新形勢下如何做好檔案規范化管理工作

柴常廷 劉愛華

摘 要：檔案規范化是近年來各單位檔案管理工作所追求的目標，其能夠直接體現單位信息資料管理的效率和質量。新形勢下，做好檔案規范化管理工作，減輕檔案管理壓力和管理成本，實現高質量發展刻不容緩。本文探討了檔案規范化管理的必要性，分析當前檔案管理中存在的突出問題，立足于規范化的視角提出相應的建議，希望能夠幫助檔案管理人員理清檔案管理思路、理順檔案管理機制，實現信息高效利用。

關鍵詞：規范化;檔案;必要性;對策;問題

一、檔案規范化管理的必要性

（一）保障檔案真實性、完整性的必然要求

當前，無論是紙質類檔案還是電子類檔案，其種類和數量都較之以往有明顯的增加，檔案管理工作面臨著新的挑戰。在這種環境下，如果不能很好地對檔案進行規范化管理，就會導致檔案管理過程中存在漏洞，影響檔案的真實性、完整性和準確性，不僅不利于單位相關決策的擬定，而且會影響檔案本身的價值。因此，必須要重視檔案規范化管理，進一步完善檔案管理流程，細化檔案管理內容，避免檔案在記錄、運輸、交接、借閱過程中出現紕漏[1]。除此之外，對檔案進行規范化管理體現了源頭控制的思想，能夠為后期檔案補充、檔案更新工作打下扎實的基礎，實現“一次處理，高效管理”的目標。

（二）確保檢索效率和檢索質量的內在要求

檔案是單位各項工作的憑證，詳細記錄了單位某項具體的事務。推動檔案規范化管理，避免檔案管理“無序化”，能夠確保檢索效率和檢索質量。一方面，立卷固定工作的規范化能夠避免檔案內容缺失，為后期檢索工作提供幫助，確保檔案資源隨時可供使用。另一方面，利用規范化則能夠減少檔案管理成本，縮減不必要的中間環節，滿足相關主體的檔案需求，彰顯檔案管理的價值。

二、檔案管理中存在的突出問題

（一）立卷歸檔工作不嚴謹

立卷歸檔是檔案管理最為重要的步驟，該項工作能否做好，直接影響檔案規范化管理目標的實現。當前，部分單位立卷歸檔工作不嚴謹，存在一定的漏洞。一是立卷歸檔規則不明確，難以為相關工作人員開展立卷歸檔工作提供指導[2]。二是分類整理工作不科學，長期使用固化的分類標準，沒有綜合應用多種分類方法，影響歸檔質量。三是事前把控不嚴格。部分檔案管理人員在相關部門移送檔案資料過程中，既沒有對相應的材料進行核實，也沒有在相應的交接單上簽字，導致后期材料丟失后產生爭議。四是立卷歸檔不及時，檔案資料在囤積、流轉過程中出現丟失問題，影響檔案的完整性和真實性。

（二）檔案數據庫建設滯后

檔案數據庫即一種以提升檔案利用效益為目標，對檔案進行專門化、規范化管理的數據庫，能夠提升檔案管理水平。當前，部分單位檔案數據庫建設滯后，影響檔案編研工作以及專題建設工作。一是尚未建立人事檔案數據庫、文書檔案數據庫、法律法規數據庫、工作總結數據庫以及大事記數據庫，檔案管理仍然處于一個零散化的狀態，不利于后期集中使用。二是檔案更新不及時，沒有及時對失效的文件進行處理。

（三）大數據技術以及云共享技術的應用不足

未來，單位檔案數量會進一步增多，如何盤活單位人力資源，提升管理實效，需要檔案管理人員深思。一方面，部分單位尚未利用大數據技術對檔案資源進行深度檢索，難以進一步挖掘深層次的信息。同時，也不利于將重復的文件篩選出來，不利于走出“寧多勿缺”的工作誤區[3]。另一方面，上下級單位之間、單位內部之間處于信息孤島的狀態，缺乏共享機制，影響檔案收集和利用效率。

三、新形勢下做好檔案規范化管理工作的對策

（一）推動立卷歸檔工作標準化

新形勢下，單位要堅持按照“高標準，嚴要求”“效率與質量比重”“保管和利用并重”的原則開展立卷歸檔工作，夯實檔案管理基礎。一是要結合單位實際狀況出臺《歸檔文件整理規則》以及其他規范性文件，設置明確的立卷歸檔規則，增強立卷歸檔工作的指導性。二是要拓寬思路。檔案管理人員要善于學習并借鑒國內優秀的分類經驗，處理不同類型的檔案資源。例如，可以參照文件保管期限對文件進行分卷整理;可以根據文件性質對行政文件、黨務文件以及其他文件進行整理;可以按照年份、專題進行整理。三是要做好事前把控工作。對于其他部門移交的材料，應當對照標準仔細予以核實。確有遺失的，應當要求其他人員補送，并簽署相應的交接單。四是要做好責任落實工作，明確立卷歸檔的期限，提升單位各個部門的立卷歸檔意識，減少檔案資源丟失的可能性。

（二）加快檔案數據庫建設

單位要通過建設檔案數據庫來充實不同類型檔案的內容，確保門類齊全和收集齊全，更好地服務于檔案需求主體。一是要結合單位工作重點以及業務類型，建立人事檔案數據庫、文書檔案數據庫、法律法規數據庫、工作總結數據庫以及大事記數據庫，做好條理分明，形成專業化的管理機制。二是要及時做好檔案資源更新工作，及時剔除失效檔案，減少檔案所占用的空間，減輕保管工作不必要的負擔。

（三）強化對大數據技術以及云共享技術的應用

信息化時代，檔案數據挖掘以及檔案共享是檔案管理工作發展的必然趨勢。為此，單位要充分應用大數據技術以及云共享技術，解決傳統的管理難題。一方面，要進一步利用大數據技術建立相應的數據分析模型，實現對信息的深度挖掘，提升檢索效率的同時，將系統中重復的文件篩選出來。另一方面，上下級單位之間以及單位內部要依托于云共享技術，進一步加快檔案資源共享，實現一站式管理、備份與查詢，便于后期使用。

四、結束語

新的歷史起點下，實現檔案規范化管理，讓檔案資源成為單位決策的重要參考，解決檔案管理中存在的問題，是每一位檔案管理人員努力的目標。為此，檔案管理人員要增強自身責任意識和規范意識，善于對檔案進行收集、整理和利用，滿足相關主體的檔案需求，凸顯檔案的作用和效能。尤其是在信息資料不斷增多的時代背景之下，只有把握好規范化管理的規律和要求，才能減輕自身工作壓力，推動檔案管理工作轉型。具體而言，一是要推動立卷歸檔工作標準化;二是要加快檔案數據庫建設;三是要強化對大數據技術以及云共享技術的應用。

參考文獻

[1]李清華.事業單位檔案工作規范化管理研究[J].城建檔案，2020（01）：81-82.

[2]楊杰.事業單位檔案管理規范化措施探討[J].中外企業家，2020（02）：139.

[3]王浩宇.對于檔案管理規范化的幾點思考[J].才智，2020（01）：238.

（作者單位：1.高密市應急管理局;2.高密市人力資源和社會保障局）