老干部檔案管理信息化建設研究

周敏

摘要：隨著我國社會不斷發展進步，我國也逐漸邁入到老年化社會，老年人所占比例越來愈大，同時對檔案管理也面臨更為嚴重的挑戰，因此我們要建立科學合理的檔案管理系統，把信息化的建設和事業部門聯系起來。結合檔案管理工作也是一個值得注意的部分。老干部為我們國家的發展作出了較大的貢獻，做好老干部檔案管理工作是重中之重，信息化技術也為其提供了足夠的條件?；诖?，本文首先闡述了老干部檔案的組成，分析了加強老干部檔案管理信息化建設的意義，并提出幾點老干部檔案管理信息化建設的措施，以此為有關的研究人員提供一定的參考依據。

關鍵詞：老干部;檔案管理;信息化建設;對策

一、引言

要想做好針對老干部的服務工作，最值得重視的就是做好相應的檔案管理工作，對于老干部檔案管理工作來說，傳統的管理方式已經難以滿足人們對于檔案管理工作效率的需求，同時，由于不可避免的因素，檔案丟失的情況也同樣容易出現，這對老干部服務工作造成了一定的阻礙。除此之外，有一些老干部檔案管理人員，在工作中由于過度關注管理工作所花費的時間，從而大大地忽視了老干部檔案管理的問題，這也使老干部檔案管理進展的步伐受到很大阻礙。因此，隨著年代的不斷發展，為了改變現狀，相關的研究者開始探尋一種具有更高創新的思路，充分認識到老干部檔案管理信息化建設的重要性，并采取了相應對策，以此為其發展奠定足夠的基礎。

二、老干部檔案的組成

老干部檔案的組成內容主要包括以下四個方面，第一是老干部的個人家庭信息，比方說老干部的身體健康情況、家庭住址以及家庭的聯系方式等等，同時還要獲取老干部的家人具體情況，這些都能夠很好的幫助相關檔案管理人員對老干部的情況進行全面的掌握。第二是老干部的學習活動資料，也就是在對老干部的檔案信息進行收集的時候，要注重老干部參加的學習活動和會議等等，包括有關的照片和視頻等等，這些都屬于老干部活動的佐證材料。第三是相關的政策文件，這些文件屬于老干部檔案信息管理工作開展中不可或缺的重要依據。第四是檔案建設資料，相關檔案管理人員應該重視檔案建設資料的收集整理工作，這些資料能夠很好地反映出我國目前老干部管理工作的建設水平。

三、加強老干部檔案管理信息化建設的意義

（一）方便信息查詢

對于傳統的老干部檔案管理，它采用了各種方法來讓工作人員收集和整理紙版檔案，這些檔件都存在許多不足，比如字跡模糊、文件內容不完整或者是不準確，等等。這些對老干部檔案的管理造成了很大阻礙。在老干部檔案管理工作的展開過程中，將信息化技術與其進行有效的融合能夠幫助紙質化檔案管理向無紙化管理進行轉變，如果將老干部的檔案信息都轉入到計算機系統中進行保存，并放置到數據庫之中就能夠很好地對他們的檔案信息加以有效的保管，也不用擔心信息資料丟失的情況發生。使用信息化管理模式能夠更加便捷的為工作人員們提供相應的檔案信息，同時還能在線閱讀和保存，特別是目前存檔人員較多時，信息化管理模式能夠在很大程度上節約工作人員的時間，減少工作的流程，從而進一步使信息查詢更加便捷化，提高老干部檔案管理工作的效率。

（二）檔案管理規范化

就目前來看，我國的老干部檔案管理工作經常會出現管理工作較為混亂的現象，這在很大程度上是由于我國的檔案管理制度不明確，值得注意的是，檔案管理工作如果沒有相應的規章制度，就只能按照過往的經驗來進行工作的開展，使得檔案管理工作難以正常進行。首先，如果檔案管理制度不明確和不嚴格，則會使得檔案的收集、整理工作出現差錯，對后期檔案的借閱、轉出工作也有許多的不利。其次，檔案管理的客觀標準難以達到或者是檔案移交手續不夠完整都在一定程度上對檔案管理工作的質量產生了不利的作用，使用電子技術能夠很好地幫助檔案信息的管理的規范化，紙質材料的要求較高，在整理的過程中容易出現管理標準不統一的問題，如果使用電子資料來代替能夠很好地避免其他的問題，這主要是由于電子材料的填寫較為規范，并且有著明確的字體要求和格式要求，這樣能夠很好地避免在錄入階段出現的各種問題。除此之外，檔案管理的相關工作人員應該積極結合目前技術層面的需求，定期對檔案數據庫里面的內容進行整理和更新，使得老干部檔案管理更加地規范化。

（三）保證信息的安全性

在提高老干部文件管理保密度方面，信息技術不可忽略的作用，該技術可以很好地加密文件，防止內容的泄露。因此，有關檔案管理者應積極運用當前的新技術，緊跟時代的步伐，爭取以先進管理方法代替傳統的管理，充分發揮信息技術的絕對優勢?，F階段老干部檔案管理工作還存在著投入工作不足的現象，在信息化快速發展的時代，有許多的地區仍然沒有將信息技術與檔案管理工作進行有效的結合，其檔案管理模式依然屬于人工管理，但是就算這樣也沒有配發足夠的檔案管理人員，缺乏一定的先進性，同時管理的方式過于傳統化，這也使得老干部檔案管理工作出現越來越多的問題。檔案管理人員可以使用信息技術來對老干部的檔案信息加以整合和分類，這樣能夠保證數據的及時呈現，同時也能夠保護當事人的隱私，比方說設定查閱時限等等，老干部檔案信息技術的使用在一定程度上提高了檔案信息的保密性以及使用價值。相關的檔案管理人員可以使用信息化管理手段來對檔案的信息進行保密設置，以此實現安全化的信息管理，這樣一來，老干部的檔案資料內容也不會出現泄露的情況，更不用說被人為的修改。

四、老干部檔案管理信息化建設的措施

（一）構建老干部醫療檔案信息平臺

由于老干部的年齡較大，身體素質也不如年輕人，因此對老干部的身體健康加以關注是十分重要的，在進行干部檔案管理信息化建設的過程中應該構建老干部醫療檔案信息平臺。我國目前的老干部醫療就診往往是集中管理的， 他們需要去指定醫院就診，但是實際上這些指定醫院并沒有較為完整的資料，因此為了對老干部的醫療信息加以完善，構建出一個相應的醫療檔案信息平臺是十分關鍵的。有關的工作人員在對老干部的醫療檔案信息加以采集的時候，就應該做好相應的登記工作，這些內容包括老干部的體檢信息、病史信息以及就診信息等等。值得注意的是，為了對老干部的身體狀況有一個全面的了解，相關的檔案管理人員還應該對他們的生活飲食習慣加以了解，并做好相應的登記工作，保證信息的真實性和有效性，這樣才能夠更好的保障他們的權益。比方說，在收集檔案資料的過程中，工作人員就應該對當事人的身體情況以及醫院提供的信息進行結合，做好相應的身體健康檔案。

（二）構建老干部業績信息平臺

加強老干部檔案管理的信息化建設在很大程度上能夠提高檔案管理的工作效率和管理質量，所以相關的檔案管理部門應該做好信息化建設工作，最重要的就是構建老干部業績信息平臺，對于已經退休的老干部來說，雖然他們已經不在崗位工作，但是幾十年的工作經驗和知識都是一筆珍貴的財富，因此應該對其進行有效的應用。要想充分發揮老干部的作用，就應該做好老干部業績信息平臺的建設，將老干部曾經做出的工作成績做好記錄，這樣也能夠充分展現老干部的特長，為未來相關工作的開展提供必要的參考依據。首先，我們應該加強相應的專家平臺建設以及對工作人員的技術指導，其次，還應該加強參政議政平臺的建設，讓已經退休的老干部積極參與相關的工作會議，同時采取他們所提出的相關工作建議，這樣才能夠有效提高工作的質量，同時還可以成立相應的老干部小組。

（三）提高檔案信息平臺協同管理

在過去，傳統的老干部檔案管理的手段較為落后，往往需要管理人員花費較長的時間才能夠完成工作，這樣一來其工作效率顯得較為低下，因此，相關管理人員應該積極結合當前先進的信息技術，真正將其落實到老干部檔案管理的工作之中，值得注意的是，相關的老干部檔案管理人員也應該做到與時俱進，充分利用計算機技術來完成老干部檔案的收集整理和分類的工作，這也能夠在很大程度上節約老干部檔案管理的工作時間。在提高檔案信息平臺協同管理的過程中，應該注意多個部門的共同作用，包括衛生部門以及財政部門等等。老干部檔案管理工作具有較強的政策性，且跨度較大，同一個單位不同部門在執行工作的過程中，很可能由于交流出現偏差而使得執行力下降，間接影響了老干部檔案管理工作的服務水平。因此，在進行了干部檔案管理信息化建設的過程中，應該對他們的檔案信息加以分類化管理，而構建出相應的數據庫來讓各個部門之間共享信息，以此提高檔案管理的工作效率。提高檔案信息平臺協同管理是重中之重，它也能夠幫助各個部門在共享平臺上收獲到有效的信息，從而節約時間成本。

（四）加強檔案信息平臺的服務理念

在當前的形勢下，老干部檔案管理的信息化建設值得人們重視，相關的老干部檔案管理人員應該轉變傳統的檔案管理理念，爭取將檔案管理工作做到最好，注重具有創新思路的檔案管理方法，只有這樣才能不斷的促使自我進步，將全新的創新理念與檔案管理工作進行有效的融合。值得注意的是，管理者也應該相互學習，不斷提高水平，在上級領導的鼓勵下，管理者還可以主動學習自我專業，把新的管理方式帶到工作中，積極與同事合作。老干部管理工作有著服務性，因此在進行信息化建設的過程中，應該提高大家的服務理念，老干部檔案管理工作雖然較為平淡，但意義重大，做好相應的檔案管理工作能夠體現出對老干部的重視，所以相關的檔案管理人員應該提高自身的服務意識，建立相應的服務機制，幫助了干部檔案管理信息化建設的順利開展。就目前來看，要想對老干部檔案管理工作加以信息化建設，同時也應該關注其檔案管理人員的水平，老干部檔案管理人員也應該積極使用信息技術來完成檔案管理工作，也可以使用在線服務系統向其他的部門發送有關的檔案信息，這在一定程度上提高了檔案管理的工作效率。除此之外，老干部檔案管理人員也可以利用在線服務系統對檔案信息進行有效的整理和歸納，并且能夠檢索和查找有關的檔案，對資料以及文件加以分析等等。因此，新時期事業單位檔案管理需要對服務方式進行創新。

（五）完善檔案管理安全標準

在早期，老干部檔案管理過程中往往缺乏相應的規章制度和監管機制，這使管理者很難在最短時間內對檔案進行歸納、整理，許多文件的放置都較為雜亂，在需要的時候很難做到快速查找，這在一定程度上影響著文件的查找效率，而且對文件的管理效果和文件的管理影響也會有一定的不良影響。因此，我們要落實檔案管理體系，主要包括以下幾方面：首先，在進行老干部檔案管理工作之前，相關的檔案管理人員應該根據相應的工作量制定獨立的工作計劃，同時在整理檔案的過程中，對于表現十分出色的工作人員應該給予一定的鼓勵，這樣才能夠真正調動老干部檔案管理人員的工作積極性。其次，工作人員在進行管理時也應該按照相應的管理流程來進行工作，對于違反規定的人員應該按照有關的依據對其處以相應的處罰，這樣才能夠剛剛做好老干部檔案管理工作。

五、結語

綜上所述，好干部檔案管理工作是基礎，優勢的老干部的管理工作能夠為其他工作提供有效的信息支撐，在一定程度上體現了我們國家對于老干部的人文關懷，老干部檔案管理工作較為復雜，就目前來看，隨著時代的發展，某些傳統的檔案管理經驗已經無法滿足人們的需求，在新時期下，傳統的檔案管理手段逐漸被人們拋棄，老干部檔案管理信息化建設急需進行?；诖?，本文首先闡述了老干部檔案的組成，從方便信息查詢、檔案管理規范化以及保證信息的安全性三個方面分析了加強老干部檔案管理信息化建設的意義，并提出幾點老干部檔案管理信息化建設的措施，包括構建老干部醫療檔案信息平臺、構建老干部業績信息平臺、提高檔案信息平臺協同管理、加強檔案信息平臺的服務理念以及完善檔案管理安全標準。

參考文獻：

[1]辛虹播.新形勢下離退休干部檔案管理工作的優化創新研究[J].江蘇科技信息，2019，36（25）：33-35.

[2]常春林.醫院老干部檔案管理工作信息化發展探索[J].現代經濟信息，2019（17）：119.

[3]李傳營.淺談科研單位離退休干部檔案的管理與開發[J].蘭臺內外，2019（25）：32-33.

[4]張維娜.新形勢下離退休干部檔案管理工作的優化措施[J].科技經濟導刊，2018，26（16）：192-193.

[5]蘇林濤.人力資源運用在老干部檔案管理中的重要性[J].蘭臺世界，2018（S1）：119.

[6]魏艷菊.做好新時期老干部檔案管理工作的體會[J].蘭臺內外，2018（01）：73.

[7]薄琳.新時期離退休干部檔案管理工作的問題與策略[J].中外企業家，2017（15）：226.

[8]劉東哲.淺析現階段建立老干部醫療保健檔案與電子健康檔案的必要性[J].內蒙古科技與經濟，2015（09）：37-39.

[9]常春林.談老干部健康檔案管理工作中存在的問題及對策[J].內蒙古科技與經濟，2015（06）：120+123.

[10]徐占璞，白玉山.淺談離退休干部檔案管理信息網絡系統[J].才智，2009（16）：236.