基層機關單位檔案管理現狀及整改方案分析

高艷琴

摘要：有效的檔案管理有利于一個單位整體工作效率的提高和內部組織上的和諧。筆者根據自身的工作經驗以及調查結果， 分析了目前單縣機關檔案管理工作中出現的問題，并提出了解決措施。

關鍵詞：基層機關單位；檔案管理；現狀；整改方案

檔案對于一個單位來說是十分重要的，檔案中包含了人員信息、工作記錄，是十分重要的一個工作參考。檔案室是機關單位設置的集中管理本單位檔案的工作機構，是國家檔案組織體系中最廣泛的基層檔案業務部門，有效的檔案管理有利于一個單位整體工作效率的提高和內部組織上的和諧。然而目前，機關單位檔案的管理工作中仍然存在著一些問題，這些問題導致了機關檔案管理的效率一直無法提高。

筆者在單縣物價局從事了多年的檔案管理工作，根據自身的工作經驗以及調查結果，淺析了目前機關檔案管理工作中出現的問題，并提出了整改方案。

1 單縣基層機關單位檔案管理現狀

2018年對全縣各機關單位和所轄鄉、鎮、辦進行檔案管理調查，在調查中發現，目前基層機關單位高度重視檔案管理工作，各類檔案實行集中統一管理，歸檔文件均按照立卷（整理）歸檔制度要求及時進行歸檔。近年來各單位不斷加大了檔案硬件設施的投入，先后采購了復印機、掃描儀、彩色打印機等設備，更換了整齊劃一的檔案柜，基本滿足了現代檔案室各項功能要求，推進了檔案室管理的標準化、制度化、規范化建設，檔案管理水平穩步提升。但在實際工作中也發現，有的單位不重視檔案工作，未能建立檔案管理工作制度；有的單位檔案室很小，很簡陋，無法滿足檔案管理的要求；有的單位沒有建立文書立卷歸檔制度，沒有設置分類方案，對本身的檔案未能有效的安全管理。

2 基層檔案管理存在問題

2.1 對檔案管理工作認識不足

調查發現，有些機關基層管理者認為檔案管理僅僅是一項輔助性工作，沒有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費，單位管理者對檔案管理工作缺乏應用的重視，從而導致相關管理規劃制度欠缺實施力度，造成基層機關單位檔案管理工作實施的有效性相對缺乏。

2.2 檔案管理工作缺乏信息化建設

隨著我國信息技術的發展，信息技術在我國各領域都被廣泛應用，信息時代下的檔案管理在一定程度上是與傳統檔案管理過程中的工作是不同的，它進一步地要求把現代信息技術在檔案管理工作中進行充分的應用，這就需要相關的檔案管理部門，不僅要在規劃下進行，同時也要在組織下進行，在一定程度上對檔案信息資源進行相應的采集，對其進行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠對實體的保管進行脫離，不僅走向了數字化檔案管理，同時也走向了現代化檔案管理。

然而，針對單縣基層機關單位的調查發現，該縣部分機關單位依然采用傳統管理方式，沒有將信息技術充分融入到管理工作中去，導致工作進度與低成本方式難以保持同步，大大削弱了機關單位管理工作的反饋機制，并且還造成了檔案管理的同步要以更高成本作代價現象的出現，非常不利于當前機關檔案管理工作的順利開展。

2.3 管理人員專業水平相對低下

調查發現，單縣基層機關單位大部分管理人員在管理方面還是比較有經驗的，使事業單位服務管理工作能得到順利開展，對事業單位的發展起到一定促進作用，但有小部分管理人員的文化水平相對比較低，管理經驗比較缺乏，管理人員水平參差不齊。介于這一點，相關單位面應該加強對管理人員進行專業培訓，提升事業單位整體素質水平。

3 整改方案

檔案工作的職能就是“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”，檔案工作是維護歷史真實面貌、功在當代、利在千秋的重要事業。針對單縣基層機關單位的檔案工作，筆者認為應從以下幾個方面入手。

3.1 領導重視，成立專門的檔案管理領導小組

為了加強對單縣各機關單位檔案工作的領導，應成立由單位主要負責人為組長，分管領導任副組長，各相關科室負責人為成員的檔案整理工作領導小組，配備了專職檔案管理人員，落實檔案管理經費，定期召開有關會議，專門聽取匯報，及時認真解決工作中存在的問題，做到人員、經費、設備三到位。

3.2 健全制度，不斷強化檔案管理措施

進一步建立和完善文件材料歸檔制度，建立檔案收集歸檔、保管、查閱、保密、電子文件和數字檔案安全保管和備份制度等，對立卷歸檔、查閱利用、安全保密、檔案室管理、崗位責任等都做了明確規定，做到有規可循、有章可依。

具體工作中，一是實行辦公室各項工作與檔案工作同步管理原則，將檔案工作與其他工作同布置、同檢查、同考核。二是建立和完善文件材料的歸檔制度，保證檔案的完整。三是形成完整的歸檔制度，確保本年度前完成上年度所有檔案資料的立卷歸檔。

3.3 規范操作，努力確保檔案連貫完整

建立專門檔案室，保證檔案室防火、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲和防有害氣體以及檔案室的干燥通風和檔案存放安全。在此條件的基礎上進行規范操作，努力確保檔案連貫完整。一是對原來的所有檔案材料進行了大分類，明確劃分檔案和資料界限。二是撥出經費聘請檔案專業人員對原有的檔案進行全面整理并分類。在尊重歷史的同時，盡可能地對各類業務進行詳細的區分歸檔和編號。三是對近幾年的各專業檔案進行了較為全面的搜集和彌補，基本保證各專業檔案的完整性和年度的連貫性。

3.4 加強檔案信息數據庫的建設

我國大體上還處在文件處理向信息化管理進行過渡的階段，因此，要想向信息化管理的過渡進行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數據庫。針對數據庫系統建設來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎。建立數據庫在一定程度上是需要長期的過程，我們應該本著從低級到高級的過程進行相應的建設。在對數據庫建設的過程中，應該把檔案管理的相關工作和計算機技術這兩者進行有效的結合，并讓其能夠在一定程度上協調合作，把綜合數據及檔案目錄庫進行相應的集合，只有這樣才能進一步地形成網絡開發式以及分布式的數據庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進得到不斷地提高。

3.5 加強人才隊伍建設

檔案管理工作進步和發展需要有與之相適應的的管理隊伍，因此，要加強對檔案從業人員的教育培養，不斷提高管理人員的素質。一是檔案管理人員自身要具備較強的業務素質和能力，對其相關知識進行有效的的掌握，并能運用現代化手段對檔案進行規范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強的責任心和事業心，對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關的工作人員要樹立較強的大局意識，使檔案管理工作能夠滿足國家規定的要求，保證工作的過程中不會出現紕漏。

檔案管理工作對于機關單位來說至關重要，因此相關單位必須將重點放在檔案管理工作上，加強統一認識與宣傳意識、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實施、提高檔案管理人員的素質水平、實施檔案管理一體化、做好相關的統籌規劃和安排，以及加大對檔案信息化建設的力度，從而達到提高事業單位檔案管理工作的效率。

參考文獻：

[1] 杜愛民.基層機關單位檔案管理現狀及整改方案分析[J].黑龍江檔案，2015（03）.

[2] 張長水.試論行政事業單位檔案管理的創新思路[J].辦公室業務，2012（05）.

（作者單位：山東省菏澤市單縣物價局）