莫色五合 四川省涼山州喜德縣公路管理局 四川涼山 616750
檔案管理是企事業單位發展的重要工作,檔案資料中不僅包含著單位歷年來的發展信息,也涵蓋這對于單位未來發展進行指導的一些有價值的內容。落實檔案管理工作,對于單位穩定發展有積極意義,對于單位優化業務工作開展也有很大益處。本次就針對事業單位中檔案管理工作存在的問題進行分析,提出相應的解決對策。
檔案資料包含了事業單位從建成到歷年來發展的所有信息,開展的活動、招收的人員等,這些資料的價值主要體現在對豐富的檔案信息的利用和開發上。檔案管理工作是事業單位日常工作的重要組成,在保證事業單位穩定發展以及業務工作的開展上有積極意義。對于事業單位來說,進行檔案管理,首先是可以為日常工作開展提供保障,事業單位的業務工作具有長期性和持續性特征,而且存在一定重復性,通過對檔案信息的深入分析和利用,可以解決員工重復工作的問題,將一些簡單工作交給電腦進行。其次是可以保證工作的有序性,事業單位業務工作的開展需要進行監控和跟蹤,因此檔案資料是陸續進行完善,需要進行科學整理,科學歸檔和分類,排除掉無效的檔案資料,提高檔案信息的查詢和檢索效率,為未來業務工作開展做出貢獻。最后是可以提升整體工作水平,事業單位檔案管理的開展,可以反映出單位歷史和現在的工作進展,對工作進行全面掌握和把控,進而做出正確決策;同時對檔案資料進行利用和加工,可以發現過去工作中存在的問題,從而對業務工作進行優化,提高業務工作質量。
事業單位檔案管理中的問題,首當其沖的就是檔案資料不夠全面,因為事業單位業務工作涉及到的檔案資料比較復雜,內容豐富,有些工作人員在進行工作時不能按規定進行,導致檔案資料收集不全面或信息不齊全等,可能引發管理爭議,降低業務工作的有效性和真實性。還有就是應當歸檔的內容沒有歸檔,而無用的信息被收錄進去,干擾了檔案管理工作的開展。
我國對于檔案管理工作的研究和落實還處于起步階段,相對與國外有一定的落后。特別是我國人口眾多,機構設置復雜,業務工作多樣,帶來多樣化的檔案信息。但是相應的檔案管理體系不夠完善,規范化水平不高,制度上存在一些漏洞。而且事業單位檔案管理工作涉及面廣泛,政策性較強,出現資料信息變動的可能性較高,標準要求也較高,需要及時進行更新和維護,現有的管理制度和管理程序不能適用,標準化、規范性存在很大不足,使得事業單位檔案管理工作沒有統一的標準。
事業單位檔案管理工作對于管理人員的技術要求較高,需要管理人員具有較高的綜合能力,包括檔案管理理論知識和技能,計算機設備、軟件的操作和應用能力,以及對業務工作相關知識的掌握和開展能力。但目前來說,事業單位檔案管理人員的綜合水平不高,素質普遍偏低,專業知識缺乏,要么只會檔案理論,要么只會業務工作,復合型人才缺乏,無法適應事業單位檔案管理工作。
新形勢下要注意強化事業單位工作人員的檔案管理意識,保證從領導到普通員工都重視工作的開展。事業單位要在內部加強對檔案管理的宣傳力度,提高管理人員和領導對其的重視;同時給予更有力的支持,增加資金和設備投入,提升相應的基礎設施建設,推行信息化和網絡化建設,實現檔案管理信息化。還要重視培養檔案管理人員的責任意識,提高職業道德素質,能夠認真嚴肅的對待檔案管理工作。
互聯網+的存在給事業單位檔案管理帶來新的優勢,新時期事業單位要積極創新檔案管理模式,引進信息化系統,實現信息化管理。事業單位要結合本單位業務工作實際,引進先進的檔案管理系統,并邀請專業人士打造成適合本單位的系統,實現線上線下綜合管理;為所有檔案信息進行電子備份,將過去的檔案資料重新錄入到數據庫中,同意按照當前的標準進行分類和歸納管理;建立有效的電子查詢途徑,方便單位查詢相應的檔案信息;完善檔案數據庫建設,進一步充實檔案資料信息的內容;引進先進的計算機設備和軟件,實現檔案信息的高效錄入、整理、分析和保存;做好網絡安全防護工作,定期對系統進行補丁和維護,做好防火墻等安全防護措施,注重檔案資料的安全保存。
在當前事業單位檔案管理基礎上,注重管理制度的完善推動工作的規范化進行。事業單位要結合檔案資料的特殊性,以及本單位檔案管理工作現狀,制定完善的檔案管理制度,使用統一有效的制度和標準,規范檔案管理工作開展。樹立規范化管理理念,加大對檔案管理的投入力度,營造規范化管理氛圍,健全檔案資料收集、歸檔、分類、整理和保管等制度建設;同時建立監督機制,對檔案管理工作進行實施監督;實施崗位責任制,落實檔案管理各個崗位的職責和權限,確保管理責任的落實;建立嚴格的獎懲制度,對檔案管理人員進行監督和考評,將檔案管理的時效性和效率、質量等,與績效考核相掛鉤,強化考核和管理。
提升事業單位檔案管理水平,還要注意提高檔案管理人員的專業化水平。一是積極引進有一定計算機技術水平的檔案管理專業人才,或者招收高水平的檔案管理人才,在崗前實施檔案管理相關內容的培訓。二是加強現有檔案管理人員的培訓,注意提升他們對于事業單位業務工作、檔案管理知識以及信息技術知識的掌握水平,同時提升人才的職業道德素養和責任意識;在培訓后進行考核,結合考核結果安排工作崗位和福利待遇,比如職位晉升等。
事業單位檔案管理工作的開展對于單位的發展有積極意義,需要提高重視,強化落實。