PDCA循環在高校固定資產賬賬與賬實管理中的應用

楊梅蓉

(泉州醫學高等?？茖W校 后勤管理處, 福建 泉州 362000)

近年來,我國高校固定資產數量與類別增長迅猛,這些固定資產在不同環節由不同的部門管理,而部門之間各自為政,使用過程中又時常脫離管理,導致固定資產財務賬與資產賬、資產賬與實物不符現象突出。如何有效地進行高校固定資產管理成為高校固定資產管理工作中的難點與痛點。2016年全國行政事業單位國有資產清查結果顯示,有不少高校的固定資產賬賬、賬實相差較大,高校固定資產賬務管理混亂。在管理過程中,只有保證賬賬與賬實相符,才能防止國有資產流失,保證國有資產的安全與完整,加強高校固定資產賬賬與賬實管理十分必要。

本人在工作實踐中應用PDCA循環管理理論,探析高校固定資產賬賬、賬實管理路徑,與同行共商榷。

1 相關理論及研究現狀

PDCA循環管理理論在國內主要應用于企業管理,近年來被廣泛應用于醫療機構管理,并逐漸應用于其他管理領域[1]。

1.1 PDCA循環理論

PDCA循環(俗稱“戴明環”)是美國質量管理專家休哈特博士首先提出的,是全面質量管理的思想基礎和方法依據。PDCA循環的含義是將質量管理分為4個階段,即計劃(plan)、執行(do)、檢查(check)、處理(action)。在質量管理活動中,要求把各項工作按照工作程序進行,從作出計劃、實施計劃、檢查實施效果、到將成功的管理規章納入標準,不成功的留待下一循環去解決,這樣層層循環,螺旋式不斷調整提升管理工作水平[2]。這是一個管理持續改進的過程,也是全面提升質量管理所應遵循的科學程序[3]

1.2 研究綜述

通過CNKI期刊數據庫查詢近10年有關“PDCA循環”和“資產管理”兩個關鍵詞獲知,PDCA循環理論在資產管理領域里的應用研究較少,僅有兩篇,說明PDCA循環理論在高校資產管理領域的體系建設尚未開展。在現有的兩篇文章中,席冬梅等以“實物鏈—資金鏈”二維分析為起點,探討政府部門固定資產管理從采購到報廢的“計劃、執行、檢查、處理”(PDCA)循環管理模式[4]；練旭輝等探討PDCA循環在醫院醫療設備固定資產管理中應用的價值及方法[5]。幾位學者都在探討PDCA循環理論在資產管理領域的管理模式、價值和方法,但都沒有涉及PDCA循環理論在高校固定資產管理中的應用,更沒有PDCA循環理論在高校資產管理領域的體系建設研究。

2 PDCA循環在高校固定資產賬賬、賬實管理中的應用

2.1 P(計劃)階段

分析現狀,找出產生問題的原因。確定最佳解決方案,設定目標。造成高校固定資產賬賬、賬實不符的原因主要有以下幾方面：

(1) 缺乏資產管理協同機制與制度。部分高校頂層國有資產管理部門缺乏或形同虛設,缺乏統一領導及協同制度[6]。高校固定資產種類與數量龐大,各環節資產管理部門眾多,固定資產產生、變動、報廢、殘值回收環節多且經歷周期長達數年。這期間缺乏統一的協同機制與制度,導致國有資產管理混亂,賬賬不符與賬實不符問題突出也就不足為奇了。

(2) 缺乏資產管理專業人才。多數高校各資產使用部門的資產管理人員往往是兼職管理資產工作,既缺乏專業的資產管理知識[7],人員的頻繁變動又使得他們的實踐經驗不足。對于資產管理工作,他們時常不知從何下手，極易造成錯誤入庫、人或物變動時調賬不及時、無法使用的資產報廢不及時甚至隨意丟棄導致實物丟失等問題,固定資產賬賬不符與賬實不符問題突出。

(3) 缺乏資產管理先進手段。雖然應用先進的信息技術手段參與國有資產的管理已經成各高校資產管理者的共識,但常常局限于某個具體管理環節如資產采購、或資產賬日常管理、或財務日常管理等方面的信息技術,而缺乏應用先進信息技術手段對整個資產管理流程進行精細的動態連動管理,導致各資產管理環節數據無法互通,缺少有針對性解決固定資產賬賬不符與賬實不符問題的強有力的技術支持。

(4) 缺乏資產管理監督與獎懲機制。多數高校缺乏資產管理監督與獎懲機制,導致使用部門資產管理人員責任意識淡薄,部門內資產隨意搬動,使用人員隨意變換,部門之間人員變動后不及時調賬,資產損壞了就棄置不用重新購置,導致固定資產賬賬不符與賬實不符[8]。

針對上述幾種原因,應建立全校固定資產科學管理體系與完善協同制度,在徹底清查固定資產、解決歷史遺留問題的基礎上,引入先進的信息化手段,打通資產管理各個環節,制定資產管理完整流程與標準工作手冊,完善固定資產賠償制度等獎懲機制。通過以上這些措施強化管理,以期使高校固定資產賬賬相符率達到100%,賬實相符率達到99.5%以上。

2.2 D(執行)階段

根據前期分析和設定的方案,執行管理。

2.2.1 建立全校固定資產科學管理體系與完善協同制度

設立校級國有資產管理組織——校資產管理工作領導小組,作為學校國有資產管理與監督的決策機構,統一領導學校的各項國有資產管理工作。領導小組決策國有資產管理重大問題,以會議決議等形式指揮全校國有資產的監管工作。并下設國有資產監督管理委員會辦公室作為日常辦事機構,具體負責貫徹落實校資產領導小組的決議并實行日常監督與管理職能。同時制定全校資產協同管理制度,建立資產協同管理機制推動資產規范化管理。高校資產數量龐大、種類繁多且專業性強,在校資產領導小組的統一領導與協調下,由各部門歸口管理,但需與全校各資產使用單位及其資產使用人共同組成全校固定資產科學管理體系[6]。

資產使用人是資產保管維護的具體責任人,每一臺件的資產管理都要具體落實到使用人身上,做到責任到人。這樣構建資產管理工作領導小組—歸口管理部門—使用部門—具體責任人等4個層次的管理體系,為高校資產賬賬、賬實相符提供了體制保障。

2.2.2 徹底清查固定資產,解決歷史遺留問題

以2017年12月31日為時間節點,對這個時間節點前全校固定資產徹底清查,解決歷史遺留問題。在資產賬與財務賬不符方面：資產管理部門與財務部門分門別類一一對賬,資產賬少錄的,資產部門到檔案室查找當時的財務入庫憑證一一補錄。資產賬已經報廢、丟失、注銷的,財務部門根據資產管理部門報廢單憑證及時銷賬。由此把時間節點前賬賬不符的壞賬全部清理清楚,實現了時間節點前資產賬賬相符；在資產賬與實物不符方面：徹底清查固定資產賬實情況,依據財政部《關于開展2016年全國行政事業單位國有資產清查工作的通知》(財資[2016]2 號)制定詳細工作方案,明確組織領導,各種途徑宣傳發動、培訓指導,采用先各單位自查，后學校隨機抽查，最后委托第三方會計師事務所復查相結合的方法開展徹底清查工作。對清查結果進行整理分析、分類審批處理：資產實物損壞該報廢的報廢,有賬無物的該盤虧的盤虧,有物無賬的該盤盈的盤盈。同時,對于有實物但信息混亂的資產,要求使用部門修改資產賬信息使之與實際情況相符:對資產實物歸屬變動的進行調撥；對使用人和存放點變動的修正記錄；對資產標簽錯貼漏貼的及時糾正,務必使每一個資產賬與對應實物的物、人、地、標簽相符。

2.2.3 引入先進的信息化手段參與資產管理,實現各環節數據互通

我校以2018年1月1日為時間節點,對這個時間節點以后各資產管理環節引入信息化手段實現數據互通[9]。以前我校財務部門與資產管理部門用的管理軟件不同, 部門間各自為政,無法共享數據。2017年下半年,資產管理軟件在引入網絡版的基礎上,實現了與財務軟件的數據對接,從2018年1月1日起實現了資產從實物管理到資產賬管理到財務賬管理的連動管理[10]。

資產入庫方面：首先,資產使用部門依據采購合同數據完成實物驗收工作,驗收人員會簽生成附有資產數量、價值、規格等數據的驗收單；其次,資產使用部門在網絡版資產管理軟件上填寫資產信息并提交入庫申請；然后,資產管理部門根據驗收單上的資產數據完成網上入庫審核,這時資產數據會自動通過中間服務器實時傳送到財務管理軟件；最后,財務部門再依據資產使用部門提供的原始發票、采購合同、驗收單等紙質報賬材料與財務軟件資產數據核對,如確認無誤,即可計入財務資產財務賬,如數據不符,則重新復查并糾錯[11]。

資產銷賬方面：首先,資產使用部門通過網絡版資產管理軟件提交報廢變動申請；然后,資產管理部門啟動審批流程并根據申請情況完成網上變動審核,這時資產銷賬數據也會推送到財務管理軟件；最后,財務部門根據資產管理部門提供的報廢等審批憑證與財務管理軟件中報廢等變動數據核實,如確認無誤,即可完成財務固定資產銷賬工作[12]。

通過技術手段可實現新增與減少固定資產實物、資產賬和財務賬的實時對賬,確保了各環節無差錯對接,為時間節點后實現資產賬賬、賬實相符提供了強有力的技術保障。

2.2.4 制定資產管理完整流程與標準工作手冊

在短時間內,我們無法改變資產管理人員專業水平不高與人員頻繁變動問題。要使現有基層資產管理人員快速由“生手 ”變為“熟手”,就必須在加強培訓的同時制定資產管理完整流程與標準工作手冊,對資產入庫、調撥、報廢處置等各個環節制定科學化、精細化管理流程與標準工作手冊,使每一位資產管理員了解各個環節該如何處理資產事務,盡最大可能減少失誤,這是規范資產管理工作的強有力手段,也能有效促進高校固定資產賬賬、賬實相符的實現。

2.2.5 完善固定資產賠償制度等獎懲機制

制定固定資產損壞丟失賠償制度,以制度的形式確定資產使用部門負責人是資產的主要負責人,自用資產使用人為具體責任人,公用資產指定管理人或部門資產管理員為具體責任人。因各種主觀原因造成固定資產損壞、丟失的,將啟動資產賠償審批程序,依據審批結果,具體責任人承擔賠償責任。對自用資產除特殊原因外均由具體責任人承擔全部賠償責任,對公用資產先厘清具體責任人與所在部門各自的責任后,再按規定相應承擔賠償責任,并對有關人員通報批評[13]。

制定資產管理獎勵制度,以年度為單位由校資產領導小組組織對全校資產管理部門及個人進行績效評定。根據具體的評價標準,對于工作成效突出的部門與個人進行獎勵,并給予有關人員在職稱與職務上按優先原則進行聘任[14]。

只有資產管理責任落實到具體責任人,并啟動獎懲機制,資產管理工作才能真正落到實處,為實現資產賬賬、賬實相符提供可靠的制度屏障。

2.3 C(檢查)階段

通過考核、督查方式,確認實施方案是否達到了目標,并調整解決方案。

資產管理部門與財務部門定期或不定期對賬,了解賬賬相符狀況,對出現的問題及時反饋并尋找可行的解決方案。

采用資產使用部門定期自查與資產管理部門不定期抽查相結合的方式開展固定資產清查工作,了解賬實相符狀況。對出現個別資產賬實依然不符的情況,詳細分析出現問題的原因,加強與各部門的交流溝通,共同尋找管理中存在的漏洞,并對檢查中發現的問題及提出的建議或意見進行分析并采取改進措施,達到不斷改進質量管理體系的目的。結合資產管理總體發展目標,明確下一階段需要改進的目標,制定解決方案。

2.4 A(處理)階段

對于方案效果進行總結,對有成效的措施進行標準化,遺留的問題會自動轉入下一個PDCA循環,如此,周而復始,螺旋上升。

(1) 成效確認。截至2017年12月31日,我校資產管理實現資產賬與財務賬100%相符,資產賬與實物99.6%相符。同時,認真總結有效的經驗、措施、準則,并納入到資產管理相應的流程、標準、制度之中,作為今后工作的依據。

(2) 問題檢查。檢查中,發現少數資產使用部門的自查過程流于形式,沒有認真盤點,清查結果無法反映本部門賬實實際狀況[15]。校內各部門之間人員變動、資產歸屬等信息未及時更改。

(3) 持續改進。接下來將出臺國有資產清查制度,以制度的形式規定資產清查的原則、程序、時間間隔、方法、范圍、責任人、獎懲等內容,強調資產清查工作的重要性,使每一次資產清查結果更接近實際,使之成為獎懲的重要依據,有力促進固定資產賬實管理工作。同時,將加強與人事等部門的聯系,定期以文件或通知形式要求各使用部門及時根據實際情況更新資產及管理人員信息。

3 結語

PDCA循環理論是一套具體有效的管理手段,是發現與解決問題、推動工作持續前進的有效途徑。PDCA模式,使高校資產賬實管理擯棄了原來頭痛醫頭腳痛醫腳的片段式管理模式,采用一個循環反復的系統圍合管理模式,不斷補齊管理短板,使高校固定資產賬賬、賬實不符現象得到明顯改觀,提升了高校固定資產管理水平,促進高校建設健康發展。