試論印刷企業的采購管理和控制

□ 文| 王 棋

引言

印刷企業就是生產印刷物的企業，而紙張、油墨等材料則是印刷的必備材料，對于印刷企業而言，原材料采購在成本控制、內部業務單元協同、上下游供應鏈企業的戰略合作方面，起到了至關重要的作用。

因此印刷企業必須做好采購管理，這也是當前印刷企業突破行業束縛的重要手段。但是就實際情況分析，目前我國印刷企業的采購管理依然存在諸多問題，這都是企業亟需解決的問題，本文將針對印刷企業面臨的采購難題進行分析，指出幾點改善措施，僅供參考。

印刷企業采購管理存在的問題

企業管理層缺乏對采購管理的重視

現階段，很多印刷企業的高層領導人都對銷售工作給予了高度重視，將銷售作為企業發展的最高戰略，他們認為銷售才是實現企業利潤的有效手段，只有做好銷售，企業才能獲取最大的經濟利益。但相關研究分析，采購成本下降1%，就會為企業帶來5%的利潤，可以說采購管理就是跟管理要利潤。因此必須提高管理者對采購管理的重視，加強管理。

供應商缺乏穩定性

我國現有的印刷企業大多數都是中小企業，因此經常面臨的問題是，當印刷物資短缺時無法及時找到令人滿意的供應商，或者物資材料價格過高；當印刷物資供過于求時，許多供應商蜂擁而至，爭先搶后推銷自己的產品；目前而言，印刷企業最缺的就是穩定的、與企業長期保持密切合作關系的供應商，當這種情況越發嚴重時對印刷企業的正常運轉造成影響。

采購流程模糊

印刷企業的采購流程是：銷售部下單-導出原材料需求-采購員與供應商訂貨，然而有些印刷企業的采購管理流程并不清晰，采購分配比例由采購員確定，采購員按照供應商提供的價格、服務、交期等評判標準來分配采購比例，但仍以價格為主。對于印刷企業的供應商而言，在淡季為了分攤固定成本而不得不降低價格來提高競爭力；在旺季就會先滿足利潤高的客戶，致使交貨不及時，這樣就會嚴重影響到印刷企業的發展。此外，一些印刷企業賦予采購員的權利過大，他們很容易收受供應商的賄賂，進而產生腐敗問題，可能導致采購一些質量不合格的產品，將其了企業產品質量。

采購過于重視價格，缺乏信息技術支撐

大部分印刷企業采購通過將重點放在與供應商之間的價格談判上，對印刷材料的質量、交期等問題均給予事后把關的方法給予控制，采購企業很難也很少參與供應商的生產組織過程及相關質量控制活動。這種將價格作為供應商選擇標準的作用，最終都無法給企業帶來最大利益。此外，相關調查顯示，多數印刷企業并未引進ERP管理系統，因此使得采購流程管理缺乏高效性，采購管理基本處于半手工狀態，在很大程度上影響了采購效率。一些印刷企業為了加強內部管理，建立了很多采購制度及審批手續，將大量的時間都花費在了簽字、傳遞文件上了，減低了采購運行效率。

采購人員綜合素質偏低

很多印刷企業的業務量逐漸增多，隨之而來的就是采購人員忙忙碌碌，處理各項繁雜事務，導致這種現象的主要原因就是品種多、批量小的采購模式，而采購人員不熟悉采購業務，或是由于太忙而直接聽取供應商建議，進而導致采購成本增加單對原材料的特性了解非常少的問題，在這種情況下，勢必無法提高采購的管理水平。

發生原材料積壓問題

一些印刷企業的采購部門依據生產計劃采購原材料，與供應商商談價格在對材料份額進行分配，最后跟進材料到廠并入庫，看似合情合理，但卻忽略了庫存這個環節，在很多印刷企業中，每年都有大量堆積的原材料，無法利用后便外賣處理，變賣后的價值僅為進貨價值的一半，對企業盈利造成了負面影響。

印刷企業的采購管理和控制有效措施

提高采購的精細化管理

實施精細化管理指的是建立規范的采購流程制度，完善監督機制，優化審批流程，切實做到采購環節與業務信息及生產需求相結合，在對資金、倉儲等成本實施綜合考慮，爭取做到相關原材料安全庫存以外的零庫存，以切實控制印刷企業的總成本。紙張是印刷企業的重要原材料，而一些大型紙張生產廠家一般通過各級分銷代理商完成終端銷售，中小印刷企業多是在代理商處采購紙張，因此存在成本高、議價空間小的問題，一般大規模是印刷企業可以通過招投標采購形式與不同的大型紙張廠家以周期性采購合同協議的方式建立穩定的合作關系，并在合同中約定好紙張質量、價格、物流、賬期、售后服務等相關內容，不僅價格較低，還能防止單一供應商突然斷貨而影響采購。印刷企業與大型紙張供應商合作，能夠獲取最大限度的優惠，實現了企業在紙張采購環節的成本最小化目的。

正確選擇供應商

無論是包裝印刷設備還是印刷原輔材料的供應商，都可能存在供大于求的情況，尤其是金融危機后這種現象更加凸顯，因此給印刷企業提供了更大、更靈活的采購控制空間。隨著市場競爭的不斷激烈，很多設備、耗材在質量、價格上均產生了一定的差異性。

對印刷企業而言，采購產品的質量和價格都至關重要，因此印刷企業面臨著如何正確選擇供應商的問題。

例如：油墨的采購，現在一些小型油墨廠的油墨質量都或多或少的存在一些不穩定問題，同樣品牌、型號的油墨存在一定的差異性，一些水性墨的粘度不穩定，因此給印刷產品質量控制帶來了不少問題?？梢娪∷⑵髽I不能一味的以價格為采購原則，必須以產品質量為基礎，否則采購就失去了意義。質量如果出了問題，最終會給企業造成經濟無法彌補的信譽損失。

印刷企業必須選擇信譽良好，產品質量可靠的供應商，確保生產運行的良性循環。按照國家質量標準要求，企業在確認供應商后，必須對其進行評估，全面了解供應商的生產實力、產品質量，加強對采購程度的管控，確保產品質量符合自身生產需求。

加強采購管理信息化建設

推行采購管理信息系統能夠有效提高采購的工作效率，使得采購管理更規范、更科學，可以將SRM系統引入企業管理中，該系統重點利用信息化手段與供應商建立合作關系，更改管理模式。同時SRM系統軟件具有訂單管理、排程管理、對賬管理、供應商績效評估等功能，通過該系統不僅節約了溝通成本，降低了信息傳遞的失誤，也讓信息傳遞更具時效性及透明化。另一方面可以選擇供應商網上報價，有調查顯示，傳統報價容易造成價格泄露的問題，而網上報價系統的運行則能使供應商的競爭環境更公平，杜絕了價格泄露的問題，有效的控制了內外部勾結問題，提高了企業運營效率，降低了采購成本。

完善采購管理制度

印刷企業必須不斷完善采購管理制度，相關人員學習先進的法律法規，加強對采購人員的業務培訓，提高其業務能力，使其能夠正確處理采購中發生的各種問題，全面了解原材料采購的注意事項，杜絕違法違規行為的發生，及時改進采購中的薄弱環節，使采購既能滿足企業生產，又能降低生產成本，進而提高企業整體經濟效益。

結束語

總而言之，對于印刷企業而言，對采購實施規范化管理及控制是非常必要的，不僅是降低企業成本的重要手段，也是保障印刷質量的關鍵環節；不僅要求生產者重視質量，采購者也必須重視質量問題，印刷企業只有加強采購管理，改進采購方式，才能使采購流程更完善，促使印刷企業穩定健康發展。