從醫院檔案編研工作看檔案價值創新

郭欣儀

【摘要】檔案是記錄人類社會實踐活動的載體，內容涉及政治、經濟、文化、科技等各個方面，是“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的知識寶庫和文化財富，肩負著推動社會發展和科學進步的重要使命，因而具有社會屬性。充分發揮檔案的作用，使之全面、系統、完整地反映出事物的本質特征，最大限度地拓展檔案服務的廣度和深度，是檔案編研工作的應有之義。檔案編研工作是從現有的檔案資源中提煉出具有參考價值的信息的創新性工作，是檔案文化傳承與創新的重要紐帶和橋梁。本文在總結醫院檔案工作現狀的基礎上，對醫院檔案編研工作的方法及選題提出切實可操作的建議，以期從價值創新的角度，提高醫院檔案編研質量，更好地為醫院發展及社會公眾服務。

【關鍵詞】醫院;檔案編研;選題建議;價值創新

醫院在從事管理、醫療、科研等各項活動中形成的檔案是醫院的重要信息資源，也是醫院開展各項工作的基礎依據和重要參考。伴隨著我國醫療衛生改革的不斷深入，醫院的競爭已不僅僅是技術和設備的競爭，還包括醫院的人文環境和服務理念的競爭。檔案編研作為開發醫院檔案信息資源的重要形式，代表著一個醫院的形象與精神，在醫院管理及醫療服務中發揮著潛移默化的作用。例如最近在應對新冠肺炎疫情的診療工作中，若能將醫院在2003年應對“非典”疫情時留存的有價值的檔案資料加以利用，必將對當前的工作發揮重要作用。如何在對庫存檔案科學整理、篩選的基礎上進行有效的提煉和升華，將靜態的檔案資源轉化為便于傳播和共享的編研成果，為管理者及社會公眾提供科學系統、優質全面的檔案信息服務，顯得十分必要。由于醫院的各類檔案具有明顯的行業特征，醫院檔案編研工作的開展也有其特殊性，筆者通過梳理目前我國醫院檔案編研工作的現狀及難點，分析其原因并提出切實可行的改善措施，以期為今后醫院的檔案編研工作提供有益的參考，共同提高編研成果的質量，為醫院發展及社會公眾服務。

一、醫院檔案編研工作現狀

筆者統計，刊載于“檔案學”核心期刊上有關醫院檔案編研工作的論文僅有6篇，總體數量極低且幾乎未涉及醫療事業與檔案發展的熱點領域。其中：韓靜在《關于加強醫院檔案編研工作的思考》一文中，首先強調了加強醫院檔案編研工作的重要性，然后從“更新觀念、培養人才、豐富室藏”三個方面闡述加強醫院檔案編研工作的途徑。謝瑩的《從檔案編研成果透視醫院文化》一文，指出結合醫院優秀文化的醫院檔案編研成果，能展示出現代醫學由傳統模式向“生物-心理-社會醫學模式”轉變的過程，也是醫患文化溝通的新元素。張紅的《醫院檔案編研工作之我見》首先闡明了醫院檔案編研工作的意義，然后從“了解各方需求、圍繞中心工作、力求內容準確”三個方面說明了醫院檔案編研工作的步驟，最后對醫院檔案編研工作提出了一些改進措施。陸蓉《對做好當前醫院檔案編研工作的思考》一文，作者首先闡明了目前醫院檔案工作普遍存在“重視不夠、水平不高、不能滿足醫院發展要求”的狀況，指出要結合檔案編研工作“目標環節、實施環節、利用環節”的要求，加強理論探索、拓寬領域和形式、注重質量地開展檔案編研工作。毛方芳在《醫院檔案編研工作的實踐與認識》中，首先介紹了醫院開展檔案編研工作的基本程序和編研體裁，其次表達了自己從事檔案編研工作的幾點認識，力求讓編研工作為醫院改革、建設、發展服務。朱小燕在《中醫醫院檔案編研工作初探》一文，通過介紹中醫醫院檔案編研工作的特殊性和工作范圍，闡明中醫醫院檔案編研工作的重要作用及意義。

縱觀目前有關醫院檔案編研工作方面的學術研究成果，大部分文獻對醫院檔案工作目前存在的問題做了闡述，如：領導重視程度不夠;檔案人才不足、人員素質有待提高;檔案編研的領域狹窄、針對性不強;檔案研究成果少、推廣途徑缺乏等等，但對于如何解決這些問題，卻缺乏切實可行的措施。誠然，以上問題在每家醫院都或多或少存在，但是，檔案編研作為開發利用檔案信息資源的一項創造性工作，不僅是為醫院加強業務水平和提升科研能力提供服務的重要手段，還是醫院文化建設的生動教材和珍貴資料，檔案編研成果自身也是醫院文化建設和內涵建設的一部分，檔案編研人員只有充分發揮主觀能動性，才能使檔案工作做出成績、擺脫平淡、逐步參與到醫院的中心工作中去。如何既突出醫院特色，又遵循檔案編研的特點，做出實實在在的成果，梳理醫院發展脈絡，弘揚醫院優良傳統，推廣先進醫療技術，褒獎醫院先進人物，外塑醫院形象、內促人心凝聚，充分調動職工愛崗敬業的積極性，充分發揮檔案服務的主動性，讓醫院和社會切實提高對醫院檔案編研成果的認知度、認可度，是讓醫院的檔案工作走入良性循環的重要議題。

二、醫院檔案編研工作對策

醫院的檔案包括醫院各科室及職能部門在日常醫療及管理活動中形成的文書、科研、醫療、教學、設備、基建、會計等紙質載體檔案和榮譽獎牌、獎杯、照片等實物檔案以及音像制品、電子檔案等。我們應當利用檔案的歷史文化載體優勢，充分發掘館藏檔案的潛在價值，從檔案編研工作的視角，打造新時期醫院檔案編研文化精品，使檔案文化成果更貼切于社會大眾。下面，筆者就醫院檔案編研工作的流程、方法及選題為大家提供一些建議。

（一）醫院檔案編研工作流程。檔案編研是以館（室）藏檔案為主要物質對象，以主動提供檔案信息為主要目的，在深入研究的基礎上，圍繞一定的主題或題目范圍，收集篩選檔案信息，進行不同性質、不同程度的科學加工，使之轉化為相關的出版物，供社會和有關方面利用的工作。根據以上定義，檔案編研一般分為五個步驟：擬定計劃、確定主題、選擇素材、編排加工、審核批準。首先，任何工作都要有規劃地進行，檔案工作在每年年初就應確定當年檔案編研的主題，并制定開展工作的計劃，總領全年的檔案編研工作，有的放矢、重點突出地對醫院檔案信息進行開發;確定主題是編研工作開展的重要依據，主題可以本醫院工作需要為出發點，也可以患者及社會的需求為出發點，具體的選題參考方向在下一小節著重介紹;選擇素材則要站在廣泛收集醫院檔案的基礎上，選擇內容可靠、問題典型、素材適用、形式多樣的有價值的檔案材料，以確保檔案編研成果的真實全面、準確實用;對于選擇的素材，要按照確定好的成果體裁和恰當的表達方式進行必要的加工編輯，確保編研成果的可讀性和系統性。最后，在對初步成型的編研作品進行校對、審核后，報請醫院批準印發。

醫院檔案編研人員要以高度的責任感，按照規范的工作程序，準確把握檔案信息的真實性及編研成果的實用性，力求結構完整、語言精練、數據準確、重點突出、可讀性強，使檔案編研真正服務于醫院發展和社會需要。

（二）醫院檔案編研工作方法。1.匯編為主，層層遞進。檔案編研依據加工程度主要分為三個層次：即文件匯編、綜合參考、專門著述，它們是層層遞進的關系。由于檔案部門在大型綜合性醫院中并非核心部門，有時甚至由兼職人員承擔檔案工作，而各類檔案資料也不一定都是集中保管，且檔案介質多樣。因此，編研人員可以手邊的資料為基礎，編輯文件匯編，再根據資料的搜集程度，結合醫院發展歷史、?？铺厣?、人才優勢等，選擇性地編研專題參考資料，有條件的，再就某一選題編輯專門著述。檔案的編研工作并不是檔案材料的簡單羅列，而是根據選題對檔案信息進行“去粗取精、去偽存真、去劣存優”的分析、研究和加工的過程，即“編中有研，研中有編，編研結合”?！熬帯笔菍n案材料進行整理加工與匯集，“研”是對檔案內容的研究與考證。只有編研結合，才能創造出高質量、高層次、對醫院業務活動和社會公眾有利用價值的編研成果。2.結合實際，選好專題。醫院檔案編研選題需緊密圍繞醫院年度計劃和中心工作，創新思維，尋找可為本部門、本醫院、本系統乃至本地區服務的選題。要在平時的工作中增強檔案意識，建立和完善歸檔制度，特別注意收集第一手材料，在重點工作的關鍵環節盡力保留有價值的檔案，如公文、通知、規劃、大型手術錄像、獎勵、媒體報道等，做到真實、客觀、完整地反映事件原委。同時，還應主動了解醫院當前動態、新技術、新項目的進展情況及重大活動日程、重要會議等，做檔案的“有心人”，從小處著眼，從身邊入手，利用編研成果充分展示醫院的業務水平、科研實力、服務理念等，如果編研成果脫離醫院和社會的需求，就失去了檔案編研的意義。3.多方協作，聯合編研。當醫院面臨重大醫療衛生事件或特殊疫情或疾病時，所涉及的業務科室眾多，甚至還會接受當地衛健委以及政府部門的指令。因此，在編研一些特殊性或專業性較強的選題時，檔案部門要突破自身局限，積極與醫院內部甚至外部的專業人士合作，共同篩選素材，聯合編研，這樣不僅拓寬了檔案編研的范圍，也使編研成果的利用范圍更廣泛，有助于擴大檔案工作的影響力，得到領導的重視和社會的認可。同時，對檔案工作人員自身而言，聯合編研也能促進自身涉獵多方面知識，不斷提高業務水平，增強工作的參與感、獲得感。4.載體豐富，成果多樣。一直以來，編研成果基本都是紙質化、館藏化，較少展示在普通職工或公眾面前。而現在網絡傳播及新興媒體的大力發展，促使檔案人員也應結合時代特征，改變檔案的利用及宣傳方式：對內可采用OA系統、醫院宣傳欄等形式，不僅可方便廣大職工隨時瀏覽編研成果，且由于一些編研成果如醫院《組織沿革》《大事記》等，其素材本就來自于職工之中，與職工的工作崗位息息相關，也是增強醫院向心力的一種途徑，而《科研項目成果匯編》等編研成果還能為醫院員工提供可參考的學術資料，從而增進職工與檔案工作的密切程度。對外，可結合微博、微信以及攝影展板、畫冊發放、錄像播放等更加活潑的形式，通過檔案編研成果展示醫院的醫療技術、醫德醫風、文化理念、學術成果等，提高醫院的知名度和信任度。

（三）醫院檔案編研工作選題建議。檔案編研工作的根本目的就是通過有效開發館藏檔案信息資源，把一系列原始的、零散的檔案信息經過提煉、加工，使之形成條理化、系統化的編研成果，達到信息資源共享，方便社會各界利用的作用，從而增強檔案部門與單位內部及社會各界的溝通、聯系與相互了解，為醫院發展提供智力支持。根據以上方法，還需有好的選題思路，才能最大限度地發揮檔案資源的作用，體現檔案人員的價值。同時，也讓更多人認識到檔案編研、檔案管理在醫院發展中所起的作用，從而更理解、更支持檔案工作。筆者結合實例，就醫院檔案編研工作的選題提出幾點建議，供各位同仁參考：1.圍繞醫院綜合管理及利用率高的檔案資料，體現編研成果的規范性、科學性。醫院的各項管理活動都需要健全的制度體系作為理論決策的依據，如醫院章程、人事制度、績效分配制度等，這些規章制度和技術規范一般以醫院發文的形式碎片化地在院內運行，檔案部門可根據這些檔案的使用頻率及范圍，編寫相應的規章、制度、職責匯編，如《醫院行政崗位職責匯編》《醫院重要文件匯編》等，為領導決策提供全面、便捷的支持;而國家、省、市的一些醫療衛生相關政策、法律法規、發展規劃等，也能夠啟發領導思維，從而準確分析和判斷醫院未來的發展方向，及時制訂重要決策或調整資金投入。因此，還可編寫如《醫院收費制度匯編》《大型醫療機構巡察制度匯編》等，指導醫院綜合管理活動;對于一些科室常用的管理規范，可編寫如《醫院辦公區域6S操作規范》《大型醫療設備操作規范》等，方便各科室員工隨時查詢參考。2.圍繞醫院中心工作或重大活動，體現編研成果的系統性、專題性。近年來，國家衛健委在全國各級醫療機構中相繼開展“以病人為中心”的醫院管理年活動、以構建和諧醫患關系為目的的創建“平安醫院”活動、提倡服務好、質量好、醫德好、人民群眾滿意的“三好一滿意”活動、為“助力分級診療、引導人民群眾有序就醫”的?？漆t聯體建設活動等等，這一系列重大課題即是醫院某一階段的中心工作，可據此編研如《創建平安醫院文件匯編》《?？漆t聯體義診圖文薈萃》等系統性材料。汕大醫學院第二附屬醫院另辟蹊徑，從媒體報道的角度編寫了12萬字的《我們的心靈比白云高潔——1990年-2001年汕大醫學院第二附屬醫院醫德醫風媒體報道集萃》，對醫院的醫德醫風建設工作進行了系統梳理，起到了較好的宣傳效果。此外，對于醫院的重大活動、重要會議，檔案部門一定要注意檔案材料的收集、歸檔工作，如職代會會議材料、醫院辦公地點遷移、院領導任免等內容，不僅對全院職工熟悉醫院歷史、增強凝聚力、加強醫院文化建設有重要意義，同時也是醫院或地區編纂大事記、年鑒、院史、院志、組織沿革等不可或缺的素材。例如，可將歷屆職代會的提案做分類、統計和分析，充分了解醫院管理與職工訴求之間的動態變化，明確醫院所推行的改革措施是否有效，打牢醫院管理的群眾基礎等。在建院幾十周年或一些重大時間節點，可根據醫院實際情況編寫專題性材料，作為醫院的獻禮。其中，大事記又分為反映醫院全局性工作的綜合大事記和反映某一方面工作如基建、科研等的專題大事記，一般都以時間順序闡明事件的發展脈絡，為醫院的總結、迎檢、統計、報表等提供參考;院史、院志則是綜合反映醫院歷史與現狀的百科全書，選材需真實、全面、準確;組織沿革則是系統記載醫院的組織機構、人員編制、體制變革情況的資料，尤其是發展改革過程中的重大事件和重要節點，不僅包含了醫院成立、籌建、運營等各個重要階段，還包括歷屆領導班子、長期發展規劃、重要榮譽、大型項目及醫療設備、新項目新技術等重大事件材料，對醫院運營發展、業務開拓、未來規劃具有重要的決策導航作用。北京協和醫院網站專門設有“院史館”，四川大學（含原華西醫科大學）網站也在館藏資源專欄全面反映了其110年發展歷史，可見國內綜合實力名列前茅的大醫院都對其歷史及檔案資源的開發利用非常重視。