智慧城市建設環境下檔案管理信息化建設發展思考

張大齊

摘 要：新形勢下，利用現代信息管理技術實現檔案管理智慧化未來檔案界發展的歷史必然。同時，快速發展的智慧城市建設環境下，為檔案管理信息化建設建設與發展帶來了前所未有的機遇，同時也面臨著重重困難和挑戰。正確處理好檔案管理信息化建設與智慧城市建設之間的關系，查找建設與發展中存在的問題，是檔案管理工作者乃至全社會的共同任務。檔案管理信息化建設也將以最新的理念和手段，為智慧城市建設增添新的內容和服務。盡管檔案管理信息化建設過程中存在發展思路不清晰、基礎設施較差、信息安全亟待解決、專業人才匱乏等問題，通過我們的努力，比如，在加強頂層設計、加強基礎設施建設、加強資金投入、著力人才培養等方面發力，智慧城市建設環境下檔案管理信息化建設一定會取得長足發展。

關鍵詞：智慧城市；檔案管理；信息化；檔案資源；頂層設計

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2018）07 — 0159 — 03

新時代互聯網信息技術的廣泛應用，以及智慧城市建設為檔案管理信息化建設提供了重大機遇和良好契機。新形勢下，利用現代信息管理技術實現檔案管理智慧化未來檔案界發展的歷史必然。悄然興起的智慧城市建設大環境下，檔案管理信息化建設已是時不我待。智慧城市建設與檔案管理信息化建設二者關系緊密，是互為條件、互為促進、互為補充、相互依存、相互作用的關系，是局部和全局的關系，不可或缺。檔案管理信息化是對信息資源、歸檔文件、檔案內容，運用現代信息技術進行的采集、加工、維護、數字化處理、共享服務等的檔案信息化管理水平提升的過程。當下，各地廣泛興起的智慧城市建設，使龐大的信息量充斥到社會的各個角落，這也使檔案管理信息化建設成為可能。智慧城市建設涉及面寬，是一個系統工程，而檔案管理信息化建設又是智慧城市建設重要的組成部分，智慧城市建設對檔案管理信息化建設發展起到強力助推作用。

一、檔案管理信息化建設與智慧城市建設的關系

（一）檔案管理信息化建設市智慧城市建設最重要工作之一

檔案管理信息化建設市智慧城市建設最重要內容。首先，在工作層面，檔案管理信息化建設工作者是智慧城市建設和發展參與者。例如，在城市智慧化、現代化、信息化建設與發展中，一定會自然形成海量的反映城市建設與發展方面的檔案，這些檔案都將成為智慧城市建設的檔案信息資源。推進檔案信息和城市建設自愿深度融合，把城市建設檔案信息放進智慧檔案館的信息資源庫中，就可以在黨和政府決策時提供條件和參考，從而實現經濟、社會、文化大發展大繁榮。其次，檔案信息資源是智慧城市建設的重要信息庫，是最為真實和最為可靠的信息資源，所以也是智慧城市建設與發展的重要根據。智慧城市建設的信息資源寓于龐大的檔案信息資源中，是廣義的檔案資源非常重要的組成部分。智慧城市建設非常依賴各類信息資源，檔案信息可以成為智慧城市建設和發展最為重要的信息依托。再次，檔案管理信息化建設是智慧城市建設的重要基礎保障。準確而海量的檔案信息資源是幫助政府部門順利完成決策部署的最基本的依據。檔案管理信息化建設的最大功能之一就是將諸多原始檔案信息資源集中形成統一的信息資源系統數據庫，通過科學存儲和梳理，使之具備服務于智慧城市建設的技術能力，繼而也為智慧城市建設提供了基礎性保障。

（二）檔案管理信息化建設制約和影響智慧城市公共服務能力提升

檔案管理信息化建設是實現智慧城市建設發展目標、任務的根本所在，檔案管理信息化建設最重要之處就是用先進技術整合豐富的檔案信息資源，為經濟、政治、社會、文化和生態建設尤其是人們的實際需求提供專業化檔案利用服務。實踐中，明顯表現就是檔案管理信息化建設嚴重影響和制約城市智慧化建設層次和水平，直接影響智慧城市公共服務能力的提升幅度。因此，加強檔案管理信息化建設，目的就是提升智慧城市建設水平，提升智慧城市公共服務能力，繼而展示智慧檔案館在提高智慧城市建設層次、公共服務水平等方面的能力和價值。

（三）智慧城市建設是檔案管理信息化建設的前提和保障

基礎設施方面的保障十分重要。首先，檔案管理信息化建設與發展基礎設施保障是城市的智慧化建設，沒有城市的智慧化建設，檔案管理信息化建設也就無從談起?；A設施建設十分重要，是智慧城市建設的根基，智慧城市建設的根基打牢了，檔案管理信息化、智慧化也就具備了基礎條件。近幾年來，國家一些支持政策的出臺，為智慧城市基礎設施建設和發展和檔案管理信息化建設提供了條件和基本保障。其次，智慧城市建設也為檔案管理和龐大信息資源整合提供了技術保障。比如，廣泛應用的物聯網技術讓檔案案卷諸多信息實現了精準識別、讀取以及實時監控，檔案信息資源的安全性得到了保障。大數據分析技術對于檔案信息資源進行深刻分析和深入挖掘，有利于檔案資源價值的深度開發和廣泛利用。同時，智慧城市建設也檔案資源信息化縱深開發利用得到了保障。確保了高效共享與整合檔案信息資源。云計算技術的應用，給檔案信息資源的共享帶來了極大的便利條件，也為檔案信息資源整合與高效利用提供了技術保障。

總之，智慧城市建設與檔案管理信息化建設二者關系緊密，是互為條件、互為促進、互為補充、相互依存、相互作用的關系，是局部和全局的關系，不可或缺。智慧城市建設和檔案管理信息化建設建設有著最為廣泛、最為共通的契合點，從這種意義上講，智慧城市與檔案管理信息化建設建設和發展中，屬于相互促進和相互依存的戰略關系。檔案管理信息化建設也將以最新的理念和手段，為智慧城市建設增添新的內容和服務。

二、檔案管理信息化建設建設與發展存在的問題分析

新時代，人們都有隨時隨地獲取信息的需求，特別需要信息之間的互聯互通。智慧城市建設和檔案管理信息化建設都是新生事物，尚處在發展的初級階段。其建設和發展經驗不足，存在建設理念不新、建設思路不清、規劃不力、基礎設施建設較差、高端人才缺乏、信息孤島局面嚴峻、資源無端浪費嚴重、信息安全風險大、政府投入和支持力度不大等諸多問題，這些問題需要我們盡快解決。

（一）建設思路不清晰

目前，檔案管理信息化建設建設還存在許多問題。比如，發展思路不清晰問題。新時代，全社會對檔案管理信息化建設有了更高的要求，檔案管理信息化建設和智慧城市建設是我們全面建成小康社會的迫切要求，是實現兩個百年奮斗目標的根本要求，這些都需要我們具備明確的發展思路。在我國，檔案管理信息化建設建設研究也僅僅處于起步階段，檔案部門尚處于起步和探索階段，沒有依照檔案管理信息化建設實際進行頂層設計，建設標準和建設路徑模糊不清，沒有把檔案管理信息化建設建設放在智慧城市建設大環境中去設計和規劃。

（二）基礎設施建設不力

基礎設施建設不力是新時代檔案管理信息化建設最為顯性的問題。檔案信息化的基礎設施包括三個方面內容，即網絡環境、軟件設施、硬件設施三方面。網絡環境建設表現為檔案信息數字化，對檔案數據分析和深加工不足。比如，公眾網略功能不齊全，致使公眾不能更好地進行檔案信息查詢。另外，還存在重視設備數量，忽視質量問題，比如，忽視計算機設備型號不同、檔次不統一問題等等。在軟件系統開發方面，忽視軟件設置的數據類型和標準的統一，使信息資源數據不能兼容和共建共享。

（三）信息安全風險巨大

現實表明，由于網絡黑客等頻繁出現，當下如何解決好檔案信息安全問題極為緊迫。比如，在云計算的環境下，檔案信息數據調用、數據丟失和泄密的可能性較大，檔案信息安全風險劇增。在智城市建設大環境下，數據信息的泄露會影響到經濟、社會政治、文化發展的各個層面發展，有的甚至可能會危及到國家安全。鑒于此，怎樣避免檔案信息泄露、丟失、人為破壞等等檔案信息安全問題尤為重要。

（四）缺乏高端復合型專業人才

現階段，多數檔案館都缺乏高端復合型專業人才，這也是一個共性問題。調查表明，在實際工作中，有許多檔案部門人員專業水平和業務能力偏低，專業人才相當匱乏，從業人員既缺乏專業管理知識和信息處理能力，也缺乏把新一代信息技術應用能力，大多數工作人員只會從事傳統的檔案分卷、整理、裝訂、歸檔等具體工作，對于新技術感到漠然。對于檔案工作，往往使用老辦法、老套路、傳統技術，這樣勢必會影響了檔案管理信息化建設的創新發展。

（五）政府資金投入嚴重不足

檔案管理信息化建設過程中，必然存在資金投入問題，比如，設備維護、軟件和硬件的投入、后期維護與更新等方面的投入，如果缺乏資金的投入就會成為“無源之水，無本之木”。因為，在智慧城市建設和檔案管理智慧化、信息化建設過程中，資金支持力度不夠、投入不足等一直都是桎梏智慧城市建設和檔案管理信息化建設健康發展的重要因素之一。實踐過程中，資金不足或建設資金不到位，使檔案管理信息化建設建設處于困頓和停滯的局面。

三、智慧城市建設環境下檔案管理信息化建設發展對策

（一）切實強化頂層高端設計

無論是城市建設還是檔案信息化建設都離不開設計方案，尤其是高端頂層設計更為重要。在智慧城市建設的大背景下，檔案管理信息化建設的綜合規劃、高端設計、施工建設、執行能力、績效評估等方面缺一不可，尤其是高端設計方案更為重要。各級各類檔案部門應從檔案管理信息化建設的各個層次，明確檔案管理信息化建設發展的目標，深化頂層設計，全方位規劃、科學協調、統籌管理、扎實推進檔案管理信息化建設工作。同時，建立科學合理的項目小組考評體系，這樣有利于對檔案管理信息化建設的工作進行監督和管理。

（二）加強和完善基礎設施建設

完善基礎設施建設是一座城市發展的首要任務，也是前提和保障。檔案管理信息化發展過程中，檔案部門加快進行內網建設是檔案管理信息化建設與發展的根本問題，實現信息資源共享，加強部門之間的數據共享，有利于檔案數據更好地實現利用價值和服務水平提升。加強合作，提高檔案部門的服務功能，檔案部門要積極拓展網站特色服務功能，達到查詢快捷自如，對同一型號的設備使用信手拈來。實踐中，在硬件設施方面，完善的檔案基礎設施建設有利于檔案數據的共享和傳輸；軟件系統方面，制定統一標準的檔案數據卡，改進服務模式，更好地為用戶提供檔案信息資源的共享利用。

（三）全力搞好檔案信息資源體系建設

搞好檔案信息資源體系建設作用重大。區域內廣泛征集、動態監控、互聯共享各類檔案信息資源，并對這些資源進行感知、分析、集成極為必要。做到這些，便能最大限度地滿足公眾及城市管理對檔案信息的實際需求。利用信息技術建立檔案信息共享平臺，加強檔案部門之間的互相合作，全力搞好檔案信息資源體系建設就能來獲取其所需要的各類檔案信息資源，真正形成無縫連接，大大提高檔案信息的利用率，實現檔案信息與社會信息高效共存。

（四）加強信息安全防護體系建設

檔案信息安全方面無小事。對于檔案管理、檔案使用安全以及檔案風險問題，都是當下智慧城市建設環境下應當高度注重的事情，這對于加強信息安全防護體系有著不可忽視的作用，必須把技術支撐作為考量重點，通過相關技術確保檔案信息的整體安全和有效防護。因此，在具體實踐路徑上，檔案館及檔案相關部門通過采用新一代信息技術，如應用互聯網、云計算及大數據等新技術，全方位、全時空監控檔案信息和數據從記錄、存儲、查詢等全程追溯，精準識別檔案整體信息內容，建立健全一整套嚴格的技術標準，促使其強化管理意識，規范操作流程，實現檔案信息安全管理的健康化、良序化運行，使之從整體上確保檔案信息的安全防護，降低風險指數，為更好地保護檔案信息做好安全性和技術性的保障。

（五）建設多層次人才流動體系

現代社會是智慧化、信息化的社會，對人才的需求是十分強烈的，尤其是那種復合型人才，更是當前社會所渴望需求的。因此，在構建檔案管理信息化建設路徑上，應當建設多層次、多元化人才流動體系，尤其是加強對復合型人才的培養力度，促使檔案管理人員能夠努力提升自身技能和業務水平，掌握一定實踐經驗，更好地應用檔案信息管理工作。同時，還應當加強對從事檔案管理工作的人員進行定期和不定期的培訓，健全專業化高級檔案管理信息化建設管理人才的考核標準，督促從事檔案管理工作的人員不斷加強學習，增強自身信息化素養和創新意識培育，甚至還打破傳統人才流動限制，設置關于人才流動的綠色通道，吸引更多高級專業人才，投身到檔案管理信息化建設進程中，為現代化的檔案管理注入新鮮血液和活力。

（六）加大政府資金投入力度

在智慧化建設背景下，政府應當強化自身服務意識，加大對檔案管理信息化建設的資金投入力度，確保檔案信息建設能夠呈現正態運行，全方位地提升檔案管理工作水平。同時，強化政府的公信度，充分發揮政府職能，確保檔案管理建設的安全性，從而更好地推進檔案管理工作進展。在具體實踐中，積極采用相應對策，將檔案管理信息化建設基礎建設、維護費用以及應用進行服務外包或合作開發，努力強化其硬件建設。同時，還要加強軟件開發，充分利用現有技術水平，強化對其不斷更新，打造檔案管理軟件的新版本，努力地為檔案管理工作提供優質服務，促使檔案信息建設充分發揮效用。

〔參 考 文 獻〕

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〔責任編輯：譚 蕊〕