黨校電子文檔智能系統的開發與應用

史轉轉 孫姝

摘要：為貫徹落實習近平關于黨校工作的重要指示精神，解決黨校文檔處理工作過程中存在的強度大、效率低等實際問題，研發了《黨校電子文檔智能系統》。系統以Visual studio 2019為開發工具，以Oracle 11g為數據庫，利用神經網絡、全文檢索、分詞等技術，實現了公文、檔案等資料的輔助生成、流程管控、電子歸檔、檢索調閱等功能。文章詳細介紹了該系統的研制背景、整體設計、功能結構、模塊功能以及應用情況。系統人機界面友好，運行安全穩定且功能齊全，系統的應用有效推動了黨校系統資料形成與管理工作由人工經驗型向科學高效型的發展和轉換。

關鍵詞：黨校;電子文檔;智能系統;資料管理;輔助系統

中圖分類號：G647; TP311.1? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）23-0233-03

Abstract： In order to implement the important instruction spirit of the general secretary of the internship on the work of the party school， and to solve the practical problems of high intensity and low efficiency in the process of the party school document processing， the "Party School Electronic Document Intelligent System" was developed. The system uses Visual studio 2019 as the development tool， Oracle 11g as the database， and uses neural network， full-text search， word segmentation and other technologies to realize the auxiliary generation of documents， archives and other materials， process control， electronic filing， retrieval and retrieval. The article introduces the development background， overall design， functional structure， module function and application of the system in detail. The system has friendly man-machine interface， safe and stable operation and complete functions. The application of the system can effectively promote the development and conversion of the party school system data formation and management from manual experience to scientific and efficient type.

Key words： party school; electronic file; intelligent system; data management; auxiliary system

1 背景

黨校是黨教育培訓黨員領導干部的主渠道，是黨對干部進行理論教育和黨性教育的主陣地[1]。黨校人員肩負著提升干部素質，推進各項改革全面深化的歷史重任[2]。除了日常的教學、培訓、理論研究等任務，公文處理、教學檔案管理等文檔管理工作也是黨校工作的重要組成部分，包括草擬、行文、發文、管理、整理、歸檔等一系列流程。近年來，隨著科學技術地快速發展，黨校系統的信息化程度有了顯著提高，各種網站、系統的推廣應用極大地方便了黨校的管理工作[3]。但在文檔管理方面，黨校系統卻依舊在沿用傳統的手工方式，信息化程度不高，導致勞動強度大且工作效率低，使黨校人員的寶貴時間都消耗在了事務性的工作上，且隨著公文及資料檔案的逐年增加，在此方面的問題會更加突出。上述問題的存在，嚴重制約了黨校管理工作在信息化時代下的快速發展。

在全國黨校工作會議上的講話中，習近平對提高黨?？蒲心芰凸芾硭教岢隽嗣鞔_要求[1]。為貫徹落實習近平關于黨校工作的重要指示精神，解決黨校文檔管理工作過程中存在的實際問題，特研發了《黨校電子文檔智能系統》。

2 整體設計

2.1 系統架構

以黨校電子文檔智能系統為平臺，自下而上分為設備層、數據存儲層、數據分析層、應用層，以及完善的標準規范與制度法規和組織架構與安全體系（見圖1）。設備層指的是信息的采集設備。數據層是智能系統的核心層，分為數據存儲層和數據分析層。應用層是在設備層、數據層的基礎上建立的應用系統，主要負責處理業務邏輯及數據可視化。

2.2 系統結構

系統采用Client/Server結構進行設計，服務器端由圖像存儲服務器、數據庫服務器、防火墻等組成，各客戶端直接用客戶端應用程序訪問。系統可以部署在互聯網上，也可以部署在各單位的局域網上，工作人員可以通過網絡訪問本平臺。系統由硬件系統、軟件系統、數據庫系統和網絡平臺四部分組成。其中硬件系統與客戶端微機相連，用于電子文檔的信息采集及打印，包括掃描儀、打印機、二代身份證識別儀等;軟件系統基于數據庫系統和網絡系統完成相應的功能操作;為保證數據信息的安全性，我們將數據庫系統置于專門的服務器上（見圖2）。

3 功能結構

黨校系統在日常工作過程中，始終伴隨著公文資料和檔案資料的生成、處理、歸檔等操作。公文資料主要包括：決定、通知、報告、請示、批復、意見、函等;檔案資料包括師資類、教學類、管理類、反饋類等。經過調研并對功能需求進行功能整合和創新后，系統提供了公文資料和檔案資料在職權范圍內的輔助生成、流程管控、電子歸檔、檢索調閱等功能。主要的功能模塊包括：公文制作、教案生成、流程管控、電子歸檔、信息查詢、數據處理、系統設置七個功能模塊，每個功能模塊下面又含有相應的子功能模塊（見圖3）。

4 模塊介紹

4.1 公文制作

系統提供信函、命令、紀要、報告四種公文的自動生成功能。工作人員只要將公文的相關要素錄入系統，例如：標題、主題詞、主送機關、正文、發文機關、日期等，系統會自動調用對應的模板，參照《國家行政機關公文格式》國家標準（GB-T 9704-2012）[4]中所定義的公文格式自動生成相應的公文[5]。系統基于自建模版，利用OLE技術實現對Word的可編程操作，基于神經網絡技術實現了部分文本內容的智能補全提示功能。

4.2 教案生成

該模塊主要用于輔助黨校老師生成教案。系統提供培訓指南、學員須知、教學計劃、課程安排、管理規定、學員守則等教案的自動生成功能，還提供教師名單、通訊錄、教學滿意度調查表等輔助性文檔的生成。在實現課程安排功能時，系統采用了模擬退火算法[6]，可以實現教學計劃、教學場地和教師資源的合理安排和有效管理。

4.3 流程管控

系統設計了黨校文件的狀態監管和流程審批解決方案，并在這個模塊內予以實現。當公文和教案文件在系統內生成后，系統會按照預先設置的流程進行處理[7]。狀態包括：草擬、審批、行文、發文、歸檔、作廢、修改。審批流程和審批權限可以在系統設置模塊內結合黨校自己的規定進行設置。系統采用WFMC的流程標準以及電子簽名相關技術[8]來實現各種復雜流程的電子化流轉，實現了文件管理的高效、科學。

4.4 電子歸檔

電子歸檔是將紙質資料轉化為電子的圖片直接掃描保存至服務器中，實現紙質文檔的電子化管理，使查找方便快捷，有效防止重要文件的損壞及丟失，分為文書錄入、教案錄入、其他錄入三個子功能模塊。文書錄入專指信函、命令、紀要、報告四種公文材料的電子化操作;教案錄入針對教案材料;其他材料是任職通知、工作記錄、民主測評表、年終總結、合同、收據、發票、人事檔案、卷宗等。

電子歸檔分為兩步：首先，錄入紙質文檔的要素（比如：本名、標題、材料時間、頁碼、姓名等），便于后期檢索調閱;其次，通過掃描儀將紙質文檔掃描成照片并借助系統提供的編輯功能進行圖片處理（比如：裁剪、銳化、旋轉、RGB亮度調節等）。

在實現圖像掃描功能時，我們充分利用了面向對象的可視化構件技術，通過采用構件技術來實現對掃描儀的控制。在錄入要素信息時，系統利用分詞技術實現了關鍵詞的自動提取，為后期的快速檢索提供了基礎。

4.5 信息查詢

提供常規檢索、高級檢索和SQL檢索三種方式。其中常規檢索只對姓名、本名以及標題三個常用字段進行快速檢索;高級檢索則提供綜合的全字段任意組合檢索功能;SQL檢索只針對熟練掌握數據庫結構的DBA人員開放。為了提高檢索速度，在Oracle數據庫系統中，我們優化了存儲過程，并采用了全文檢索技術[9]。

雙擊檢索出的數據記錄，可以調閱電子化后的文件檔案。查看時系統提供了電子圖像的縮放、打印及另存等基本功能，才外還需提供了一些特定的功能，比如：按姓名檢索后，進入資料文檔時會在頁碼樹處對包含該人員的頁碼進行標識，并提供全本查看功能。此外，對于檢索出的文件，系統支持PDF或Word格式的另存操作。

4.6 數據處理

包括數據初始化、數據預警、數據備份、數據恢復四個子功能模塊。數據初始化只有在系統第一次安裝時才會使用;數據預警是針對服務端ETL過程中發現的數據質量問題而進行的預警，面向數據庫管理員開發;數據備份、數據恢復是針對數據庫遷移或是應付數據丟失或損壞而進行的操作。

4.7 系統設置

包括登錄設置、權限設置、流程設置、選項設置四個子模塊。登錄設置用于設置系統用戶;權限設置用于結合實際情況給各個用戶分配不同的功能訪問權限;流程設置用于設置不同的公文和教案流轉所需的處理程序和處理人;選項設置內，能夠對系統的數據庫連接配置，圖像存儲格式以及默認的存儲位置等信息進行設置。設置完成后系統會自動保持，存儲方式我們選擇了Ini文件格式。

5 實現與應用

客戶端操作系統我們選用Windows 7，Linux服務器上選用CentOs 6.9，數據庫系統選用Oracle 11g，系統開發工具選用Visual studio 2019。該系統人機界面友好，運行安全穩定且功能齊全，實現了公文資料和檔案資料在職權范圍內的輔助生成、流程管控、電子歸檔、檢索調閱等功能（見圖4）。

系統自投入運行后，安全穩定的運行至今，各方面均反應良好。系統界面美觀大方、形象直觀，操作便捷。系統整體上，功能設計合理實用，流程管控科學嚴謹，數據檢索準確翔實，能夠滿足實際應用需求。

6 結束語

《黨校電子文檔智能系統》立足于黨校系統內資料生成和檔案管理工作的實際需求，并以規范相關管理流程為目的的大型綜合信息管理平臺。系統運行后，解決了傳統紙質辦公的煩瑣，將公文制作的時間平均提高了70%，資料檢索及調閱的時間平均縮短了95%，效益顯著。除了工作效率的提高，系統的應用還提升了黨校人員的信息化素養，收集的數據還可以為下一步的教學和科研工作提供良好的數據保障。此外，系統的應用還有利于領導的信息決策和科學管理?？傊?，該系統的應用，有效地推動了黨校系統內相關工作由經驗型向科學型的發展和轉換。

參考文獻：

[1] 習近平. 在全國黨校工作會議上的講話[R]. 北京： 中共中央黨校， 2015.

[2] 李全有. 加強師資隊伍建設是深化黨校教育教學改革的關鍵[J]. 新絲路， 2019（2）： 44-45.

[3] 馬力， 胥旭， 胥雅男. 新時代加強黨校信息化建設的思考[J]. 黨史博采（理論版）， 2018（12）： 43-44.

[4] GB-T 9704-2012， 國家行政機關公文格式[S].

[5] 李和忠. 新編機關公文寫作方法與范例[M]. 北京： 中國文史出版社， 2016.

[6] 楊飛. 模擬退火算法在物流線路選擇方面的研究[J]. 電腦知識與技術， 2019， 15（4）： 270-271， 277.

[7] 陳偉華. 基于圖像存儲的電子文檔管理系統設計與實現[D]. 南京： 南京理工大學， 2018.

[8] 孫金生. 企業移動電子簽名系統設計與實現[J]. 電腦知識與技術， 2018， 14（16）： 72-73.

[9] 龍佳. 論搜索引擎的特點與發展態勢[J]. 電腦知識與技術， 2019， 15（1）： 200-201.

【通聯編輯：謝媛媛】