從民國36年開灤礦務總局一封信看公文管理

孟元濤

編者按：根據開灤集團檔案館館藏民國36年開灤礦務總局的一封英文信件，我們得以獲悉很多歷史信息，特別是查看信件的傳送、翻譯、批復、收訖、保管等細節，也能窺豹一斑，了解到70多年前的開灤煤礦日常經營之規范、財務流程之完備、公文管理之精細。

在翻閱檔案卷號為2018-340，標題為《開灤總局致灤礦公司董事會信函關于索要賬冊、申請25所員司住宅及聘用外國審計員事宜》的歷史檔案時，偶然發現一封民國36年（公元1947年）開灤礦務總局發給開平公司的一封信，平心靜氣將原文翻譯之后，發現其中蘊含的信息量非常之大。原件如圖：

信的原文是：

“THE KAILAN MINING ADMINISTRATION

HEAD OFFICE

TELEPHONES：30024，31628，32501

33901，33902，34900

REFERENCE：4632

TELEGRAMS：MAISHAN·TIENTSIN

CODES： BENTLEY's SECOND PHRASE

TIENTSIN， NORTH CHINA

November 18th， 1947

The Board of Directors，

The Lanchow Mining Company， Ltd.，

TIENTSIN.

Dear Sirs，

With further reference to our letter of October 14th in which we put forward to you a proposal made by the Kaiping Company that the Administration's books and accounts in China be audited by both a duly qualified Chinese auditor and a duly qualified foreign auditor， the Kaiping Company has advised us that in so far as the foreign auditor is concerned it is their wish that the firm of Lowe， Bingham & Thomsons，of which Mr. M.C. Halton， is a Tientsin Director， should be em-ployed.

Would you be so good as to advise us whether you wish yourselves to appoint a Chinese auditor or whether you would care to nominate your choice and allow us to make the appointment.

It would seem proper that the fees of both the Chinese and the foreign auditors should be paid for out of the funds of the the Administration.

Yours faithfully，

CHIEF MANAGERS.

經過翻譯，中文意思是：

“開灤礦務總局

電話：30024，31628，32501

33901，33902，34900

編號：4632

電報：邁山（開灤）·天津

代碼： 賓利（書籍）之第二句

華北，天津

1947年11月18日

董事會，

灤州公司，

天津。

先生們，

關于我方（開灤礦務總局）已從10月14日的來信中知悉開平公司所提建議，即公司在中國運營所需的一切賬目和賬簿管理，均應由一名合格的中國審計師和一名合格的外國審計師共同進行審計，開平公司已告知我們（開灤礦務總局），就外國審計師的聘用意見，希望從Lowe，Bingham&Thomsons公司（該公司是普華永道國際會計師事務所的前身之一）中選拔人員，該公司的M.C.Halton先生是合適人選，他又是Lowe，Bingham&Thomsons天津公司的總經理，可以被聘用。

在中國審計師的聘用方面，請告知我們您公司是否希望直接任命一名中國審計師，或者您公司是否愿意提名一個合適人選，以供我們（開灤礦務總局） 聘用。

中國和外國審計員的雇傭費均由開灤礦務總局支付。

謹記，

署名

總經理

從全文中，我們可以了解到一些寶貴的歷史信息：

一是該信為開灤礦務總局回復開平公司關于選聘一名中國審計師和一名外國審計師相關事宜的文件。

二是該信紙落款為開灤礦務總局總經理，根據信件右上角標注的時間為1947年11月18日，而當時開灤礦務總局的英方總經理為裴利耶[1]。他在1947年5月7日—1950年5月16日任開灤礦務總局總經理。裴利耶來開灤前曾于1917年1月至1919年1月在英國皇家空軍服役，任空軍中尉之職，飛機駕駛員。因與1903年后一直擔任開灤英方總經理的納森少校關系密切，在其退役后于1921年2月19日被納森在英國倫敦聘任為開灤采買部助理。1922年裴利耶被派往中國，1922年6月1日出任開灤唐山礦區庫房主任。1925年提升為開灤天津營業部主任，1928年改任天律運輸部主任，1933年任開灤天津勞務部副部長，1934年1月任部長，當年12月21日升為總經理幫理。1935年3月23日總經理不在時，代理總經理職務。1936年1月24日調上海，11月4日出任開灤上海經理處經理。1937年11月24日代理開灤礦區主管，1938年5月23日再次代理開灤總經理職務，年底恢復幫理職務。1942年8月31日裴利耶退休，但被日軍管理開灤方聘為顧問，1943年2月15日裴利耶被解除顧問職務，每月領取500元生活費賦閑在家。1945年11月21日，國民黨政府發還開灤后復職開灤英方總經理職務。1948年初，中國人民解放軍開始三大戰役后，裴利耶認為華北不久就可能落入共產黨控制之下，預感到英國人統治開灤的末日已經到來。1月16日他向倫敦董事部提出對開灤采取“減縮生產、停購器材，把資金轉移英國的消極經營方針”的建議：“我們將想辦法來縮減我們的產量，除去日常急需的物資外，將停止一切采購，并把我們所能取得的現款盡快變成面粉和外匯，我們的面粉和外匯應留在上海，如果情況壞到無以復加時，則在該地再行賣掉”。5月30日，他再次向倫敦英方董事部獻計說：“我們的主要目的，是使我們所保護的英鎊，能達到盡可能高的水平，把我們礦區的儲備和器材的價值降到最低限度”“我們還要想方設法將我們的一些多余物資，如管子、鋼軌、鐵板等慢慢的由礦區、秦皇島轉移到上?！?。1950年春，裴利耶借機去日本索要煤炭款項，攜開灤煤款189152英鎊，從日本回到香港，1950年5月16乘飛機逃回英國倫敦。

但是，筆者從簽名字體及括號英文（deputy副職）進行綜合分析，猜測簽名也有可能為中方和英方各一名分管財務的副總經理共同簽字生效，由于筆者水平有限，無法準確辨認英文簽名字體，待相關筆跡資料完備后，進一步加以考證、核驗。

三是開灤礦務總局在信中直接贊同可以聘用Lowe，Bingham&Thomsons財務公司的審計人員M.C.Halton先生，說明認可該公司的審計業務。

四是經查閱資料發現，Lowe，Bingham&Thomsons公司為世界知名會計師事務所普華永道的前身之一。根據查到的資料，1902年6月2日，Arthur Lowe注冊成為香港的第一位職業會計師。1903年，Joseph Bingham并入Lowe公司，更名為Lowe& Bingham公司。1906年，Lowe& Bingham公司在上海的博物館博物院路開設了分支機構。1909年，上海的Frederck Matthews成為合伙人，更名為Lowe，BinghamLowe& Matthews。在1909-1914年，Lowe，BinghamLowe& Matthews公司在倫敦、新加坡和天津開設分支機構。1924年3月31日，Lowe因傷寒病去世，John Fleming接替合伙人位置。1935年，香港合伙人買下了Matthews在香港的股份，此后香港和上海兩地機構成為獨立但是有緊密聯系的部門。1945年9月，香港辦公室在二戰后重新開業，John? Fleming在1941年12月被日軍扣留。1946年，Lowe，Bingham&Thomsons （縮寫為LB&T）公司在上海成立，并與普華有緊密合作關系，其香港辦事處成為普華的聯系所;1949年，LB&T公司在東京開設了辦事處;1956年，LB&T公司的新加坡辦事處并入了永道;1962年，LB&T公司東京辦事處與普華合并;1974年，LB&T公司成為普華國際的成員所[2]。

五是通過原件背面的毛筆背書可以知悉，民國36年的審計師在當時俗稱為“查賬員”[3]。開平公司在收到信后，在左下角蓋上收訖時間的印章，說明日常管理規范有序[4]。

六是該信以電報形式進行傳輸，在民國36年通信比較落后的年代，開灤礦務總局（下轉15頁）（上接25頁）于1947年11月18日發出電報，時隔四天，開平公司在1947年11月21日（民國36年11月21日）收到了電報。同時，電報右上角備注了“電報破解代碼——賓利（書籍）之第二句話”，說明當時的電報具有保密功能，接收時間包括了破譯電報密碼的時間。

七是該文件經分析，其格式符合英文信件所有格式要求，推測其原稿應為一封信件，只是出于保密和傳輸便捷的目的，才將信的內容以電報形式發出。

八是開灤礦務總局左上角所用的30024等電話號碼，與當今開灤集團有限責任公司所用的內部電話5位號碼形式基本一致，說明開灤礦務總局在民國時期就已經非常重視通訊設備的現代化和科學化，重視管理溝通的時效性。

九是信的背面右側，用毛筆草書小字背書“總局接開平函擬用恩佐付湯生為本局查賬員之來函并詢華查賬員事函”推測為辦公室員工歸檔備注所寫。

十是通過對信原件及保管程度分析，歷經73年，該信原件保存程度依然在八成新左右，沒有任何水漬、污漬、曬漬、缺角和信息丟失，實屬難得，說明辦公文件檔案的日常保管工作比較嚴謹。