關于新時期國資國企檔案規范化管理的幾點思考

侯泊成

摘 要： 在國資國企中檔案資料占據著極為重要的位置，它是相關經驗的積累和歷史的總結，并夯實了國資國企在發展方面的基礎。信息技術的不斷發展，使得檔案管理工作的水平得到了一定的提升。為適應時代發展，國企集中力量開發了飛揚檔案管理系統，將整個系統的檔案電子化后全部納入平臺，做到信息的安全可靠和共享利用。但檔案信息管理系統在應用過程中還存在一些問題，需要在實際工作中加以改進與完善。

關鍵詞： 國企;檔案管理;規范化;措施

【中圖分類號】F426.31 【文獻標識碼】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.25.287

1 導言

在知識經濟時代，國企檔案的價值不容小覷，對國企發展有重大影響，國有企業需要關注自身檔案的管理工作和不斷提高自身檔案管理的質量和效率。在國資國企的日常工作中會產生諸多文件，對這些文件進行正確保管和處理，才能確保順利開展各項工作。同時，有效開展檔案管理工作可以促進國資國企的良好發展，因此加強國資國企檔案規范化管理具有極其重要的意義。

2 國企檔案管理的重要性

檔案管理是一種管理文檔的有效方式，不僅可以減少檔案搜索時間，還可以減少檔案管理人員的工作量。雖然國企檔案是記錄歷史的材料，但國企發展中的檔案記錄是能夠成為將來國企選擇發展的必要輔助內容。在改革過程中，大型國企逐步走向多元化，在集團國企及其子國企之間建立了資產與資產之間的新關系，從而檔案管理的行政作用被這種關系進一步削弱。國企信息和檔案檔案的形成與國企管理、生產和運營的每個方面密切相關，并記錄國企的發展和變化過程。當前，國企檔案不僅由單純的傳統紙質檔案，還有以下幾種形式：（1）圖片形式;（2）錄音形式;（3）視頻形式等多種形式。在國企發展中，行政管理檔案可以作為以后行政規劃和管理決策的基礎，以提高它的科學性和可操作性。在國企發展中，會計記錄和國企發展記錄可以作為國企制定經濟和財物風險管理計劃的基礎，以確保國企財務穩定性，凝聚國企理念，提高國企凝聚力和競爭力的重要方法，當國企遇到法律問題時，檔案的存儲在法庭中可視為證據出現，抵御法律風險。簡而言之，有效管理國企檔案，它可以國企更高效，穩定的長期發展。

3 檔案信息化管理存在的問題

一是對檔案信息化工作重視接受程度不高。由于檔案管理在許多單位屬于辦公室輔助工作，故檔案信息化工作基本停留在完成上傳信息的階段，缺少后期的跟進、推廣和利用普及。雖然實現了紙質檔案的數字化，但是查檔人員仍然信任紙質查檔，心理上不太信任電子檔案。

二是檔案信息系統本身的不足和局限。飛揚檔案系統由于開發時的局限，很多設置不夠合理，給檔案導入及查詢帶來不便，影響工作效率。檔案系統是由計算機人員開發，所以部分設置和檔案的歸檔要求有差異。比如在分類上多了具體科室的類目，即永久、30年、10年之后，另加“黨群管理、行政管理、經營管理、科技管理”等科目，使得整個系統繁冗、不靈活。

三是檔案信息化管理專業人才缺乏。檔案信息化進程，對檔案管理人員的個人素質和能力提出了更高的要求。檔案員不但要熟悉檔案管理知識，也要懂計算機和網絡技術，對上線的檔案系統要深入了解，熟練運用，需要懂檔案管理和計算機操作的復合型人才。目前不少企業檔案員更換頻繁，年齡偏大，對計算機網絡技術不熟悉，缺乏熟練使用檔案信息系統的能力。

4 新時期國資國企檔案規范化管理措施

4.1 重視國資國企檔案規范化管理

在國資國企的檔案管理中，要確保管理的高質量和高效性，讓檔案規范化管理順利實現極為關鍵。首先就要從思想上高度重視檔案規范化管理。新時期，國家越來越重視國資國企的檔案管理，這就要求國資國企高度重視檔案規范化管理，使每一位員工均能對檔案管理的重要性有深刻認識，同時把檔案管理當作重要工作完成。在平時視察工作中，若是發現國資國企檔案管理有不規范之處，要第一時間指出，同時制定有效解決措施。除此之外，國資國企還可以將建立檔案規范化管理領導小組，研究日常檔案管理中存在的不規范情況和遇到的問題，從組織上確保檔案的規范化管理。

4.2 加強檔案管理隊伍建設

一是檔案管理需要專業的檔案人才。二是檔案管理系統的專業化。要加強對既精通檔案業務又懂計算機應用的復合型人才的培養，選聘年輕、學歷高、適應能力強的員工從事檔案管理工作。加強對檔案業務人員的培訓，鼓勵員工學習深造考檔案員證，考檔案職稱，切實提高一線檔案工作人員的業務能力。

4.3 建立紙質檔案與數字檔案相結合的技術性管理，實現文書檔案的信息化管理

隨著“數字中國”、“智慧企業”等關鍵詞的提出，紙質檔案數字化、數字檔案館的建設成為大勢所趨。檔案數字化通常采用掃描儀實現量化數字化，但在數字化過程中要注意進行OCR識別。電子文件的歸檔則最好是在企業OA辦公系統，生產MIS系統建立預歸檔庫，實時對企業經營管理、生產管理過程中產生的電子文件及元數據進行預歸檔，將在歸檔范圍內的電子文件及元數據通過OA辦公系統與檔案管理系統的接口設計完成電子文件及元數據的分類、編號，從而完成企業電子檔案的歸檔工作。

4.4 加大軟件開發力度，提高信息化水平

對檔案進行開發利用是檔案管理工作的重點，也是其自身價值得到發揮的主要方式。在信息時代對檔案進行開發與利用，主要通過對信息資源的運用進行實現。對此，要將檔案編研及編目工作落到實處，編制和國企具體狀況相吻合的檢索工具，完善檔案匯編以及檢索體系等相關參考資料。同時，國資企業需要結合自身文化開發信息管理系統，通過數據庫管理技術以及軟件編程等，構建網絡工作流程對企業各項職能業務活動進行支持、管理和執行。在開發國資國企對信息管理系統的同時，研發滿足國企需求以及特點的檔案管理軟件，并和其他軟件進行鏈接，形成綜合數據庫，實現數據共享。此外，將生產經營、行政辦公以及業務審批等相關工作流程和文檔一體化流程進行融合，進而建立從文件生成、流轉到歸檔的新流程，在簡化工作的基礎上促進效率的提升，實現協同辦公。

結束語：綜上所述，在當前的知識經濟時代中，現代所有類型的檔案都可以被視為國企的一種財富，那么國企需對其格外重視，當下已步入信息時代，在國資國企檔案管理中，要積極運用現代化技術，同時提高檔案管理人員的綜合素質，為國資國企檔案規范化管理奠定堅實的基礎，促進國資國企檔案管理質量的有效提升。

參考文獻

[1] 丁曉虹.關于新時期國企檔案管理的幾點探討[J].檔案學研究，2013（1）.

[2] 任仙玲.機關事業單位檔案規范化管理研究[J].山西青年，2018（15）.