大數據時代學校檔案優化管理路徑探討

栗紀蘭

摘要：在現代社會，學校檔案管理工作是一項非常復雜繁瑣的工作，深受技術等因素影響，而隨著大數據技術的發展和應用，學校檔案管理工作變得更加簡單易于操作，但是不可否認的是大數據技術的發展也為檔案的管理帶來了一些挑戰和難題，而本文便結合時代背景來對學校檔案管理工作中存在的挑戰和問題做出了分析與探討，爭取得出優化學校檔案管理的方法。

關鍵詞：大數據;學校檔案;管理;優化;數據信息

在當今大數據技術日益發展和廣泛應用的時代背景下，各行各業必然會現隨著時代的發展引入該技術，推動行業向著更加科學合理的現代化的方向發展。而對于學校來說，學校的檔案管理工作的開展是非常復雜的，特殊教育學校的檔案里工作更是繁瑣，所以引入大數據技術是學校提高管理效率的有效舉措，畢竟，科學技術可以推動檔案管理工作更加便捷高效，給管理工作的開展帶來新的活力，使得傳統的麻煩的工作操作的局面變得簡單。而且大數據技術的應用更是有利于相關人員做好數據的分類與整理工作，進而幫助學校更好地掌握學生在生活上和學習上的具體情況。

一、大數據時代學校檔案管理工作的具體情況分析

大數據技術在學校檔案管理工作中的應用優勢除了可以處理大量的數據信息之外，還表現在處理速度與數據價值挖掘能力等方面，具體可以將這些優勢總結為數據類型多且信息含量以及高速時效性等幾個特點。而特殊學校的檔案管理工作的開展，檔案的種類和數量必然是非常豐富，數量是非常龐大的，而無紙化和電子化檔案也隨著科學技術的進步逐漸增加，檔案管理工作也越發復雜繁瑣。學校檔案的服務功能也必然會在大數據技術的支持下，向著深層次挖掘，為學校的教育資源和師生的管理提供更好的服務?；ヂ摼W平臺的構建必然會促使學校實現檔案共享，從而幫助人們更好地享受信息資源的檢索服務，滿足學校信息用戶的多層次廣范圍的使用需求。

二、學校應用大數據技術開展檔案管理工作時所面臨的挑戰

在現代階段，大數據技術的應用無疑可以幫助學校以更為豐富的形式和手段來完成檔案的管理工作，而學校信息用戶對于信息檔案的需求也會越來越多，檔案管理工作的難度和復雜程度也會越來越大，所以大數據時代雖然改善了傳統的檔案管理工作的繁瑣與復雜的步驟，但是依然面臨著諸多的挑戰。

第一，海量的數據與信息的存儲以及應用，給檔案的管理工作帶來了極大的麻煩。在信息數據共享的現階段，學校的信息用戶對于數據的要求是數據信息必須要全面的完善的，而且能夠即時獲取的，針對這一要求學校檔案館也必須及時的提供相應的信息，這些無疑都會給學校檔案管理工作帶來更大的挑戰。

第二，學校檔案的加工方式也深受當今時代大數據技術的影響，遠比傳統的人工識別方式更加便捷高效，而現階段海量的信息數據與復雜多樣的形式與種類，無疑都顯示出依靠傳統人工識別的方式開展檔案加工工作是不符合實際的。

三、學校應用大數據技術開展檔案管理工作時存在的阻礙因素

其一，學校檔案管理工作在開展過程中，管理人員的管理理念對于管理工作開展的效率和質量是有著決定性影響作用的。在現階段，雖然大數據技術被引用到檔案管理工作中，但是如果管理人員的管理思想沒有得到及時的轉變和更新的話，也必然會影響到檔案信息數據的管理效率，不能夠滿足當今時代學校信息用戶的要求。根據上述所提到的大數據時代的學校檔案管理工作的開展，是需要根據新時代信息用戶到新的要求來提升檔案收集和轉化效率，提高信息處理的速度的要求。如果檔案管理人員仍然延續著傳統的管理思想的話，就必然無法實現這一要求，畢竟管理者對于檔案管理是缺乏系統的認知的，所采用的管理方法也仍然停留在傳統的理念上。

其二，在新的時代，人們對于學校檔案管理工作必然會提出新的要求，而這一要求則需要學校有著充足的軟硬件設施作為支撐，但是有些學校卻因為經費的問題和辦學層次的影響，導致檔案管理信息化軟硬件設施等的投入不足，最終影響到大數據和互聯網的應用效果。在實際生活中，學?；旧线€是采用紙質化的檔案媒介，管理起來極為復雜而且需要耗費大量的人力和管理資源等，對信息的查閱和獲取意識缺乏靈動性，管理效率極低，嚴重影響到校園信息用戶對于信息的獲取和查閱的效率與質量，而有些應用軟件的功能和共享性以及數據的完整性等都達不到相關的要求，致使學校的檔案管理服務工作效果極差。而且，在現實生活中，有許多學校的檔案管理工作的服務形式是非常單一的，很難滿足學校信息用戶對于信息服務的要求。

四、大數據時代推動學校檔案管理工作效率和服務質量得到提高的方案策略

首先，對以上提到的影響學校檔案管理工作效率和信息服務質量的不利因素進行分析，推動學校檔案管理優化的方案策略之一便是要及時的更新管理理念，在當今時代，檔案管理工作的開展是必須要適應時代的潮流引入先進的互聯網技術，推動檔案管理工作向著數字化的方向發展，而管理人員則要及時的更新管理理念，具備互聯網和信息化的管理思維，推動檔案管理工作能夠在新的形式下實現規范化和效率化的管理，而且管理人員要以大數據意識為基礎，改善傳統的強調檔案信息私密性的思想觀念，提升對檔案數據信息共享的意識。而且檔案管理人員還要認識到檔案管理工作的開展，所針對的檔案需求者應是所有的社會公正，而不是僅僅想到校園內部的信息用戶。

其次，在信息時代，隨著技術的更新和應用信息數據的共享，信息收集資源的途徑的拓展，必然會使得學校檔案管理工作人員處理更多的數據和信息。在這一情況下，學校就必須要加強基礎建設，使得檔案管理工作中所使用的軟硬件設施，以及相關的檔案管理系統等達到相關的要求，而加強基礎建設就必須要求學校加大軟硬件設施的投入力度，推動檔案管理系統軟硬件能夠及時的得到更新和升級，提高數據管理的效率。再者，學校檔案管理工作的開展還必須要加強信息安全建設，并利用水印技術和防火墻技術以及信息加密技術等對檔案信息版權和私密性進行保護，避免信息泄露。除此之外，還可以通過強化系統用戶訪問權限的管理來避免學校的檔案信息的泄露。

最后，檔案管理工作的開展必須要與時俱進，這樣才能夠不斷優化學校檔案管理，提高檔案管理的效率和質量。而做到這些，就必須要求檔案管理部門重視新技術的應用，及時地推動技術更新滿足檔案管理工作的需求，相關檔案管理人員就必須要提高創新思維將新技術及時的科學合理的應用到檔案管理工作之中，推動檔案管理效率達到提高。再者，學校檔案部門也可以通過引入第三方構建學校檔案信息數據云服務，對數據資源的潛在價值進行深度挖掘，如智慧校園和數字校園等的建設便可以提高學校檔案數據檔案分析與收集能力，推動校園檔案管理服務水平得到提高。

五、結語

在現代社會，學校檔案管理工作優化是當今時代教育發展的必然趨勢，所以針對于這一情況，學校必須要探索出最為適合的學校檔案管理方法，適應當今教育發展的新形勢，促使學校的檔案管理工作能夠滿足學校信息用戶的要求，而且學校的檔案管理人員也要積極的解決當今時代大數據技術發展和應用給學校檔案管理工作帶來的挑戰與問題，提升檔案的管理效率。

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