公立醫院編外人員人事檔案管理探析

李月

[摘 要] 隨著新醫改的推進和醫院規模的發展壯大，編外人員的比例逐步擴大，影響力逐步提升。很多大型公立三甲醫院，將編內外人員納入統一管理，基本實現了編內外人員同工同酬。在這種大趨勢下，加強編外人員人事檔案管理顯得尤為重要。文章首先分析了公立醫院統一管理編外人員人事檔案的意義；其次分析了目前的現狀及問題；最后初步探討了優化措施。

[關鍵詞] 公立醫院；編外人員；人事檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著新醫改的推進，國家醫保制度的完善，以及人民群眾日益增長的醫療服務的需求，公立醫院核定編制下的醫務人員不堪重負，醫院聘用了一大批編外醫、藥、護、技和行政后勤人員。以本單位為例，全院目前正式在崗人員1454人，其中編內人員788，編外人員666人，占比46%，接近全院職工總數的一半。其中不乏碩士研究生及以上的高學歷人才和中級職稱及以上的技術骨干?？梢?，編外人員已成為醫院開展日常工作的堅實力量。

但長期以來，編外人員檔案管理多歸口人才服務機構，造成了“人檔分離”的局面，使得編外人員人事檔案管理松散，在職稱晉升、選拔人才等方面未能充分開發檔案價值，打擊了編外人員的工作積極性[1]。

自2016年起，國家相關文件明確了有人事檔案管理權限的用人單位是職工人事檔案管理的主體。醫院更應順勢而為，以此為契機，加快實現編內外職工人事檔案的統一管理，促進和完善編外人員人事檔案管理工作。

一、公立醫院編外人事檔案由用人單位統一管理主要意義

（一）落實責任主體，促進人事檔案統一化、規范化管理

將編外人員人事檔案交由醫院統一管理，責任落實到位，問責更加清晰。進一步督促醫院提高意識，像對待編內職工人事檔案一樣，根據實際情況和檔案法等法律法規的要求，制定和完善編外人員人事檔案管理的規章制度，制定工作計劃，明確崗位職責，使得編外人員人事檔案的接收、整理、保管、利用的每個環節都有法可依，有據可循[2]。

（二）促進資源整合，提升人事檔案利用價值

人事檔案真實地記錄了一個人的學習材料、工作材料、思想品德等方方面面，是綜合評價和考量個人德能勤績的重要參考素材。將編外人事檔案統一納入醫院人事檔案管理工作中，整合檔案信息資源，有利于提升檔案利用價值，能夠及時、方便的查詢和利用人事檔案信息，使得醫院進行全員職工人力資源分析更加全面完整，各種考核評價工作更加有序可信，人才發展戰略的調整更加科學合理，進一步助推醫院高水平健康發展[3]。

（三）促進公平待遇，提升編外人員獲得感

目前不少公立醫院尤其是三甲醫院，已推行編內外人員“同工同酬”政策，縮小編內外人員收入差距。醫院統一管理編外人員人事檔案，能提升職工獲得感。日后工資晉級、表彰處分、職稱晉升等原始材料也能及時補充進人事檔案中，提升編外人事檔案完整性和安全性。為醫院干部選拔、表彰考核工作提供更詳實豐富的客觀參考依據，促進編內外人員平等獲得機遇，提高工作積極性和創造性，使得醫院整體氛圍和諧而有活力[4]。

二、編外流動人員人事檔案管理存在的問題

（一）管理制度不健全，檔案的完整性和利用價值受損

通常，公立醫院編內人員檔案由用人單位管理，自職工入職開始，單位負責人事檔案的接收、保管、整理等工作。在2016年之前，編外人員人事檔案按照《流動人員人事檔案管理暫行規定》的要求，由人才服務機構代管，任何單位和個人不得擅自管理，造成了“人檔分離”的現狀。招聘的編外人員，應屆畢業生的人事檔案由高校直接調檔或用人單位幫忙代理到相應的人才服務機構，通常用人單位不會拆封檔案；而有工作經歷的編外人員的檔案，單位在核實工齡、學齡等信息后也代理至人才服務機構。但是，人才服務機構由于工作量大，監督落實不到位等原因，通常只負責接收和保管檔案，不會主動去核實檔案內容是否和移交清單相符，造成很多應屆畢業生學籍材料、黨團材料等缺失，更別談檔案的整理和開發利用。此外，由于宣傳不到位等原因，職工自身的檔案意識薄弱，很多醫護人員接受繼續教育的專升本、在職讀碩博的學籍材料等不主動存檔，使得檔案完整性受損。醫院在查閱編外人員檔案信息、選拔人才、考核考評時，要向人才服務機構提出申請，利用起來很不方便。

（二）重視程度不夠，經費投入不足，軟硬件設施不完善

2016年，人社廳發布了《關于簡化優化流動人員人事檔案管理服務的通知》，明確了有人事檔案管理權限的用人單位承擔檔案管理的主體責任。自此，不少公立醫院自2017年開始統一接收和管理本單位所有新進職工的人事檔案。但醫院決策層更傾向于將有限的經費等投入進臨床建設，導致人事檔案庫房建設面積狹小，溫濕度等保管條件不完善等。種種條件的限制，使得不少醫院2016年之前的編外人事檔案依然保管在人才服務機構，而2017年起接收的編外人員人事檔案暫時堆積在臨時的專門檔案柜中，不能及時整理上架，并沒有形成真正意義上的全院職工人事檔案的統一管理[5]。

（三）缺乏復合型專門檔案管理人才

一方面，人事檔案管理員多由人事部門的干事兼職。本來人事部門統管全院考勤、職稱晉升、招賢納士、工資核定等工作，檔案管理員投身于繁瑣的日常工作，難以抽出身來全心全意做好人事檔案工作。另一方面，由于領導的不重視，檔案管理崗被邊緣化，安排老員工任職。他們通常憑借經驗干活，缺乏科學合理的規劃，工作效率不高。再加上人事檔案管理是一個動態的過程，每年都有新材料補充進檔，每年都需要重新整理裝訂，沒有盡頭，容易挫傷工作人員的積極性。

三、醫院編外人員人事檔案管理的優化策略

（一）加強宣傳，提高檔案意識

一方面，要提升職工個人的檔案意識。新員工入職報到，利用崗前培訓或專題座談會等形式，加強宣傳培訓，使其知悉人事檔案的重要性；了解材料的十大類別，及時按照相關規定追回檔案中缺少的學籍材料、黨團材料；知曉在日后的學習工作中取得的表彰處分、學歷深造等檔案要及時遞交給人事部門存檔，保證人事檔案的完整性和連續性。另一方面，醫院領導層要提高認識。浮躁的當代，能夠守得住初心，耐得住寂寞，勤勤懇懇，精益求精的“大國工匠”精神讓人肅然起敬，默默無聞的檔案工作者也應該受到應有的尊重和肯定。

（二）加大投入，完善人事檔案管理軟硬件設施

加大資金投入，設立短期目標和長遠目標，配建標準化的專門的人事檔案管理庫房和閱檔室，有條件的單位，可以接收回在人才服務機構代理的編外人員檔案，真正做到人事檔案統一管理；做好防火等工作，保證檔案材料的安全和完整。將檔案管理信息化納入全院信息化發展戰略中，配備打印機等信息化設備，購買兼容性強、安全性能高、售后服務良好的檔案管理軟件等。

（三）引進復合型的專門檔案管理人才

目前不少高校開設了檔案學專業，醫院可以通過公開招聘等形式，招聘科班出身又能熟練掌握計算機技術的專門人才；也可以通過鼓勵檔案工作者在職進修或參加上級業務主管部門召開的檔案培訓課程，提升專業化水平。鼓勵其參與到相關規章制度的制定中來，使檔案管理工作有章可依；設立目標責任制，制定科學合理的考核機制，賞罰分明，提升檔案工作者的積極性，督促其創新工作方式，提升工作效率。

四、結語

對于公立醫院，尤其是三甲醫院，編外人員隊伍逐漸壯大，為醫院的發展發揮了重要的作用。醫院人事檔案管理工作應積極探索新思路，以人為本，同樣做好編外人員的人事檔案管理，提升員工的獲得感，做好后勤保障工作，使其更好的投入到臨床、科研工作中去；進一步推動醫院人力資源的合理配置，助力醫院穩健發展。

參考文獻：

[1]謝玉梅.醫院編外人員人事檔案管理存在的問題及改進措施[J].衛生職業教育，2019，37（07）：143-144.

[2]曹靜，程莉.醫院編外聘用人員檔案管理的現狀分析及思考[J].江蘇衛生事業管理，2017，28（06）：73，83.

[3]黃增麗，朱海民，商玉霞.新醫改背景下醫院編外人員人事檔案管理的探討[J].辦公室業務，2016（05）：151.

[4]閉艷艷.醫院流動人員人事檔案管理存在的問題與建議[J].人力資源管理，2016（09）：194-195.

[5]趙玉珍.淺談如何加強醫院編外人員管理[J].人力資源管理，2015（5）：256.