新時代高校辦公室管理方法探究

文/西南交通大學 李雪梅

一、高校辦公室管理工作中的常見問題

高校辦公室是高校對外工作的一個窗口，其工作效率的高低不僅事關高校形象，也是整個高校管理工作中的重要一環。但就目前的狀況來看，高校辦公室的管理普遍存在以下幾點問題：

（一）辦公室的職能定位缺失。高校辦公室的管理工作，涉及高校各項工作的調度規劃，與高校各項具體工作的有序開展息息相關。但在實際工作中，很多高校辦公室往往對自身的職能定位有所缺失，對行政管理工作缺乏認識，最終使自身成為了一個“服務生”角色。由于在實際的工作中，高校辦公室對管理工作缺乏足夠重視，以至于很多校內職員都將高校辦公室當成后勤部門，將大量瑣碎事物交由辦公室處理。

（二）辦公室的制度化缺位。高校辦公室工作人員，往往被當成是“服務員”的角色，在管理工作中往往被擺到從屬地位。這一方面是由于對辦公室的職能定位有所偏頗，另一方面是由于辦公室制度的缺位所導致的。很多高校辦公室的制度建設較為滯后，在很多具體事物的處理上，往往權責不分、獎懲制度也不完善，這就導致“做得好的沒有獎勵，做不好的有人批評”，以至于無法樹立辦公室員工的主人翁地位，也導致了日常工作中的散漫作風。

（三）管理觀念陳舊導致效率低下。高校辦公室的管理工作，具有相當的復雜性。其不僅涉及的內容相當廣泛，其業務流程也十分復雜，同時對具體工作執行也有不同的需求，使得日常的辦公室管理工作十分龐雜難解。雖然辦公室人員都能認識到辦公室管理工作的積極意義，但在具體的管理細節中，卻由于事態復雜，執行難度較高等各種問題的存在，加上權責不清的制度缺陷，很多辦公室人員容易出現責任意識淡薄、工作隨意疏忽的情況，導致了辦公室管理效率的低下，在很大程度上影響了學校教育質量的提升。

二、高校辦公室的職能定位

高校辦公室管理工作對高校管理效率的提升具有重要意義，要避免上述高校辦公室管理工作中的問題，就必須對辦公室管理職能進行精準定位，從而讓每個辦公室人員了解自身職責，激發工作活力，促進辦公室管理工作的有序進行。高校辦公室管理工作的職能定位主要包括以下幾個部分：

（一）政治管理職能。高校辦公室具有一定的行政管理職能，其主要表現在對高校的政策制度的落實與執行上。高校辦公室不僅要積極按照上級部門的要求，落實好各項政策制度，還要在校領導的指導下，開展好相應的校務工作。這就要求辦公室人員必須具備良好的政治素養，在黨政機關和院校領導的指導下，開展各種活動。

（二）統籌規劃職能。高校辦公室是高校的重要行政部門，涉及高校行政運營的各個方面，其事物繁雜、牽連甚廣。不僅要處理好校內領導安排的各項任務，還要對全校師生的日常教學及科研活動進行合理安排。這就要求辦公室必須具備良好的統籌規劃能力，對校內各種問題、各種矛盾，進行整合協調，避免因問題處理不及時，造成各項工作的延誤。

（三）行政服務職能。服務于廣大高校師生，是高校辦公室日常工作的主要內容之一。要做好服務師生這一具體內容，就必須明確自身的行政服務職能。通過辦公室人員的服務意識培養，不斷創新服務理念、更新優化服務內容，從而提升辦公室的服務質量。此外，高校辦公室人員還要積極運用科學觀念，指導日常工作的開展，為學生學習、教師教研以及政策校規的實施，提供強大的物質保障。

三、高校辦公室管理效率的提升策略

（一）建立完善的高校辦公室行政管理制度。要想提升高校辦公室的管理效率，必須首先建立起良好管理制度。建立良好的制度，不僅能促進高校辦公室工作的制度化管理和規范化運營，還能有效提升辦公室管理水平。需要注意的是，在建立健全辦公室管理制度的過程中，各種規章制度的制定與完善，要充分考慮到實際工作中的問題，并協調好各方面的利益。同時，領導者還要做好監督管理職責，以確保制度的有效落實，避免權責不清造成的遇事推諉。此外，還要制定良好的考核制度與激勵制度?？茖W規范的考核制度與激勵制度，對規范辦公室人員的日常工作、激發辦公室人員的工作熱情，都具有十分重要的意義。

（二）引進高效的辦公室硬件管理設備。隨著時代的發展，高校辦公室的管理工作日趨復雜與繁瑣。這就給日常的辦公室管理工作帶來了更多挑戰，使辦公室工作效率也變得低下，很多管理細節容易出現紕漏。針對這一問題，高校辦公室需要樹立現代化的管理觀念，并積極引進先進的自動化辦公設備，通過辦公室的自動化改造與革新，幫助工作人員提升工作效率。在具體的辦公自動化實施層面，辦公室可引進投影設備、計算機設備以及自動化辦公設備等，促進整個辦公室的自動化運行。此外，還應該積極運用網絡技術，通過辦公室系統接入校園網、個人網及服務器的形式，實現校園內辦公的網絡化，為日常管理工作的便捷高效，奠定良好的物質基礎。

（三）提高辦公室人員的政治素養及工作熱情。高校辦公室在各級黨政機關的支持下運行。因此高校的辦公室管理，離不開黨政機關的領導。在日常的工作當中，辦公室人員要明確自身政治立場，確保其行為符合黨的精神，確保日常工作與決策部署，都與國家的大政方針保持一致。此外，高校辦公室人員還要積極堅持社會主義核心價值觀，做到愛崗奉獻、積極進取，熱情高效地投身到高校行政管理工作中，做好模范帶頭作用。

（四）構建良好的學習氛圍和管理培訓制度。目前的高校辦公室管理工作中，雖然辦公室人員會在日常進行交流與學習，但這種自發性、偶然性的學習，能夠取得的提升十分有限。許多有想法的辦公室人員，并不能在這樣的環境中獲得系統性的學習與提升。因此，高校要積極認清形勢，并通過建立良好的培訓制度建設，引導辦公室良好學習氛圍的建立。同時，要根據辦公室管理工作的具體情況，針對性開展各項培訓工作，讓日常的管理學習成為常態，打造良好的行政管理學習環境。辦公室人員也要抱著學以致用的精神，將所學到的知識實踐于日常的工作之中，并在實踐之中豐富完善所學知識。

四、結語

隨著時代的發展變化，高校辦公室的管理工作也日趨復雜，面對更加復雜的工作環境，高校及辦公室人員要積極把握新形勢下的新特點，不斷學習不斷進步，以確保自身發展符合社會趨勢，為高校辦公室工作的高效運行奠定基礎。高校也應通過良好的制度建設和管理工作，明晰辦公室人員的相關權責，并通過良好的激勵政策激勵相關人員的學習與工作熱情，促進高校管理工作有序開展。