大數據下檔案信息化管理的有效途徑研究

陳淑興

摘要：檔案管理作為開展各項工作的關鍵性籌備工作，是后續工作安排的指導，也是記錄工作的重要載體。隨著各領域的不斷發展，行業與單位所積累的檔案資料，其增長的速度也在加快，原有的檔案管理技術滿足不了海量數據的分析梳理。如何利用數字化手段對檔案進行深度開發，則成為檔案管理工作的重中之重。本文主要闡述在大數據背景下檔案管理工作的現狀，在分析檔案管理工作機遇的基礎上，給出相應的管理路徑。

關鍵詞：大數據;信息化;檔案管理;路徑

檔案管理是對智力勞動成果展開保護的一種關鍵方式，對智力勞動成果的有效保護，更能夠將人們在智力勞動中的積極性充分調動起來，促使其在生產活動與社會服務中發揮最大化的作用。在大數據時代，智力勞動者受到的重視程度日益突顯，這也是對檔案管理工作者辛勤勞動的一種肯定。在大數據環境中，通過檔案信息化建設節省檔案管理者更多的時間，使其有充足的精力不斷地創新學習、鉆研新的便捷化、高效化的檔案管理方式。

一、檔案管理工作的現狀

大數據技術促使人們掌握新的檔案管理技術，便于適應新的檔案管理方法。

（一）隱私與安全困境

大數據時代檔案管理人員既要防范網絡安全，還要不斷增強信息管理安全意識，才能夠保證檔案不被網絡黑客侵襲，促使網絡環境更加安全。由于在立法建設方面目前網絡信息安全管理還存在不足之處，在檔案信息化安全管理方面存在管理標準與需求不相符的現象?，F如今安全管理的技術手段無法面面俱到的滿足保護每個人隱私文件不被訪問和數據不會泄露的需求，這些問題對信息的安全性產生嚴重的影響[1]。

（二）數據處理難題

大數據的到來促使數據信息海量增長，而目前檔案管理機構由于多方面的因素，不足以應對呈指數增長的大量信息，數據信息的實時變化使其難以做到有效應對。云計算存儲數據比較分散，這就使得大數據在處理檔案信息之前要先將各分散點的數據全部傳輸到處理點進行數據信息的分析，這對大數據的分析產生一定的困擾。而在存儲點對數據直接處理存在數據信息來源不明的問題，甚至會產生數據不完整現象。

（三）技術方面挑戰

在檔案管理工作中大數據的應用存在諸多的技術難題需要盡快解決，在數據處理過程大數據方法的容錯率比較高，想要降低錯誤的概率就要增加比較大的運算成本，而且大數據在分析計算時發生錯誤，出現數據處理失敗的現象。依目前運行狀況來看，大數據設備繼續擴展的可能性不太大。檔案管理的數據目前采用大數據方法分析，它是高層次的數據信息共享，如果將大數據設備進行擴展整體系統都要實施維護，這將是很大的一筆維護成本，而且管理檔案數據仍然在大數據環境下，無法保證不會產生數據信息故障，其出現故障的頻率還會增加，這不僅僅只是整個系統面臨維護成本的大幅增高，對系統的安全性產生很大的影響。

二、檔案管理工作的機遇

傳統檔案管理工作中存在數據信息收集不夠全面的現象，查閱檔案需要管理人員協助以獲取數據信息。在大數據環境下人的檔案管理工作面對龐大的海量數據，其傳輸實效性較強、數據的來源與類型多樣化，而且確?？梢詽M足不同層面用戶的不同需求，在服務以往數量的用戶的基礎上，擴展了現有檔案的數據量。大數據時代使管理檔案的數量實現了由GB——TB級別的擴展，改變了以往檔案管理只局限于數據的收集，現有檔案管理人員能在龐大的數據信息的支撐下，深層次挖掘潛在的可讀性的數據信息，實現對數據信息潛在價值的開發利用工作，也促使管理人員深度挖掘數據信息的安全性。大數據徹底解決了檔案數據資源信息量小的問題。與此同時在擴展數據存儲方式的基礎上，大大提高了數據存儲效率。

傳統的文字檔案在描述事件與人物活動時是以靜態的方式呈現，對檔案管理的相關業務工作難以展開動態化全面跟蹤，這也暴露出傳統檔案管理工作中存在的弊端。而大數據環境實現了對活動過程的動態化描述，不僅對各種數據信息充分開發利用，還將其潛在的價值深度挖掘，更是在各種數據信息之間探尋到相互的聯系，最大化地將檔案數據信息的價值有效提升?，F代檔案管理可以依托大數據方法對己知的、未知的事件加以預測，運用海量的數據資源實施趨勢分析，使數據信息可以實時采集，其動態化得以擴展，極大地滿足決策的輔助需求。

三、大數據環境檔案管理理念

改變紙制檔案的管理理念是當前大數據環境中下檔案管理工作需要重點突破的，數據信息不僅是簡單的數字內容，大數據環境下管理人員應對各種數據信息的影像資源進行有效的處理，對一些結構與非結構的文件，這一類型的數據信息要實施全面的管理與數據的采集，并將各存儲系統之間相融合。云計算技術要求所有的數據信息必須數字化、電子化，才能以網絡技術為基礎，梳理整合所有渠道的數據信息，有效開發數據信息的潛在價值。

要想真正實現檔案管理的智能化，就要在檔案管理中將數據處理作為整個管理工作中的重點，切實改變檔案管理方式，在強化檔案數據加工處理質量的基礎上，促進檔案信息的時空有序分布，實現各類數據檔案信息的高效運行。檔案資源的價值最大化發揮，需要檔案管理人員牢固樹立“以人為本”的服務觀念，認識到大數據時代檔案管理的模式有多種，并不斷充電，著力挖掘現有檔案資源的價值。

四、管理方法的路徑

（一）檔案數據收集方式的革新

革新檔案數據信息的采集方法，逐步面向廣闊的信息資源，才能夠迎合大數據環境中信息處理使用的需求。同時，對各種零散的數據信息采集能力要不斷加強，檔案管理人員在日常工作中要重視對碎片式的數據采集能力的培養，著重對關系型數據庫系統的開發，有利于非結構數據信息如圖片、網頁等的采集[2]，構建關系型數據庫結構，以此提升諸如電子郵件這類非結構數據的采集能力。所以革新檔案數據采集模式，促進檔案管理事業持續發展，是迎合時代發展的需要。

（二）實現檔案服務智能化

檔案管理應遵循“人性化”管理，管理人員應時刻銘記“為人民服務”的工作態度迎難而上，解決檔案管理當中遇到的問題。樹立主動服務的思想意識，才能促使檔案數據信息利用效率整體提升。強化服務推送能力，利用大數據的海量數據庫和強大計算能力，挖掘和分析用戶數據，了解用戶喜好并精準投放。實際上從用戶日常所需要的數據中就能夠探索出方法，在進行數據分析時將大數據技術融合進來，滿足不同需求層次的智能化服務。

（三）構建安全管理工作系統

建立安全管理工作體系，將促進檔案服務工作的有效性全面發揮，將檔案服務中數據的傳輸、存儲中可能存在的安全隱患徹底解決，將數據運用過程中出現的安全問題有效得以處理。在日常管理工作中著重加強安全防護工作，重點應放在檔案數據物防護水平的不斷提升上，對其系統的安全防護措施逐一進行優化[3]，將檔案管理中一些不規范的操作行為、管理制度方面的不足徹底解決，以此推動檔案管理工作實現預期目標，實現檔案數據管理的智能化。

五、結語

信息技術的不斷創新，雖然促使檔案信息化建設工作取得了很大成就，但在如何利用海量數據更好的建設檔案管理、服務用戶仍是亟待解決的問題。在未來，檔案信息化管理要從培養管理人員著手，注重洞察力的培養，推動大數據環境中檔案資料保障性發展。

參考文獻：

[1]鄒宏偉.基于云計算的檔案信息化管理機制分析[J].黑龍江檔案，2020（03）：64.

[2]銀春.大數據視域下高校檔案管理探討[J].國際公關，2020（06）：166+168.

[3]王曉華.檔案信息化管理研究[J].蘭臺世界，2020（06）：86-87+91.