淺談數字化時代下如何加強企業檔案信息化建設

湯煜華

【摘 要】隨著社會的發展，我國的經濟正在不斷地提升，當前各企業在社會中有著更加廣闊的進步空間。企業要想實現自身穩定的發展，提升競爭力，那么就應當在數字化時代下加強檔案信息化建設工作。數字化時代企業檔案是一個企業綜合能力的直接體現，同時也是企業中最關鍵、最寶貴的財富。因此，本文將圍繞數字化時代下如何加強企業檔案信息化建設為主題來展開分析，通過詳細的了解一下數字化時代下加強企業檔案信息化建設的價值和作用，再提出促進在數字時代下加強企業檔案信息化建設的可行性對策。

【關鍵詞】數字化時代;加強;企業檔案;信息化建設

在當前社會中企業檔案信息化建設受到社會各界的重視和關注，并且只有實現企業檔案信息化建設，才能夠順應社會的發展，跟上社會發展的潮流，提升自身的競爭力。所以，在當前社會背景下企業一定要注重采取有效的手段加強自身檔案信息化建設工作。

一、針對于數字化時代下加強企業檔案信息化建設價值和作用的分析

所謂企業檔案信息化就是能夠在新的社會背景下積極合理的利用現代化技術，實現企業檔案內容不變的前提下，將檔案的存儲方式以及檔案機構進行優化和完善，從而順應社會的發展。在數字化時代中檔案信息化建設并不是單純的技術性問題，同時也表現出了系統性以及工程的多樣性，只有實現技術和業務兩者之間的相互聯系和交融，才能夠體現出數字化時代下檔案信息化建設的價值和作用。一個企業要想在社會中有著更加廣闊的發展空間，提升自身的競爭力。那么開展信息化建設檔案是至關重要的[1]。針對于傳統的企業檔案管理方式來說，企業大都是利用紙質進行記錄管理的，在社會發展的背景下才逐漸的出現了照片、光盤、磁帶等各種多樣化的載體。但是在當前數字化時代下，電子檔案又成為了企業檔案發展的主要趨勢，和傳統的紙質檔案管理工作來說，電子檔案不僅有著先進性的特點，同時還有著較強的安全性以及管理性，方便保存，并且不容易破壞和丟失，只有企業實現檔案的信息化管理，才能夠合理的將封閉式的檔案轉變成為能夠合理配置的檔案系統。

二、針對于促進在數字時代下加強企業檔案信息化建設可行性對策的分析

2.1重視和關注企業檔案信息化建設工作

在當前數字化時代下部分企業在企業檔案建設工作中依然存在著各種問題有待完善，主要體現在企業自身缺乏資金問題、專業性人才不足問題以及基礎設施不夠完善問題等，種種問題的存在導致各企業檔案建設出現不平衡性，甚至嚴重阻礙了自身的發展，逐漸的被社會所淘汰。與此同時，檔案信息化管理和其他信息管理也未能實現有效的銜接，以至于對我國企業信息一體化管理形成嚴重的負面影響。因此，在數字化時代下相關企業中的管理人員應當重視和關注企業檔案信息化建設工作的順利開展，要將自身的眼光放出放長遠，因為一個企業要想有著更加長遠的發展目標，一定要注重信息化檔案管理工作要開展，要求在企業實際運營的過程中建立完善的企業檔案信息化系統，確保信息具有準確性、及時性以及專業性的特點。企業還要實現在生產環節、規劃環節、營銷環節等，都要制定更加詳細的檔案，通過這種手段最大限度的提升企業內部的各項管理和經營工作，增加企業的自身效益。所以，當前大多數的企業管理人員都開始注重檔案信息化管理建設工作的開展，全面的認識和了解到只有順應社會的發展，跟上社會發展的潮流，及時的轉變思維，不斷的創新和改革，才能夠為企業提供更加廣闊的發展空間，提升自身的競爭力[2]。

2.2加大資金投入來完善企業的基礎設施

數字化時代下企業檔案信息化建設工作需要硬件設備作為支持，這就要求企業中的相關管理人員應當加大資金投入來完善企業的基礎設施。但是部分企業由于受到資金不足，以及對于一些中小型企業來說，并不愿意將資金花費在到案的信息化建設上，上述種種問題的存在也就導致檔案的基礎設施不夠完善，未能全面的體現出檔案信息化的價值和作用。并且當前還有部分企業依然沿用著傳統的檔案管理形式，大多是以書面的形式來開展檔案管理工作，在這一工作背景下將會導致檔案很容易丟失或者損壞，對企業的長遠發展受到嚴重的阻礙。要想改變這種現狀，提升自身的發展空間，企業就應當將自身的眼光放長遠，加大資金的投入，完善檔案信息化的基礎設施，要求要以檔案信息化系統為主體，實現在數據庫體系當中檢索、整合以及儲存。與此同時，還要選擇專業性技能較強的技術人員采取有效的措施加強檔案信息數據庫備份系統以及加密系統的建設，通過這種建設手段將會有效的避免被黑客攻擊以及病毒入侵，防止各種檔案和文件被損壞和篡改。即使是有黑客和病毒入侵檔案系統，損壞了企業中的檔案，那么企業也能夠通過檔案備份系統來完成對各種檔案的恢復，確保檔案具有專業性、安全性以及完整性的特點，最大限度的提升企業的經濟效益，也減少經濟的損失，確保企業在數字化時代中穩定的發展。

2.3進一步優化和完善企業檔案管理制度

企業中的相關管理人員應當進一步優化和完善檔案管理制度，優化和完善管理制度來建立專業的運行機制是顯著提升檔案信息化水平的前提和保障。這就要求企業能夠在社會和高校中選擇專業性技能較強的工作人員來加入到企業檔案管理工作中，提升檔案團隊的綜合能力。與此同時，還要加強對工作人員各種專業性理論知識的補充，實現在檔案管理工作中建立目標責任體系，這就要求企業中的相關管理人員應積極的制定《檔案管理領導小組工作職責》等相關制度，實現每個工作人員都有事可干，責任到個人，并且還要優化和完善操作規范體系工作，要求企業中的管理人員在積極根據檔案管理個性化要求以及自身企業的實際發展情況的背景下，制定文書立卷歸檔辦法，促使檔案管理工作各項工作的開展都有各種相關制度的支持，有法可依[3]。除此之外，企業要積極的成立監督檢查管理制度，要求企業能夠組織一支監督檢查團隊，實現對檔案管理的抽查、普查，避免在檔案管理中出現泄密、丟失損壞等不良情況的發生。

2.4在企業中積極地構建數字化檔案網站

在企業中還應當積極的構建數字化檔案網站，檔案網站的建立是實現將企業檔案工作真正面向所有工作人員和社會的關鍵途徑，同時也是在數字化時代中全面的發揮出檔案信息價值的前提，能夠為企業的相關部門提供可靠的檔案信息，實現檔案的共享。因為當建立檔案網站時，相關工作人員就能夠通過登錄網站來快速的瀏覽檔案信息，直接的運用自身的計算機終端進行查找文件，這對大幅度的提升工作效率有著深遠影響，并且檔案信息積極的采用網絡化，還會實現自動統計、無紙化工作，建立開放的數據庫，促使各種有效的資源合理利用，為最大限度的提升企業的經濟效益奠定堅實的基礎。

三、結束語

通過上述問題分析，我們充分的認識意識到在數字化時代下加強企業檔案信息化建設的重要性和必要性。數字化企業檔案信息化建設工作是促使其能夠順應社會發展，跟上社會發展腳步的前提和保障，同時一個企業自身檔案信息化建設的質量，將直接的體現出自身的經營現狀。這就要求企業在以后的發展中一定要重視和關注企業檔案信息化建設工作、加大資金投入、完善基礎設施、進一步優化和完善管理制度以及積極的構建數字化檔案網站等，通過種種有效的對策來實現加強企業檔案信息化建設的目的，為促進企業的長遠發展奠定堅實的基礎。

【參考文獻】

[1]于長江.淺談信息化背景下的企業檔案管理[J].黑龍江檔案，2019（01）：76.

[2]李金苓.加快企業檔案信息化建設[J].黑龍江檔案，2016（01）：74.

[3]和夢吉. 企業檔案信息化建設對策研究[D].山東大學，2012.