標簽技術在高校文檔知識管理中的應用研究

王雁軍 黃儒樂

摘 ?要：該文介紹了文檔知識管理和標簽技術背景，分析了高校文檔知識管理的現實需求和應用難點，結合文檔知識管理和標簽技術的應用現狀，從個人應用和學校應用兩個角度闡述了高校文檔知識管理中應用標簽技術的具體思路，研究了標簽體系設計、平臺一體化設計等關鍵問題和解決思路，提出了“云平臺+終端應用”的架構設計思路。

關鍵詞：標簽 ?文檔管理 ?知識管理 ?高校

中圖分類號：G64 ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）12（c）-0198-03

高校作為國家人才培養和科學研究的重要基地，是典型的知識密集型組織，無論從個人還是學校各級組織，每天都要處理大量的文檔，分類復雜、搜索不便、協作共享困難等問題成為高校文檔知識管理的核心問題。標簽技術提供了便捷有效的文檔知識組織與管理手段，利用標簽技術提高學校文檔知識管理水平對提升師生的學習效率以及學校的管理與工作效率具有很強的現實意義。

1 ?相關技術概述

1.1 文檔知識管理

知識管理（Knowledge Management， KM）是涉及人、知識管理技術和組織的一種管理思想與方法， 組織可以通過知識管理實現知識創新， 提高競爭力[1]。知識管理包括顯性知識管理和隱性知識管理。知識管理系統是知識管理的技術手段和核心工具，實現知識的創造、存儲、轉移和應用。

文檔知識管理屬于顯性知識管理，主要管理用戶自己創建或經常使用的文檔資料，如Word文檔和PDF等各種格式的文檔[2]。文檔知識管理是知識管理的重要組成部分，以文檔為核心，實現文檔的科學高效的組織、歸檔、分類、檢索與查閱。目前，語義、人工智能、數據挖掘等新技術逐漸應用到文檔知識管理系統建設中。

1.2 標簽技術

標簽（也成標注）是指用戶自定義標簽，即用戶使用自定義的標簽詞語對網絡或系統中的資源進行標注、管理[3]。這里的用戶可以是資源的管理者，也可以是資源的使用者。標簽技術本質上是一種分類法，通過群體自發的標注行為對資源進行分類也稱為社會標注系統或協同標注系統。隨著Web2.0的發展，標簽技術廣泛應用于博客、知乎、豆瓣等應用，通過對資源使用相關性關鍵字標注，有助于資源的描述和分類，便于檢索和分享。

在不同的應用場景中，標簽的過程可分為人工標注和自動標注兩大類，人工標注是用戶手工確定關鍵字對資源進行標注;自動標注則是采用自動識別或語義分析等技術對目標資源進行標注。傳統的社會標注系統一般采用用戶人工標注方式，標簽采用扁平化結構來組織，標簽之間無語義或語用關系，這種無結構標簽集在一些應用場景中也帶來難以維護、價值降低、檢索效率較低等問題。

2 ?高校文檔知識管理的需求分析

2.1 個人文檔知識管理

多維度的文檔分類需求。隨著電子化辦公的不斷普及和發展，高校師生越來越依賴計算機開展日常學習、工作和科研，產生大量辦公文檔、課件、作業、論文、科研報告等電子文檔，并日積月累不斷增加，文檔的分類存放變得越來越復雜。不少用戶甚至習慣性堆放信息，即將文檔堆積在計算機桌面或某個臨時目錄，管理和使用都很混亂;有經驗一點的用戶采用樹狀多級目錄結構來管理文檔，還有的采用時間順序目錄結構來管理，無論是樹狀結構還是時間順序結構，都無法很好地解決文檔的多維度交叉分類問題，比如“2018年工作總結”文檔，業務屬性上它應屬于樹狀目錄中的工作總結子目錄，可時間上它又屬于2018年目錄，除非復制兩份，否則我們無法將其同時歸屬到兩個維度的目錄結構中來管理。

文檔快速查找定位需求。在計算機中查找文檔是每個人日常使用的高頻操作，傳統的查找方式包括根據自己的記憶和經驗逐級展開樹形目錄，找到相應的文件;或者基于目錄名、文件名、文件后綴進行搜索，這些查找定位方式要么操作復雜、要么不夠精確，查找效率較低，而且無法解決多維度綜合查找的需求。

2.2 學校文檔知識管理

學校文檔知識管理屬于組織內的文檔管理，如職能部門、學院的內部文檔管理，或者全校層面的某類文檔管理，如檔案、教學課件等。學校文檔知識管理其定位是服務于學校層面、部門層面及全體師生，和個人文檔知識管理的需求相比，學校文檔知識管理具有集中存儲、文檔量大、管理要求嚴謹等特點。除了常規的多維度分類、查找定位以外，還有文檔知識庫管理、更復雜更嚴謹的標簽分類體系、存檔與分享、智能搜索、知識挖掘等需求。

另外，高校存在大量信息化系統，例如OA系統、檔案管理系統、圖書資源系統、網絡教學系統等，這些系統也產生大量文檔，如何將這些文檔納入到學校文檔知識管理，實現集成的、統一的、標簽化管理，成為高校文檔知識管理一個很棘手的特色需求。

3 ?標簽在高校文檔知識管理中的應用思路

3.1 個人文檔管理中的標簽應用

高校個人文檔管理的目標群體主要包括老師、學生和各類工作人員，傳統的基于資源管理器的文檔管理無法滿足多維分類、便捷查找的需求。標簽化管理可以很好地解決這些問題，在面向個人文檔知識管理中應用標簽技術時，需要考慮如下功能定位。

（1）層級標簽體系。支持多層級（樹形結構）的標簽體系，標簽之間可以建立層級語義關系。

（2）多維度標注。支持對文件或目錄的多維度標簽描述，對一個文檔使用多個標簽，將同一標簽應用到不同文檔。

（3）自動標注。除了手工標注外，支持基于文檔的基本屬性進行自動標注，通過分析文件名、文件類型、時間甚至文檔內容自動打標簽。

（4）綜合搜索。支持多維度標簽組合搜索，支持標簽間的繼承關系，提供合并、排除等復雜搜索規則。

（5）標簽備份和導入?？蓪⑽臋n的所有標簽數據導出備份或恢復。

（6）可替代資源管理器。在工具中能夠提供文件和目錄的基礎管理功能，如創建、復制、粘貼、移動、刪除等，從而替代資源管理器。

目前面向個人文檔知識管理的工具軟件主要有Tabbles、TagLyst、TagSpaces等，有的工具只能運行在Windows系統中，有的支持Windows、OS X、Linux等跨平臺使用。從功能上來看，這些工具基本可以滿足高校師生基于標簽的個人文檔管理，但無法同時滿足學校組織層面的文檔管理應用，從統一平臺、集成共享的角度需要通過定制開發來實現。

3.2 學校文檔管理中的標簽應用

（1）基于標簽的高校圖書館個性化知識服務。

高校圖書館提供圖書、電子圖書、論文等大量文檔和知識資源，傳統的圖書管理與服務信息系統使用的是傳統的資源分類方式，用戶參與度不高?？梢栽诂F有圖書信息系統中的知識組織、信息檢索、知識服務等功能中擴展標簽服務，提升圖書資源的個性化知識服務。

建立用戶可參與的圖書資源自主標簽機制，用戶根據自己的理解，對圖書資源進行個性化標注，形成用戶自主創建的扁平化標簽集，和圖書資源已有的層次化主題分類體系相結合，提供基于標簽云的一種新的資源檢索和定位服務。對用戶創建的標簽進行關聯挖掘，還可以找出資源之間的隱性關聯以及用戶的隱性需求[3]。根據用戶在圖書信息系統中的資源瀏覽、借閱等訪問行為，自動給用戶添加標簽，建立系統自動標注的用戶畫像標簽集，為基于智能推薦算法的個性化服務提供基礎。

（2）電子檔案標簽服務。

隨著信息化技術的應用，高校檔案管理逐漸進入電子化發展階段，除了紙質檔案外，各類Office文檔、電子圖片、視頻、紙質檔案掃描件等電子文檔成為高校檔案管理的重要資源。通過在檔案信息系統中應用標簽技術，可以擴展電子檔案的分類方式，提供多維度的檔案分類組織，實現便捷的電子檔案檢索和關聯性查找。

由于檔案管理是一項非常嚴謹的業務工作，和圖書資源的標簽技術應用不同，檔案的標簽不能采用開放式的社會標注系統，用戶自發的標注關鍵詞隨意性大、描述準確性和嚴謹度不高，容易衍生出標簽集混亂等問題。因此，管理員標注方式是檔案管理標簽技術的首選，應用樹形結構化標簽體系比扁平化標簽體系要更適合這一場景，當然，適當通過自動標注方式提供一些基礎性標簽服務，可以降低管理員手工標注的工作量。

（3）文檔知識庫標簽服務。

高校日常教學、管理、科研活動中會產生大量電子文檔，如教學活動中的課件、教學視頻、講義、作業、實習報告、課程設計、畢業論文;管理工作中的日常辦公文檔（收文、發文、工作計劃、工作總結、規章制度、辦事流程、新聞稿、工作報告、會議紀要）、項目文檔（可行性研究報告、立項書、專家評審書、招投標文件、項目驗收報告）、年鑒、大事記、發展規劃、黨建工作文檔、工作照片、視頻;科研活動中的項目申報、中期檢查、結項驗收、研究資料、研究成果、學術報告等。這些文檔具有個人文檔和組織（部門或學校）文檔雙重特征，通過學校、部門分級應用或教學、科研等業務條線應用，組成了高校內部的重要文檔知識庫。

在高校文檔知識庫的管理中引入標簽技術很有必要，通過個人標注、官方標注相結合，實現文檔知識庫的多層級、多維度分類和高效檢索，而且隨著文檔的積累，針對海量級的文檔利用NLP等技術進行特征挖掘并自動標簽標注，找出文檔的隱性關聯，實現文檔價值的進一步提升。

3.3 關鍵問題和解決思路

3.3.1 標簽體系設計

標簽體系設計是高校文檔知識管理中的重要基礎，需要設計一套科學合理、運行有效的標簽管理體系來適應個人文檔管理、學校文檔管理等不同應用場景。標簽體系設計可以采取受控標簽和非受控標簽相結合的方式，受控標簽是學校官方提供的，符合國家有關標準的標簽，結構嚴謹，不完全開放維護;非受控標簽是用戶自定義的標簽，全體用戶范圍內開放性維護;如檔案管理應用中應以受控標簽為主，用戶自定義標簽為輔，個人文檔管理則可以使用用戶自定義標簽為主，受控標簽為輔。

標簽管理可以采取標簽云和標簽樹結合，用戶自定義標簽主要采用扁平化標簽云結構，管理簡單，維護方便;受控標簽主要采用層次結構的標簽樹，邏輯清晰，管理嚴謹。在標簽標注方式上，應采取自動標注和人工標注相結合，研究人工智能技術的融合應用。

3.3.2 平臺化一體化設計

高校文檔知識管理應作為一個整體來規劃和設計，采用統一平臺、整合共享、個性應用的理念，融合個人文檔知識管理和學校文檔知識管理的需求，實現一體化文檔存儲、管理、分享、歸檔和個性化服務。

在平臺架構上是一個“云平臺+終端應用”的結構，云平臺實現文檔的云端存儲、應用部署、服務接入、交換共享、標簽體系管理等功能，終端應用是根據個人文檔管理、學校文檔管理的特殊場景需求設計的桌面程序、手機APP等，和日常學習、工作中的電腦使用、手機使用深度結合，提供便捷的文檔本地化加載、管理、上傳下載、文檔標注等功能。

平臺一體化設計中還有一個關鍵點是和學校各類資源、信息系統的集成、對接和共享，建立和教學平臺、圖書館系統、OA系統、檔案系統、科研系統等各類信息系統的接口對接，各系統中產生的文檔直接可以進入文檔管理云平臺，打通文檔的產生、標注、上云、下載、分享、檢索等應用的全過程。

4 ?結語

標簽技術為高校文檔知識管理提供了新的組織管理方式，是提升高校文檔知識管理水平的有效技術手段。標簽技術目前在高校領域的應用還處于發展初期階段，具有廣泛的應用前景。高校文檔知識管理需充分考慮個人和學校的雙重需求和不同應用場景的適用性。應用受控標簽和非受控標簽相結合、標簽云和標簽樹相結合、自動標注和人工標注相結合的設計理念，采用“云平臺+終端應用”的一體化設計架構可以更好地解決高校文檔知識管理中的難點問題。

參考文獻

[1] 嵇娟，牛芳，翟丹妮.知識管理系統的研究綜述[J].改革與開放，2018（10）：113-114.

[2] 王赟芝，黃玉婧.科研用戶個人知識管理工具采納影響因素研究[J].圖書館學研究，2018（18）：91-98.

[3] 曹娟.標簽在高校圖書館中的應用研究與啟示——以中山大學圖書館和劍橋大學圖書館為例[J].圖書館學研究，2016（12）：8-13.