事業單位檔案管理工作中存在的問題及對策分析

歐陽哲毅

摘 要：經濟的發展和時代的變化使得傳統的工作模式與工作方法逐漸暴露出諸多弊端，特別是事業單位的檔案管理工作，這不僅嚴重降低了事業單位檔案管理工作的效率，還影響其他行業的進一步發展。因此，本文先是闡述了什么是檔案管理，又分析了我國事業單位檔案管理工作中存在的問題，最后詳細研究了解決檔案管理工作中存在問題的具體路徑，希望能對事業單位檔案管理工作提供一定的借鑒和參考，推動我國事業單位檔案管理工作的現代化發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題;對策

1 檔案管理工作的概述

檔案管理是指檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理和服務各項業務工作的總稱，也是我國檔案事業的基本組成部分，主要包括檔案收集、檔案保管、檔案管理、檔案編目、檔案鑒定、檔案統計和檔案編輯、研究等各項工作。其服務對象是檔案的使用者，管理對象是檔案。

2 現階段我國事業單位檔案管理工作中存在的問題

經濟社會的發展和進步使得我國各行各業都開始進行改革和創新，事業單位的檔案管理工作也不例外，但在實際的事業單位檔案管理工作中還存在諸多問題，主要分為以下幾個方面：

2.1 事業單位不重視檔案管理工作

很多單位缺乏對檔案管理的認識，所以很多員工就是機械的整理檔案，導致很多資料不能直接使用，所以檔案管理的不正確，會大大降低員工的工作積極性，更加無從談起管理理念的突破和創新，而且在檔案管理的工作中，一直認為不丟失、不泄露檔案就算完成工作，不會盡心地整理和收集檔案，導致在資料堆積過程中越來越雜亂，也說明檔案管理工作長時間的持續性處于一種沒有規矩和混亂的階段。

2.2 專業的檔案信息化管理人才不足

專業的人才是各項工作順利、高效進行的關鍵。但現階段在我國事業單位檔案管理工作中缺乏專業的檔案管理人才，小部分的檔案管理工作人員甚至從來沒接受過正規的檔案信息化教育與培訓，在實際工作中經常出現人為誤差，無法發揮檔案信息化管理的最大效用。有些事業單位甚至沒有專業的檔案管理人員，僅僅是其他工作人員兼任檔案管理工作，這不僅無法完成和實現檔案管理工作的信息化建設，還嚴重阻礙事業單位其他工作的順利進行。

2.3 事業單位的檔案保護意識不足

隨著時代的發展和進步，人們越來越重視信息和數據的保護，以前事業單位原有的檔案管理設備和方式，已經跟不上現在社會的發展，但是我國很大一部分的事業沒有認識到這一問題的重要性。因此，很多事業單位在日常的檔案管理工作中，并沒有及時更新有關檔案管理的資料，也沒有根據時代與社會的發展，引進最新的檔案管理設備與技術對事業單位的檔案進行管理和修復，無法有效保護檔案中的信息。

3 解決事業單位檔案管理工作中存在問題的措施

要想解決事業單位檔案管理工作中存在的問題，事業單位必須要采取以下措施，加快檔案管理工作的信息化與現代化建設。

3.1 事業單位要重視檔案管理工作

事業單位想要推動檔案管理工作的有效發展，就必須提升對檔案管理工作的重視程度，還可以在相關的管理部門中建立一個專門的檔案管理領導小組，選派專業的、高素質的檔案管理工作人員，定期檢查檔案管理工作人員的工作，及時指導監督檔案管理人員的工作，還需要建立一個完善的檔案管理人事的考核制度，及時獎勵那些工作表現良好、業務水平較高的工作人員，對那些工作表現較差、業務水平不高的工作人員進行批評與相應的懲戒，并對其進行有效的指導，有效提升其業務水平與工作能力。其次，事業單位的領導還要加強對檔案管理工作的宣傳力度，讓檔案管理人員認識到工作的重要性，讓員工盡量多做出一點建設性的意見，這樣不僅增加了員工的參與度與積極性，還能讓檔案管理人員認識到自己的工作重要性，是可以促進單位發展的，并不是可有可無的。

3.2 建立嚴格的事業單位檔案管理制度

事業單位為社會主義建設做出了很多重要貢獻，科學的檔案管理能夠促進事業單位的發展。因此，在事業單位的檔案管理中，要建立嚴格完善的檔案管理制度，嚴格遵守國家頒布的各項檔案管理法則，并根據單位實情增加檔案管理的規章制度，全面約束檔案管理的工作人員，做到依法管理、按章辦事，有效地杜絕管理人員違反規定行為的發生，全面確保事業單位檔案管理和檔案信息的安全性。

3.3 事業單位檔案管理工作人員隊伍專業素質的加強

現階段，事業單位管理工作的最大困難就是工作人員的素質低下，檔案管理工作得不到單位重視，檔案管理部門不注意新鮮血液的引進，缺少一定的專業性人才。因此，相關部門應該注重檔案管理人員專業素質的培養，定期進行專業的培訓和學習，提升工作效率，與時俱進，不僅要工作人員提高其對檔案管理工作的認識與計算機管理能力，還要提高其對本職工作的重視和熱愛、處理檔案管理工作中突發事件的處理能力，為檔案管理工作的現代化發展奠定一定的基礎。

3.4 增加檔案高科技設備，提升檔案管理工作的現代化水平

現在事業單位檔案管理有著設備老化以及工作效率低下的普遍問題，在創新檔案管理工作中，使用完善的檔案管理設備，能夠提升檔案管理部門的效率。更換先進的管理設備，可以讓管理人員更好地發揮自己的作用，因此，單位可以引進先進管理設備，聘用更專業的檔案管理人員，讓檔案管理人員體現優質化、信息化的特點。還需要完善檔案管理制度，需要完善檔案保管、保密、利用、鑒定監督和安全與消防等制度，要能夠保證檔案信息真實完整有效，需要更新的及時更新，需要刪除的要按照規定程序進行審核才能刪除，要做好安全建設工作，防止檔案的丟失和盜竊，要做好內部監督控制的制度，以促使檔案管理制度能夠切實的執行，這樣的檔案管理工作才能保障與現代社會發展的需要與時俱進。

4 結語

綜上所述，隨著經濟社會的快速發展，事業單位傳統的檔案管理工作模式與工作方法已經不能適應時代的進步了，亟需進行改革與創新。因此，事業單位要建立完善的檔案管理信息化體系，改變傳統的檔案管理工作方法與工作模式，對檔案管理人員進行定期的教育與培訓，提升其綜合素質與專業技能，推動檔案管理工作的專業化與現代化。

參考文獻

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