建設工程項目合同管理及風險防范研究

陳升榮

（甘肅國強建筑工程有限責任公司，蘭州730050）

1 引言

工程項目的實施就是合同的訂立以及履行的過程，建設項目合同管理涉及工程項目的質量、進度、安全、成本等各環節。目前，由于合同管理職責不明、關聯方多、流程繁雜、合同漏洞較多，導致建設項目實施中出現扯皮推諉和經濟糾紛。在建設項目管理中，合同管理尤為重要，通過合同管理體系的建立、合同的訂立和實施、合同檔案的管理、合同管理中的監督與考核，明確了合同的管理思路，可以加強合同管理在建設項目管理中的紐帶作用，避免和減少因合同管理不足而造成的損失，維護企業在市場經濟中的合法權益。

2 合同管理機構及職責分工的管理

2.1 合同管理機構

建設項目合同涉及企業的各個部門，在合同的管理中，必須有完整的合同管理機構及明確的職責分工，合同管理機構由綜合辦、商務合約部門、成本及財務部門、工程技術部門等組成。綜合辦公室負責建立合同管理制度，監督合同管理的落實及執行；商務合約部為合同主辦部門，負責簽訂合同前期的調查了解、簽約方資質的審查、合同談判、合同起草、簽訂工作；成本及財務部門負責按合同約定結算付款及收款，防止違反企業財務制度的款項支出；工程技術部門負責合同范圍及內容組織實施，對合同實施中的安全、質量、進度、技術全面按合同履行，行使合同的權利和義務，在合同行使中起主導作用。合同管理機構的各部門工作要實行領導負責制，分工明確，流程清晰，方能保證合同管理的正常運行[1]。

2.2 合同承辦人及合同專用章的管理

建設工程項目合同涉及合同種類多，要按不同種類和專業的合同確定合同的承辦人，即合同主辦人。合同主辦人對合同發起到執行完的全過程負責。合同在簽訂履行中出現的問題由合同主辦人協調解決。如合同主辦人工作或職位變動，必須保證好工作的交接，避免由此造成的合同管理脫節。

合同簽章是訂立、變更或者解除合同生效的有效證據。合同章要設專人管理，并按照權限和程序使用，管理人不得私自用印，任何人不能越權限強迫用印。

3 合同訂立過程中的管理

3.1 合同談判與起草

簽訂合同時，一般要經多次的商洽談判才能就合同內容達成一致意見。談判時，要掌握談判要點，通過前期接觸，歸納整理對方提出的條件，確定談判的立場，確定在哪些方面可以讓步，在哪些方面不能讓步，這些信息談判負責人要掌握。談判前要按談判的主要問題和觀點擬出框架合同，作為談判的參照，避免談判散漫、低效。談判內容必須書面記錄，并提交合同檔案管理部門存檔。談判者要遵守企業的保密制度，不得泄露商業秘密。談判達成一致意見，可草擬合同文本，合同文本優先按企業、行業和國家的示范文本。

3.2 合同的會簽及主體資格審查

合同文本起草完成，按照會簽程序報相關部門及人員履行會簽手續。會簽人發現合同有誤或遺漏時，在簽字單上注明并提出修改建議。如需要退回修改，要指出需要修改的內容和問題。會簽人員對會簽文件的意見要明確具體，不能使用“同意”等模糊語言。

在合同會簽的同時，還要考察合同對方是否具備合同主體的資格。主要審查對方營業執照的有效期、經營范圍、資質（等級）證書、合同履約能力、履約信用、委托代理人的資料、有無違法犯罪記錄等；如存在疑問，必須要求對方提供有關的補充證明材料或澄清。

3.3 合同的修訂及簽章

合同會簽及審查完成后，合同主辦人負責按會簽意見修改、校核定稿并簽字蓋章，多頁合同必須蓋騎縫章。合同簽訂方如為自然人，要簽名并捺手??；如果是企業，由法定代表人或委托代理人簽名并加蓋公章，并在合同后附授權證明文件；如果通過傳真的方式簽訂合同，要在事后就傳真內容補簽書面確認協議或在原傳真件上重新簽字并蓋章；

按法律、行政法規規定需要辦理批準、登記或者備案等手續生效的合同，要同時到相關部門辦理備案等手續。要求對方提供履約擔保的，簽訂時要提供擔保手續。

4 合同實施階段的管理

合同正式生效后，合同主辦人督促推進合同履行進度。保證按合同約定日期履行合同義務或主張權利。在合同履行中，若有遺漏或增補內容，出現對方不履行或履行不全面時，合同主辦人要在法定期限內通知對方或對對方的異議予以答復，并將該事宜及時向企業財務及相關部門通知。合同履行中，如發現合同對方違約，合同主辦人要及時采用救濟方式來督促或者提起法律救濟措施，以避免超出時效。如因違約造成本企業產生實際損失的，合同主辦人要收集相關資料向企業法務、財務人員匯報。如果發現對方有喪失履約能力的情況，要立即終止合同。合同履行中發生糾紛，合約部門要收集好發生糾紛的實事，并提出解決糾紛的辦法和依據。產生的糾紛，如雙方協商達不成一致意見時，要聘請律師進行仲裁、訴訟[2]。

變更、修改或終止合同都要按程序簽訂補充協議。商務合約部和財務部對變更或終止合同可能產生的法律風險及經濟性進行評估，分別出具書面意見。合同履行完畢后，如實填寫合同履行情況反饋表，隨合同一同提交檔案管理部門備案。

5 合同檔案管理

合同是企業重要的經濟資料及商業機密，必須重視合同檔案管理工作，合同檔案的管理包括合同檔案的裝訂、編號、保管、查閱工作。與合同有關業務部門的人員查閱、使用合同檔案，要有審批程序。合同的檔案管理要有完整的管理臺賬，合同檔案管理的每個環節要做到有據可查。

6 合同管理中的監督與考核

在合同管理過程中，要加強對合同管理的監督檢查與考核。合同管理部門和合同發起人應履行合同管理的監督職責，對合同履行過程中出現的問題、履行障礙，要及時以書面形式向企業相關職能部門及領導反映，并協商處理方式。要定期檢查合同的訂立、履行、管理工作，發現問題及時糾正。在合同簽訂、履行過程中，出現情節輕微，未造成經濟損失的，對責任部門及責任人予以通報批評；情節嚴重的，對責任部門及責任人按照企業的有關規定進行考核, 并視具體情況給予行政處分；造成經濟損失的，必須追究其承擔賠償責任。

7 結語

通過建設項目合同管理各個環節的研究和分析，明確了合同管理的體系，理清了合同訂立、實施、檔案管理和監督考核中的工作重點及思路，使合同管理流程明晰，提高了合同管理中內部的協同工作機制和簽訂效率，減少了合同的錯誤，降低了合同管理過程中的內外部風險，確保了合同的安全簽署及履行，加強了合同的風控功能，維護了企業在市場經濟中的合法權益。