王志軍
職場實踐中,我們經常會涉及將數據按單位分類分別打印出明細的情況,例如圖1所示的學情統計表,需要將學員總評成績按學校名稱和課程名稱分類打印,除了手工排序之后逐一打印之外,有沒有更好的處理方法呢?
我們可以利用數據透視表實現上述要求,具體操作步驟如下:
第1步:插入數據透視表
單擊數據區域任一單元格,切換到“插入”選項卡,插入一個數據透視表,在隨后打開的對話框檢查數據區域是否正確,確認之后會在新工作表創建數據透視表。將學校名稱、課程、姓名等字段拖曳到“行”區域,將“總評”字段拖曳到“∑值”區域,此時可以看到圖2所示的效果。
第2步:設置報表布局
切換到“設計”選項卡,設置報表布局為“以表格形式顯示”和“重復所有項目標簽”,點擊左側的“分類匯總”按鈕,選擇“不顯示分類匯總”。
第3步:設置字段設置
依次右鍵單擊“學校名稱”和“課程”字段中的任意單元格,打開“字段設置”對話框,切換到“布局和打印”選項卡,勾選“每項后面插入分頁符”復選框。右鍵單擊透視表,打開“數據透視表選項”對話框,切換到“打印”選項卡,勾選“設置打印標題”復選框,隨后可以進行打印預覽,就可以看到每所學校的學員成績都在不同頁中進行顯示了,效果如圖3所示。