關于加強事業單位人事檔案管理工作的相關建議探析

文 / 張彩云，內蒙古赤峰市喀喇沁旗人力資源公共服務中心

1 引言

在信息化技術快速興起的過程中，人們的生產生活方式發生了翻天覆地的改變。此形勢下，檔案管理模式受到了沖擊，檔案管理部門必須積極探究創新的管理模式，其不但關系著個人的發展利益，還決定著社會經濟和組織是否能夠緊密聯系在一起，并持續發展。

2 存在檔案管理過程中的問題

2.1 管理人員與機構在人事檔案管理方面意識比較淡薄

現在一部分機構與檔案管理人員并未認識到檔案管理工作對于事業單位發展起到的作用，沒有全面掌握人事檔案管理內容，認為檔案管理只需要做好裁剪工作、裝訂工作與保管工作等即可，此外還不了解檔案管理工作的要求，在實際工作中往往只是應付了事。因此，人事檔案管理不被重視，主要是因為工作人員不重視以及了解檔案管理工作。

2.2 管理人員以及技術水平欠缺

檔案管理這項工作極其重要，卻被事業單位所忽視，這樣有些事業單位雖然設置了檔案管理部門，可卻沒有配備充足的管理人員，同時還有一部分管理人員不具備較為專業的管理能力，進而使檔案管理效率極其低。還有一部分事業單位為成立檔案管理部門，檔案管理工作都是由其他部門的工作人員兼職完成，這樣兼職人員根本不能將太多的精力以及時間花費在檔案管理工作上，這樣人事檔案建設的速度就極其慢，致使檔案管理水平一直處于較低狀態下。

2.3 檔案管理的硬件設備比較欠缺

現在一部分檔案庫十分簡陋，通常都是將普通辦公房當做檔案庫，還有一部分事業單位會選擇辦公樓頂或地下室當作檔案庫，這樣檔案始終處在潮濕或者是高溫的條件下，極容易發生受損情況。除此之外，檔案庫都是普通門窗，密閉效果較差，而且還不具備較強的濕度控制、溫度控制、防攻和防盜作用，保護檔案安全的設施不完善，使人事檔案無法得到安全保護。

2.4 信息化管理人事檔案的方法較為欠缺

現在一部分事業單位依舊運用紙質的方式對檔案進行管理，并以實體管理為中心。在科學技術快速進步的進程中，沒有緊跟時代潮流進行電子化的人事檔案建設。還有一些人事檔案管理部門只對計算機進行了運用，用其打印檔案目錄，沒有合理運用信息化技術查詢、檢索和處理人事信息，只能依靠人工進行信息統計，因此人力資源被大量浪費。

3 事業單位強化人事檔案管理的有關建議

3.1 做好教育宣傳工作，增加工作人員人事檔案管理的意識

事業單位想要使人事檔案得到有效管理，那么人事檔案部門必須做好宣傳工作。第一，對人事檔案管理人員進行思想教育，讓他們明確人事檔案管理對于事業單位發展的重要。所有領導必須對其加強重視，并做好積極的引導，掌握檔案工作目前的情況以及存在的問題。第二，事業單位應該從組織上以及制度上對人事檔案管理進行支持，進而使人事檔案管理這項工作可以順利展開。第三，人事檔案管理工作者需要對自身服務意識進行強化，積極地開發與利用人事信息，使事業單位在做決策時可以有理有據，如：在改革人事制度、選拔人事人才時可以按照人事檔案信息確定具體目標，促使人事檔案部門變成人事信息中心，進而獲得較好的檔案管理效率。

3.2 為人事檔案管理配備專業技能較強的工作人員

事業單位必須為人事檔案部門配備充足工作人員，而且這些人員必須具備較強的專業素養，由這些人員專門負責檔案管理工作，如：檔案建檔工作、檔案開發工作、檔案利用工作、檔案歸檔工作等。與此同時，因為人事檔案工作具有教嚴的政治性、較強的專業性、較高的技術含量等特征，所以人事檔案工作人員一定要嚴于律己，積極對自身思想政治工作進行建設，并不斷豐富自己的知識結構，使自身具備較高的綜合素質，進而應用先進的科技規范人事檔案工作。

3.3 對檔案管理的基礎設施進行建設

想要使人事檔案得到良好的保護，事業單位必須制定科學有效的保管措施，對檔案管理的基礎設施進行積極建設，并為檔案工作提供足夠的物質基礎，可以設置獨立的、條件良好的檔案室。與此同時，還有對保管檔案的安全要求進行分析，然后在此基礎上設置檔案柜和檔案保護設備等，進而使人事檔案獲得安全保護。

3.4 運用信息化手段對人事檔案進行管理

人事檔案實際上就是人才信息庫，此信息庫當中涉及到了眾多信息資源。此形勢下，想要充分發揮資源效益，那么必須合理運用信息化技術。目前檔案管理理論以及檔案管理實踐兩方面的研究還不夠成熟，而且相關體系以及制度的建設也不夠完善，同發達國家進行比較，依舊存在極其大的差距。在國內外逐漸強化檔案建設的進程中，所有事業單位必須明確檔案建設對自身發展的重要，然后積極地對檔案管理進行信息化建設。在實際建設的時候，需要先明確管理規范以及管理制度，在此基礎上科學運用現代化信息技術，實現信息化檔案管理，從而使傳統檔案信息變成現在的信息數據。

4 結束語

總而言之，事業單位必須高度重視人事檔案管理，然后緊跟時代腳步，做好教育宣傳工作，增加工作人員人事檔案管理的意識；為人事檔案管理配備專業技能較強的工作人員；對檔案管理的基礎設施進行建設；運用信息化手段對人事檔案進行管理等，進而使人事檔案管理水平更加高效。