高校教學檔案管理的現狀與優化

李莉 張揚歐婭

摘 ?要：高校教學檔案記錄了高校的發展歷史，蘊含了一所高校的育人理念，體現了一所學校的教學特色，對高校當下的教育教學工作和未來的發展壯大有著至關重要的作用。本文探討了高校教學檔案管理的現狀，并針對本文探討的問題提出了優化建議。

關鍵詞：教學檔案 ?管理

中圖分類號：G647 ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ?文章編號：1672-1578（2020）03-0030-02

教學檔案對于一所學校的成長有著至關重要的作用，因此教學檔案管理的重要性也不言而喻。進入二十一世紀，高校技術發展的浪潮推動著社會方方面面的改革和進步。高校作為這波浪潮中有力的推動者之一，加速了信息技術的推陳出新。然而，由于高校教學檔案管理工作不被重視、相關教學檔案管理人員業務知識欠缺、以及教學檔案管理方式沒有順應信息技術潮流，導致高校教學檔案管理存在許多問題，高校教學檔案管理的價值也沒有得到體現。最終，這將會影響高校教學事業的發展。

1 ? 高校教學檔案的定義和重要性

1.1 高校教學檔案的定義

高校教學檔案是指在教學管理和教學實踐活動中直接形成的，以文字材料、圖像、錄音、影像、電子載體等形式存在，具有保存價值的教學文件材料的總稱[1]。隨著我國高等教育不斷地改革和各類高校的不斷發展，教學檔案的數量和類別也在不斷增多。在這樣的形勢下，傳統的教學檔案保存和管理的方式已不能滿足當下高校的需求。

1.2 高校教學檔案和其管理的重要性

高校教學檔案是學校師生和管理層進行評估和調整的重要依據。高校教學檔案記錄了學校的發展過往，涉及的內容繁多，不僅包括學校管理體系的內容如學生學籍、校園文化建設、教學執行計劃、主講教師報批、人才培養方案、招生以及就業管理等等，還包括學生的個體學情記錄、教師個人的教學評估等信息。這些信息能在高校師生、各個部門和高校管理層在進行工作總結和制定計劃的時候提供重要的參考。

高校教學檔案是增強校園文化建設的基石。高校教學檔案集聚了高校各方面的信息資源，它不僅是高校過往發展和變化的重要體現，還包含學?，F有的知識成果、學校的優良傳統、先進教職工的事跡[2]。經過時間的累積，這些信息已是學校教育教學特色、學校自身的定位和理念的最大體現?？梢哉f，高校教學檔案是一所學校校園文化歷史的見證者，亦是傳承者，是一所學校未來進行校園文化建設的基礎。

高校教學檔案管理工作對學校的運行有著重大影響。一所學校的教學工作和教學檔案種類繁多，不僅包括各個二級學院的教學檔案，還包括學校日常的教學、教務檔案，比如，學生校內期末考試，大學英語四六級考試、教師上課記錄、教學周歷等等，這些繁細的資料可能都是學校學生、各部門和管理層隨時需要查詢的[3]。對教學檔案良好的管理能夠省去許多人力和物力資源，并且能夠及時為所需人群提供信息幫助，提高學校各方面的工作效率。

2 ? 高校教學檔案管理的現狀和問題

當今高校教學檔案管理仍有許多問題需要得到改善。每所高校都有其個性化的情況，其教學檔案管理所存在的問題也不盡相同。本文將對大多數高校普遍存在的教學檔案管理問題進行探討，包括教學檔案管理設備需要更新、教學檔案管理體系不夠規范、教學檔案管理人員素質有待提升、教學檔案未得到充分利用。

2.1 教學檔案管理設備需要更新

教學檔案管理的設備包括硬件設施和軟件設施。硬件設施包括檔案室、庫房、柜子、箱子等等。隨著學校年份的久遠和學校規模的不斷擴大，所需要儲存的資料的種類和數量越來越多。軟件設施是指數字化的檔案庫。隨著信息技術時代的來臨，數字化替代紙質化已是不可阻擋的趨勢。然而，大部分高校建立數字化檔案庫的時間并不長，電子檔案保存較為分散，教學檔案目錄查詢系統并不完善，沒有建立完善的安全保障措施，以致有時系統無法正常運行，無法適應和滿足教學的需要[4]。

2.2 教學檔案管理體系不夠規范

高校檔案管理普遍重視重大的文書檔案和人事檔案，卻對教學檔案的歸檔把控不夠嚴格。許多高校對各部門和學院的教學檔案管理未制定統一的規范，許多資料散落于各個部門，沒有進行統一的管理[5]。若每個職能部門與學院檔案的分類和整理的標準都不一樣，那么從學校層面來講，這樣的教學檔案分類是無序的，甚至有的檔案可能會丟失，并不利于學校教學檔案的體系化管理，從而也會降低教學檔案于學校各部門和師生的利用價值。

2.3 教學檔案管理人員素質有待提升

隨著近些年高校的不斷擴招，高校各類信息資料的復雜程度也在日益加強，教學檔案管理的重要性越發明顯。然而，現在仍有部分高校的教學檔案管理人員普遍文化水平較低，許多仍是科班畢業[2]。此外，大部分高校對于教學檔案管理人員的培訓不夠深入。許多培訓的時間非常短，并不足以滿足檔案管理人員所需，沒有從根本上做到讓他們獨立發現問題、反思問題、應用所學知識解決自己實際工作中的問題。

2.4 教學檔案未得到充分利用

由于高校的教學信息和數據非常繁多，教學檔案管理工作也就尤為復雜。數字化的時代也加速了數據化的進程。在這樣的形勢下，僅僅對教學檔案進行歸檔和整理遠遠沒有體現其真正的價值。大多高校重視教學質量和其他基礎業務工作，但對教學檔案的開發利用不夠。大多檔案長期處于擱置狀態，重要文件少、基礎資料多，電子資料少，紙質文檔多，原件少、復印件多，并沒有充分發揮教學檔案的參考價值[5]。教學檔案不應只是作為記錄學校教學活動和發展的歷史性符號，而應該通過運用當代的各類數字化工具和前瞻性的理念進行新型的分類和整合，進而轉化為有指導意義的信息資源。

3 ? 高校教學檔案管理優化的策略建議

加強高校教學檔案管理任重道遠，須從多方面著手推進。

3.1 推進教學檔案庫網絡化

隨著學校規模的擴大和發展，教學檔案類別和數量增加的速度不容小覷。在這樣的情況下，傳統紙質檔案的保存工作也將越來越難。高?？筛鶕虒W檔案的重要性進行選擇檔案的半永久保存和永久保存，從而減輕紙質存檔的壓力。并且，現在越來越多的教學檔案自身已實現數字化，如許多高校老師授課使用幻燈片，紙質材料已不是教學材料的唯一來源。高校應順應信息技術的潮流，增加資金投入，購買現代化設備，加快建設網絡化教學檔案庫。教學檔案管理網絡化不僅能夠減輕學校硬件設施的壓力，減少人力、物力、財力、時間的浪費，還能使利用者不分時間、地點獲取所需的資源信息，實現資源共享[1]。例如，把課件傳到網上，學生就能夠在教室以外的場所進行學習;上傳錄課視頻能方便教師們相互學習，能方便高校督導組對教師進行更好的監督和評估。

3.2 完善校級教學檔案管理規范

高校應制定統一的教學檔案管理制度，以避免歸檔不完整、無序等問題。國家檔案局、教育部頒布了《中華人民共和國檔案管理辦法》《普通高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案工作規范》等檔案管理文件[5]，學校應以此類文件為重要參考依據，再針對學校自身的情況制定出符合學校實際情況的教學檔案管理規范。

高?？赏菩薪虒W檔案分級管理，分散教學檔案管理的壓力。校級檔案管理部門主導教學檔案管理工作，歸檔需長期或永久保存的教學檔案;高校二級院系應積極配合學校，可歸檔需短期保存或使用頻率高的檔案，做好各院系檔案的收集和整理[5]。實行教學檔案分級管理能加速高校教學檔案體系化管理進程，提高教學檔案的質量。

教學檔案管理方案應去繁就簡，便于歸檔和使用。

3.3 提升檔案管理人員的管理水平

高校檔案管理人員是檔案管理的第一實踐者，也是第一責任人，因此，提升檔案管理人員的管理水平將直接提高高校檔案管理工作的質量。

高校需對檔案管理人員進行高質量培訓，包括理論培訓和項目實踐。理論培訓幫助檔案管理人員鉆研專業知識;項目任務讓管理人員運用所學知識解決實際問題。高校之間可進行合作培養。這樣不僅能增強院校之間的交流，還能讓培訓人員在合作學習中相互學習，取長補短，或者提出創新性的解決方案。

高校需加強對檔案管理人員的監督。學?？刹欢ㄆ诮M織教職員工和師生進行教學檔案管理評估，可從教學檔案的收集情況、歸檔情況和使用情況方面進行問卷調查，以評估檔案管理是否符合規范。學校還可通過此類問卷了解當前管理制度的弊端，加以改進，提升教學檔案的管理質量和服務質量。

3.4 提高教學檔案的利用率

大多管理工作普遍存在重視管理卻疏于應用的問題。大多高校教學檔案管理工作注重立卷、整理和保管工作，但卻沒有關注教學檔案的利用價值[6]。

應讓管理者和教師隊伍明確檔案管理的目的并對教學檔案加以利用。教學檔案是教學工作的真實記錄，檔案管理的目的是讓教師和管理者通過對檔案中的材質數據進行分析和研究，進行評估和自我評估，以更好地進行教學教研活動。

積極利用網絡平臺，推廣優秀的教學檔案。網絡平臺實現了教學檔案的資源共享。高?？蓪炐愕慕贪?、多媒體課件、專家學術講座以及教學科研等在檢索首頁進行推廣，增強優秀教學檔案的價值，提升教學質量。

4 ? 結語

高校教學檔案是高校過去發展歷史的見證者，也是高校今后發展的重要參考。教學檔案能夠體現一所學校的育人理念和教育特色，包含了一所學校的靈魂。信息技術時代的到來使高校教學檔案管理有了新的模式。雖然多數高校教學檔案已經開始從紙質化到數字化的轉型，但是這并不是段時間內能夠完成的事。未來很長一段時間內，高校教學檔案管理將是紙質管理和數字化管理相結合的模式。隨著高校的發展和壯大，高校教學檔案也將愈發復雜和繁多。高校應重視高校教學檔案的管理和利用，提高管理和利用效率，以更好地進行高校的教育教學工作。

參考文獻：

[1] 吳雙.教學檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2017（9）：120.

[2] 袁瓊.探討高校教學檔案管理[J].才智，2017（21）：131+133.

[3] 王小雪.高職院校教務處教學檔案管理[J].科教導刊（上旬刊），2016，No.259（03）：27-28.

[4] 林艷梅.論學校教學檔案數字化管理[J].城建檔案，2015（03）：68-71.

[5] 郭蘭，李曉燕.高校教學檔案管理探析[J].西南農業大學學報：社會科學版，2014（12）：240.

[6] 王澤善.淺議高校教學檔案管理的重要性[J].新選擇，2006（07）：102-103.

作者簡介：李莉，女，漢族，四川遂寧人，本科，研究方向：教育管理。

張揚歐婭，女，漢族，重慶人，研究生，研究方向：高等教育管理。