創新“四位一體”檔案管理 助力企業高質量發展

文/郭 佳

伴隨著新時期企業檔案工作的發展，創新成為企業檔案管理的要求和方向。國家能源集團神華新疆能源有限責任公司認真貫徹落實黨和國家檔案工作方針政策，結合企業實際，大膽創新探索，將檔案管理工作“理念轉換、體制保障、夯實根基、流程管控”四位聚合，促進新時代檔案工作更好地為企業改革發展、安全生產、經營管理服務，助推了企業高質量發展。

一、觀念創新促進管理提升

國家能源集團神華新疆能源公司是新疆維吾爾自治區最大的煤炭生產、經銷企業，現已形成以煤炭和活性炭生產、銷售為主，鐵路、廊道建設為輔，適度多元的產業布局。隨著企業發展，檔案數量逐年遞增，檔案工作面臨著理念落后、管理不善、利用效率不高等種種難題，迫切需要創新并改進檔案管理工作。

一是強化觀念創新。檔案管理人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。新形勢下，現代企業檔案管理，需要與時俱進的新時代思想，通過思維、理念創新帶來管理創新；需要基于現代信息技術，提高檔案管理水平，有效服務企業生產經營，維護企業合法權益，記錄并傳承企業文化。

二是遵循“依法治檔”理念。新疆能源公司堅持學法用法守法，除了遵循國家和地方有關檔案法律法規外，還與時俱進地對企業原有檔案管理制度修訂完善，建立健全企業檔案各項管理制度和服務機制，制定科學完善的檔案歸檔制度，把各類檔案資料集中統一到檔案部門管理，形成一個系統的檔案收集、保管、利用體系，提升了企業檔案管理法治化水平。

三是樹立服務中心意識。檔案服務于企業是永恒的主題。作為企業檔案工作者，把檔案工作置于新時代企業改革發展的整體布局中去審視、去謀劃、去推進，做到企業生產經營發展到哪里，檔案利用服務就延伸到哪里，充分發揮檔案工作的基礎性、支撐性作用和檔案資源的專業優勢。

二、優化體制確保運行穩健

煤礦企業檔案管理涉及范圍廣、工作量大、專業技術要求高。新疆能源公司按科學的方法、創新的體制，規范各類文件資料的收集、整理、歸檔和利用，形成了現代化的管理方法和手段。

一是統一領導，分級管理。新疆能源公司由總經理分管檔案工作，綜合辦公室歸口負責檔案工作，下設檔案室，配備專職檔案員，管理公司本部全部檔案，并監督、指導和考核所屬單位、部門檔案工作。建立并完善檔案管理體系，檔案工作納入生產、技術、經營等各項管理程序，納入工作計劃和有關部門（單位）及有關人員職責范圍之內。檔案工作實行統一領導、分級管理。逐級明確相關管理人員各自的職責權限，配備專兼職檔案管理人員從事檔案工作。

檔案管理人員開展項目檔案專題培訓

二是與時俱進，完善制度。新疆能源公司在數字化、信息化、現代化、制度化方面大膽思考探索，根據需要摒棄繁雜手續，在發展中完善修訂《檔案保密制度》《檔案人員職責》和《檔案庫房管理規則》等相關制度，著眼新時代，保證全覆蓋，力求更快捷，全面提升了檔案管理水平。

三是優化系統，模式創新。迎合互聯網時代，樹立互聯網思維，利用計算機多媒體技術輔助檔案管理，搭建資源共建共享機制和平臺，使檔案管理化繁為簡，精準管理，提高了檔案管理的效率、質量和水平。如在礦井基本建設、投產達標、生產經營等各個時期，同步建立紙質和電子檔案，將檔案管理工作納入了科學、規范、標準、制度化管理的工作軌道，實現由量化向質化的轉變。目前，所有煤礦礦建、土建、安裝工程檔案均已實現數字化。

三、培訓互鑒促進管理提升

檔案工作知識性、專業性、科學性強，從業人員業務素質的高低直接影響到檔案管理工作。檔案人員要主動學習業務，提升專業技能。

一是多措并舉宣傳。開展主題征文、競賽答題、攝影作品征集、微視頻拍攝等活動，利用多種媒體、各類活動大力宣傳《檔案法》《檔案違法違紀行為處分規定》等煤炭行業檔案管理相關標準和規范。主動宣傳檔案工作的重要地位和作用，宣傳企業改革發展與檔案工作的關系，宣傳企業在安全生產、經營管理等活動中形成檔案材料的收集、整理、歸檔的重要性和必要性，提升了干部職工對檔案工作的認識。

二是結合供給培訓。汲取供給側改革思維，找準供需，突出重點，增強培訓的針對性和有效性。堅持問題導向，緊密聯系工作實際，開展理論培訓、業務輪訓、專題培訓等。堅持授課到礦，公司檔案管理人員主動深入礦區，重點在檔案管理相對薄弱的幾個煤礦中開展檔案業務實操培訓，為煤礦提供檔案整理歸檔業務現場指導，收到了良好培訓效果。

三是促進交流互鑒。堅持請進來，走出去，不定期組織開展各類檔案培訓交流活動和業務指導工作。堅持在學習中打開思路，在工作中繼承發展，在對標中推陳出新，在交流中互鑒共進。

四、流程管控保證嚴謹規范

通過制定和建立各類檔案管理制度、規范，構建檔案管理標準體系，確保了檔案管理工作的規范嚴謹，集約高效。

一是優化過程管控。結合國家檔案局“存量數字化、增量電子化”戰略，以及國家能源集團數字檔案館項目，著力開展數字檔案資源建設，確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。例如：對室存檔案進行全面清理、統計和鑒定，對資料的收集、審核、整理、歸檔嚴格按規范按流程操作，對文件材料的歸檔、保管、利用等情況進行監督檢查。檔案管理員對需歸檔保存的各類文件材料進行認真分類、組卷，系統整理，科學劃分保管期限，確保歸檔資料的規范、標準，負責資料的復核、歸檔和電子數據的維護工作，對不符合要求的材料，及時要求有關責任人員進行補充完善。檔案借閱、復制、移交都必須履行必要的手續。

二是強化項目檔案管理。規范項目檔案管理，嚴格執行國家標準、企業檔案工作規范以及煤炭行業相關規定，明確檔案管理職責，規范檔案管理行為。檔案管理人員主動參與項目建設管理，積極參加基本建設考核和工程聯簽工作，根據在建項目實體工程進度現場審核、查驗施工資料，擬寫檔案檢查驗收報告，對檢查出的問題要求限期整改。制定工程項目檔案抵押金制度，審批后再支付工程尾款。加強對在建項目檔案的過程管控，確保工程項目檔案及時收集、精準歸檔，為項目竣工驗收提供依據和基礎保障。

三是嚴格考核評價。堅持以考評促管理提升。率先在新疆煤炭行業將檔案管理納入到風險預控體系和基本建設項目法人績效考核，大力推行檔案工作考核評價機制。特別是從2016年起，將檔案管理納入企業“績效考核”管理，同考核、同評價、同獎懲。對考評結果進行通報，考評結果在公司“績效考核”中予以兌現。逐步建立了以公司級分管領導為核心，檔案管理人員為骨干，一級抓一級、層層抓落實的檔案工作管理責任體系。