城建檔案數字化掃描質量及安全控制分析

陜芳

摘 要：在檔案管理工作實施期間，檔案數字化是一項必然發展形式，其產生的作用極高，主要是共享檔案信息資源，其中，檔案數字化屬于整體檔案信息化工作中關鍵的一方面，對于檔案數字化實施單位來講，很有必要加強對檔案數字化掃描質量和安全方面的控制力度，并以此有效的開展檔案信息化工作。

關鍵詞：城建檔案數字化;掃描質量;安全控制

自從進入了大數據時代以后，機遇和挑戰同時出現，當前階段，需要做好檔案數字化方面的建設工作。在檔案數字化建設期間，檔案數字化掃描質量和安全控制是非常重要的一方面，從實際情況來看，該環節包含內容諸多，繁瑣性強，所需的人力資源和物力資源也特別多，運行期間問題頻繁出現。所以，務必強化數字化掃描質量和安全方面的控制，加快檔案數字化建設進程。

1、提升城建檔案數字化掃描質量和安全控制的必然性

1.1有利于激發管理人員的工作積極性

當前階段，實施城建檔案數字化掃描工作除了可以滿足新形勢下的各項要求之外，同時還是開展城建工作的關鍵，健全的城建檔案數字化體系有利于提升數字化水平，扭轉以往傳統紙質檔案工作開展期間存在的各項難題，開辟出城建檔案數字化掃描的新局面，更為關鍵的一方面是，城建檔案數字化工作水平的提升還可以提高城建檔案數字化工作層次，提高城建檔案利率效率，激發管理人員的工作積極性，促使城建檔案數字化工作朝著良好趨勢發展。

1.2可以對城建檔案工作質量以及水平進行精準的衡量

城建檔案數字化工作質量對城建館信息化工作水平有著直接性的影響，構建健全的城建檔案信息體系除了是對單位整體成果進行詳細記錄之外，同時還可以為城建工作的決策提供清晰信息網絡，為管理人員系統性分析城市建設方向提供良好依據。

1.3可以健全城建檔案管理體系

城建檔案管理人員應當從城建檔案管理資料入手，無論是建設立項、施工還是后期竣工資料，都需要全部掃描數字化，以此確保城建檔案信息資料的健全性和準確性。

1.4可以為檔案利用提供便利

城建檔案館應制定詳細的數字化工作方案，在消化庫房紙質檔案的同時，對新進館的城建檔案實行紙質與掃描電子檔案同時進庫房的接收要求。建設單位應該在建設項目完成并做好檔案整理工作后，需依照檔案館制定的數字化標準進行城市建設竣工檔案資料的掃描工作，檔案館應加強審核力度，明確各項準則，為后期查詢和應用提供便利。

2、城建檔案數字化掃描質量及安全控制策略

2.1城建檔案數字化掃描工作之前的質量控制

在城建檔案數字化掃描工作實施期間，一般是采取流水作業的方式，結合數字化掃描工序流程進行合理的分組操作，按照不同工序的加工總量科學配置作業人員。從當前情況來看，雖然包含的流程比較多，內容較為復雜，不過各項工序均是技術人員單獨進行操作的，因此從職責方面進行合理劃分，掌握好各項細節要點，可以快速實現控制質量的目的。在城建檔案數字化掃描工作開展的前期階段中，全面整理紙質檔案的受損等情況，做好類型劃分，采取拆卷、修復以及整理等多種方式實施紙質檔案全面掃描工作。

其一，進行調卷。在紙質檔案整理期間，將年度當成一項單位看待，檔案管理人員在庫房內應當將數字化掃描檔案搬移到加工場地，儲存到臨時庫房內。同時派遣專業性強并且經驗豐富的人員專門清點、核對和登記檔案材料。

其二，核對方式。城建檔案數字化掃描人員依照年度、類別號進行合理分類，并校對檔案材料內的頁碼，一旦發現有遺漏現象，必須馬上反饋給檔案管理人員，進行校正處理，確保沒有出現誤差的情況下進入下一流程。

其三，整理。數字化掃描工作人員逐頁檢查需要掃描的檔案，核對編號，對于無編號的檔案，使用黑色簽字筆重新進行編號處理，當出現了錯誤編碼現象以后，必須從原有基礎上入手加以改進，檢驗排列的正確性，發生誤差以后馬上更改和修復，依照掃描進行分頁和整理。

其四，對接目錄。當使用城建檔案管理系統實施掃描檔案目錄核對工作時，在出現遺漏現象以后，需重新對電子目錄進行編制，依照具體情況在原有的基礎上展開添加工作。

2.2城建檔案數字化掃描工作中的質量控制策略

在城建檔案數字化工作開展過程中，掃描是一項關鍵點，其中，涉及到的掃描質量控制表現為多方面，分別是紙質檔案掃描、圖像預處理和圖像質量檢驗等。要想從一定程度上提升檔案數字化質量，就需要嚴格控制好各項掃描階段，防止問題出現。

其一，掃描檔案。在實施檔案掃描工作時，必須依照紙張的實際規格、受損情況來選取與之相符的掃描儀設備。當紙張情況處于良好狀態時，可以使用高速掃描儀，當紙張情況不佳以及保存時間非常長的情況下，特別是受損現象明顯，可以應用平板掃描儀。不管是高速掃描儀還是平板掃描儀等，都必須保持紙張內容的完善程度，將其平整的放置到掃描儀內，防止前后兩張出現不良的重疊現象。

其二，進行圖像預處理。完成掃描工作以后，將進行針對性的圖像處理。處理前期階段可以采用自動批量預處理，預處理流程包含了多項要點，分別是雜點、文字效果增強等，發現雜點和黑邊必須徹底消除。

其三，處理圖像。對圖像進行預處理以后，還必須詳細檢驗圖像文件，檢驗的要點包含了圖像去網紋、去黑邊以及去噪等，確保圖像內信息和內容與原有的檔案相符合。通常來講，掃描期間經常留下黑線和指印以及陰影等部分，這些必須馬上清除干凈。分開掃描的圖像則按照原檔案內容拼接到一起，以保障整卷檔案的完整性。

其四，驗收環節。按照驗收標準實施驗收，涉及內容為目標錄入的準確程度、圖像質量處理、檔案實體完善性和移交數據完善性等，驗收合格以后簽署成品數據，提交清單。當驗收不符合要求時，加工單位必須進行整改，一直到符合驗收標準為止。

2.3檔案數字化掃描安全控制策略

大數據時代背景下的檔案數字化是一項必然發展形式，電子數據的形成，可以有效減少對原始檔案的反復翻閱使用，提升城建檔案利用效率。為此，檔案數字化掃質量等問題必須得到了全面重視，要想提升掃描期間紙質材料和數據的質量及安全，就應當構建安全的軟件環境和硬件環境，以保障檔案數字化掃描工作良好開展。其次，增強掃描工作人員自身的安全意識，加強安全教育力度，樹立責任心，結合工序流程劃分人員崗位。然后，依照實際情況制定健全的檔案信息安全體系和檔案信息保密制度等，對存在的檔案信息安全性和庫房安全性較低等現象必須進一步加大監督和管理力度，把檔案數字化掃描安全工作落實在制度保障環節內，最終實現檔案數字化掃描安全控制質量。

3、結語

從以上論述來看，城建檔案是一項可以為城市規劃、建設以及管理等工作提供良好服務的文字資料，其在城市建設以及城市管理環節中起著重要作用。當前，城建檔案數字化是城建檔案事業發展的一項主要內容，在城建檔案館內，包含的紙質檔案類型非常多，任務繁瑣，必須加強對檔案數字化工作的安全管理，減少掃描的難度和復雜性，同時，城建檔案館應制定完善的實施方案，保障檔案數字化安全性，促使城建檔案數字化工作高效率開展。

參考文獻：

[1]黃玉燕，姚琪，羅文武.大市域數字城建檔案管理的探索與實踐——以紹興市為例[J].浙江檔案，2020（10）：54-55.

[2]苗春丹.城建檔案管理數字化建設問題探析[J].蘭臺內外，2020（27）：23-24.

[3]韋艷蘭.紙質檔案數字化掃描實施經驗分享[J].城建檔案，2014（10）：23-24.

（佛山市三水區城建規劃檔案館）