淺談電子文件收集整理策略

文/中國工程物理研究院流體物理研究所 張建銘

傳統紙質檔案的整理工作是在文秘人員將文件收集齊全移交歸檔后，由檔案人員參照相關標準進行。涉及文件整理的標準包括《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）、《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822）等。隨著辦公自動化系統（OA）在機關部門的廣泛應用，機關文秘人員不僅要熟悉Word、Excel、CAD等紙質文件的輸出整理，還將面臨照片、音頻、視頻等各種類型的電子文件的歸檔整理問題，在收集階段未進行電子文件的有效收集，在整理階段將難以達到齊全完整，為機關人員和領導的后續利用帶來不可估量的影響。如何提高機關“辦文”“辦事”“辦會”能力，發揮決策參謀助手的作用，機關工作人員掌握電子文件歸檔前的整理打包是當前面臨的一項重要工作。本文從修訂后DA/T 22的要求變化，結合公文整理中的常見問題，談談對電子文件歸檔前的收集整理技巧。

一、樹立整理到管理轉變的指導思想

傳統檔案人員的工作重點在“末端整理”，管理工作由辦公室文件秘書負責，“文”和“檔”界限分明，歸檔前的收集整理工作由機關的工作人員或是文件秘書承擔，歸檔后的整理工作由檔案室的檔案管理人員進行，檔案管理工作難以深入到文件產生到利用的整個生命周期，新DA/T 22的修訂是在電子文件歸檔整理的新要求之下進行的，在傳統紙質文件的整理基礎之上，對電子文件的組件問題提出了基本要求。檔案人員在工作中應樹立從“整理”到“管理”轉變的指導思想，掌握歸檔前電子文件整理打包的基本要求，從簡單的文件整理到以“事件”為基礎的管理，將反映同一事件的文件組合在一個案卷或文件包中，便于后期機關部門對檔案的利用。

DA/T 22對歸檔文件的整理流程有明確規定，即：組件-分類-排列-編號-編目-修整-裝訂-編頁-裝盒-排架。傳統工作中，組件一般由文件處理人員（秘書）完成，后續工作由檔案人員來完成，每一步工作的完成對后續工作均帶來一定的影響。電子文件環境下，機關的文件處理人員需掌握以“事件”為基礎的文件管理思想，完成歸檔前電子文件的組件，產生文件包。在電子文件產生初期，即樹立管理的指導思想，將文件全生命周期管理理論應用在前期收集整理過程中，會對后續文件的組件提供便利。同一事件的不同機關的管理人員需協同管理，電子文件流轉過程中應標記事件標識，為后續組件、打包、利用打好基礎。

二、掌握歸檔文件整理原則是基礎

對機關工作人員來說，組件是為了文件的后續利用，組件情況會直接影響檔案的檢索和利用效果。認真理解、體會、掌握歸檔前電子文件整理應遵循的基本原則是做好組件工作的基礎。

（一）遵循文件的形成規律，保持文件的基本聯系。遵循文件的形成規律，保持文件的基本聯系是文件組件的第一原則，根據《規則》相關定義：歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應作為檔案管理的文件材料，文件整理以件為基本單位。歸檔文件打包要避免有主件、無附件，有請示、無批復的情況，破壞文件的基本聯系。電子文件的歸檔應是將一件文件中各類文本格式、不同部門形成的文件進行組件，并保存在一個文件夾之下再進行電子文件的歸檔。在電子文件歸檔的情況下，做一個復制粘貼動作，即可避免同一事件的材料在不同的文件夾來回翻找，為后續利用提供便利。

（二）區分不同的價值，便于保管和利用。歸檔文件是有歸檔價值的文件，歸檔時要區分不同的價值，要避免“有文必檔”和“重紅輕白”的情況。如《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（8號令）明確規定，立檔機關主要保存反映本單位管理活動的文件材料，對于上級機關普發性的不需要本單位辦理的文件，即使是重要的“紅文”也不需要在本單位歸檔。相反，由建設單位承擔的項目檔案，應按GB/T 50328、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T 28）范圍接收歸檔，包括管理部門的“紅文”和技術部門的“白文”。在電子文件收集整理時，應區分定稿和修改稿。定稿需保存，對于修改稿的保存價值，需要進行鑒定，涉及重大或有爭議的修改稿可歸檔保留，以提供查考，無重大變化意義的修改稿，可不保留。同時，還應對文件內容進行判讀，對照8號令，對保管期限進行初步鑒定，對于長期和永久保管的文件，需建立子文件夾進行整理保存并移交歸檔，對于短期等保存價值不大的文件，可不整理歸檔。

（三）符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。文件組件時還要考慮電子文件組件時需采集元數據項、格式轉換、歸檔數據包組織、存儲等要求，考慮條目的錄入、檢索和保管利用的需求。這項要求在數字化檔案館（室）沒有完全建立的情況下，只能是前瞻性的基本要求。實際工作中，主要體現在單位在進行數字化檔案館（室）需求論證時，要符合文件的全生命周期管理要求，規范電子文件元數據的采集標準，保障基本要素采集齊全，考慮預留其他可能需要采集的要素，為后續計算機管理（查詢、利用、編研、上報等）提供便利。

（四）保證紙質文件和電子文件整理協調統一。電子文件的歸檔是信息化技術發展的需求，2012年國家相關部門先后提出了電子文件的歸檔和電子檔案的保管利用要求，DA/T 22在傳統紙質文件整理一般要求的基礎上提出了兩者協調統一的整理原則。對于照片、視頻等影像資料的整理，應遵循這一原則，主要表現為：照片整理除精選同一主題下各時間段、各個角度的照片外，還應對每張入選照片加上內容簡介、主要人物、攝影時間、拍攝地點、拍攝者等必要的文字說明，視頻資料加上解說詞一起整理。有其他文字材料（如技術報告、試驗數據等）時，還應將照片、視頻資料和文字材料整理到同一專題目錄下，以保證兩者相互照應，協調統一。

三、按照一般要求，遵循基本原則，靈活組件

DA/T 22對文件的組件、件內文件的排序做了一般要求，在實際工作中，通常按一般要求處理即可，特殊情況下應遵循基本原則，靈活組件。

（一）正文和附件、轉發文和被轉發文。正文和附件、轉發文和被轉發文是兩個不可分割的整體，通常情況下作為一件進行整理。在項目的報批請示中，常常遇到附件過多、過厚、編制單位多，對后序的裝訂、檢索利用帶來問題時，也可以把正文和附件分別按件整理。后續處理時正文和附件可分別錄入，標注附件的文件名時需標示為xxx的附件，檔案需連續寫，電子文件應整理打包在同一文件夾下，對于其他專業軟件產生的電子文件附件，盡可能采集電子文件，不能采集的應做適當說明。而發文和轉發文是完全不可割裂的一份文件，不能分件整理，在標準的文件（尤其是電子文件）制作時，要避免多次的原文轉發，引起歸檔不齊。

（二）來文與復文一般獨立成件，也可為一件。來文與復文在公文中是一對密不可分的文件，通常成對出現，包括請示和批復、報告與批示、函與復函等。工作中，有些單位習慣將請示視為批復的附件，作為一件來辦理、歸檔。在電子文件出現后，電子文件明顯是獨立的文件，來文與復文通常有不同的責任者，作為一件處理，對元數據采集、責任者的界定和檢索帶來不便，建議獨立設文件名，連續編號，必要時形成壓縮文件包。

（三）文件正本與發文稿紙、定稿。通過OA系統發文后，一次正式的發文包括了文件正文、定稿、歷次修改稿，在普通的機關單位，歷次修改稿的保管價值意義并不大，如果不區分文件價值，將普通文件正文、定稿、歷次修改稿一起輸出歸檔，對于保管和利用勢必帶來較大的壓力。但是對于法律法規等重要文件，歷次修改稿對查考有重要的參考價值。在歸檔時，一般歸檔發文正本與發文稿紙即可，重要文件才輸出文件正本、定稿、歷次修改稿，以完整反映文件的形成過程。在件內文件排序上，需注意區分文件處理單和發文稿紙的排序。文件處理單一般和收文在一起，處理單在前，收文在后。發文稿紙和發文在一起，正文在前，發文稿紙在后。

（四）報表、名冊、圖冊、會議紀要、會議記錄等其他。報表、名冊、圖冊、會議紀要、會議記錄等是重要的“白文”，機關單位應將其納入本單位歸檔文件范圍。報表、名冊、圖冊通常獨立編號，整理時一般按冊整理，作為附件時按正文、附件處理。會議紀要按單次會議作為一件記錄整理，用記錄本進行會議記錄時按年度記錄、整理。派遣證、報到證等存根按年度整理。行政處罰等相關文件，按事件整理為一件，結論在前，后續按過程排列。

（五）分類、形成日期等相關問題。對歸檔文件進行科學分類，同一全宗或立檔單位內的文件在一定時期應保持分類的一致性和穩定性。歸檔文件一般采用年度-機構（問題）-保管期限三級分類，不宜采用過多的分類層次。對于所內機關部門整理文件時，按年度-保管期限劃分即可。年度為第一級分類，應安排布置歸檔范圍內的單位按年度收集整理文件，將文件按年度分類，跨年度的文件以簽發日為準，跨年度辦理、形成的歸入辦結年。多份文件組件的文件，簽發日期不同時，以第一份為準。

四、結語

總之，在文件的整理過程中，遇到的問題基本相同，按照DA/T 22的一般要求，管理人員應樹立從整理到管理轉變的指導思想，將其貫穿在文件傳閱流程，便于文件處理人員正確組件和排序。在個別特殊情況下，也可以遵循整理的基本原則，結合電子文件元數據采集和錄入需求，靈活組件，做好文件歸檔前的整理工作，實現文件的快速檢索和利用。