證，審核、多條件查詢等，為表示層提供反饋和執行處理過程，使用戶界面與各種功能隔離。

③數據層：選擇MS SQL Server數據庫，用于數據集中存儲，提供數據的查詢、增加、刪除、修改、存儲過程的執行等功能，數據庫主要表及關系如圖2所示。

圖2 數據庫主要表及關系

2.需求與功能設計

（1）系統配置模塊

該模塊主要實現系統參數設置、角色權限管理、用戶管理、字典維護、日志管理、數據備份、在線用戶管理等功能以及積分管理、界面風格設置、個人信息管理等輔助功能。采用開放式設計，是整個系統的基礎。僅學校的系統管理員具有本模塊權限。具體通過菜單“系統配置”中操作,如圖3所示。

圖3 案卷著錄

（2）案卷類別管理模塊

該模塊主要實現正式案卷類別和專題案卷類別的建立、瀏覽、排序修改移動、分類實時統計等功能。采用樹型目錄結構，層次關系一目了然。本模塊需要學校檔案管理員權限，具體在“系統配置”和“類別管理中”操作。

（3）案卷管理模塊：本系統的核心部分，主要實現案卷的分類別分期限著錄編輯、查詢瀏覽、歸盒歸檔，轉換標識和電子文件打印等功能。

①案卷的著錄編輯：包括設置了提示、默認值和校驗的標題、檢索詞、文號、備注、頁數等輸入類項目；類別、保管期限、電子文檔等選擇類項目；年度編號、統編號、全宗號、立卷人、立卷部門、立卷時間、審核人、審核時間等由系統在相應階段自動生成類項目，簡化操作、保障規范。具體在“案卷管理”和“新建案卷”中操作。如圖3所示。

②案卷的查詢瀏覽：可分類查詢、可自定義查詢?？刹轫椖繋缀醢税妇淼乃袑傩?，可根據單一屬性查詢亦可使用屬性組合查詢，查詢結果列表顯示案卷的關鍵信息?？蛇M一步瀏覽案卷的屬性和電子文檔的內容。保障了查詢瀏覽靈活快捷。

③其它功能：支持電子文檔、案卷屬性、案卷標識的顯示打印，以及案卷預歸盒、專題歸檔等操作。

（4）案盒管理模塊

該模塊主要實現案盒的分年度分期別建立編輯、查詢瀏覽、排序編號、驗收歸室（如圖4所示）以及案盒封面、卷內目錄和盒脊內容自動生成打印等功能。

圖4 案盒管理

（5）專題檔案模塊

實現根據需要將案卷多次邏輯組檔，形成各專題檔案并自生成專題檔案封面和卷內目錄，提供專題檔案封卷內目錄和案卷的在線瀏覽各紙質資料打印。

（6）借閱登記模塊

實現檔案借閱利用登記功能，可用于案卷的借還利用管理。

3.安全保密設計

網絡環境下的電子檔案管理最主要的軟肋在于保密和安全，對其威脅有如下兩方面的分析和預案：

（1）對于因硬軟件可能造成的數據丟失或破壞，本系統主要采取以下防范措施：

①紙質和電子檔案“雙套制”，這是解決電子檔案安全問題根本措施。

②數據集中存貯，定期異機備份，可通過加強數據庫服務器管理，利用MS SQL Server備份功能實現。

（2）對于非法訪問可能帶來的保密和安全隱患主要采取了以下防范措施：

①訪問控制：系統設置了系統管理員、檔案管理員、部門用戶三類角色并分別授權，通過登錄模塊對用戶身份進行識別和控制，保證其僅能訪問授權部分信息。系統還可設置訪問范圍，可限定局域網或指定IP的用戶訪問。對安全性要求特別高的可以選配基于硬件的登錄身份認證鎖。

②操作記錄：通過日志文件記錄登錄用戶操作，管理員可分析用戶操作行為。

③入侵檢測：預先設定對于網絡數據流中的潛在的入侵、攻擊以及濫用等方面進行自動檢測，使得網絡具有入侵保護能力，如設置了專門的SQL注入檢測程序等。

④數據加密：如用戶密碼等關鍵信息采用了MD5加密技術，增加系統及數據的安全性和保密性。

4.業務流程設計

（1）劃分對象層次、調整管理重心

檔案管理對象分案卷、案盒、案柜、案室四個層次，其中核心業務是案卷，改變以前以盒為單位立卷的方式,實行一“件”一卷，一卷一號。

（2）明確業務范圍、理順業務流程

學校檔案管理員對系統進行相應配置并對案卷類進行設置后，檔案管理系統業務流程可分為實時立卷、集中歸盒、統一編號、打印裝盒、送驗歸檔、借閱利用六個階段。

①實時立卷階段

部門相關工作人員登錄后，在系統“案卷管理”模塊根據學校歸檔目錄要求，將本部門產生的電子文檔分管理期限、類別、年度實時上傳到系統，并對該電子文檔的形式特征和內容特征進行在線著錄。對沒有電子文檔但使用率又較高的紙質文檔通過掃描等方式轉換成電子文件上傳。系統支持常見的 doc、xls、ppt、pdf、txt文書文檔上傳，為實現在線全文查閱，根據檔案管理對電子文檔的規范要求，需要將以上類型的文書類電子文檔轉統一轉換成pdf格式。系統支持轉換后上傳、上傳后系統自動轉換和上傳后管理員統一轉換三種方式。支持聲音文件、視頻文件上傳和在線視聽。

②集中歸盒階段

根據學校檔案管理的統一安排，由各處室相關人員在期末或年末集中時間限時在系統“案盒管理”模塊中建立案盒信息，在“案卷管理”模塊中清理或調整本部門上傳的案卷，并根據案卷分類要求，結合案盒的容量對案卷進行虛擬預歸盒處理，為下一階段檔案管理員全校統一編號做準備。

③統一編號階段

由學校檔案管理員集中時間在“案盒管理”模塊中對各處室預歸盒情況進行檢查，刪除空案盒，拆除沒必要歸檔的案卷，調整案盒順序，設定案盒存放位置，然后進行全校拉通統一編號。編號由系統自動完成，同一年（度）分期限統一按“全宗號－保管期－年度＋年度序號”拉通編號，并自動更新所有電子文檔，在所有案卷電子文檔的右上角增加編號標識，供下一階段各處室打印。

④打印裝盒階段

各處室人員在系統“案盒管理”模塊中打印出帶編號的紙質案卷，已有紙質案卷的打印出標識或封面頁；將紙質案卷分卷進行絞邊處理，再根據系統中的預歸盒按順序裝入紙質案盒；打印出系統自動生成的卷內目錄并進行絞邊處理裝盒；打印出案盒封面、案盒脊面并粘貼到相應位置。

⑤送驗歸檔階段

由各處室人員將本部門的案盒交學校檔案室，學校檔案管理在系統[案盒管理]模塊中根據案盒相關信息進行驗收，保證賬（系統登記）和物（紙質的卷盒）一致。對驗收合格的案盒準確入室歸位，形成年度檔案，供下一階段借閱利用。

⑥借閱利用階段

由于歸檔入室的紙質案卷與管理系統中的電子案卷是一一對應，互為備份的，所以各處室可以對本部門上傳的案卷通過網絡實時在線查閱、打印。也可根據迎檢等需要建立專題檔案，重新對案卷進行多次靈活重組虛擬歸檔。不分保管期同一卷可同時歸到不同的專題類別；專題歸檔直接在正式檔案中提取數據供瀏覽和打印?？勺詣由蓪ｎ}類別的案盒封面和案卷目錄。專題檔案只是邏輯上對案卷重新分類，增加刪除調整不影響正式檔案。

三、結束語

紙質檔案與電子檔案雙套制、網絡化是學校檔案管理的發展方向。檔案管理信息系統如何與檔案管理業務流程相適應，需要據需論證、立項研究，遵從標準、量身定制。只有考慮共性需求，兼顧個性需求，能夠滿足變化需要的檔案管理信息系統才具有較長的生命周期。