淺議計算機技術在辦公自動化方面的應用

邢開元

（西安思源學院，陜西 西安 710038）

一、計算機技術對于辦公自動化工作的促進作用

（一）有效拓展辦公區域

相對于傳統辦公室而言，應用計算機技術可以顯著改善辦公環境、拓展辦公區域。所有的辦公人員不再獨立合作，而是通過互聯網合作協調，真正意義上的實現人機協調辦公，使得辦公環境得到有效改善。而且應用計算機技術也大大促進了各行業之間的溝通交流，滿足行業之間實現跨行業、跨區域的合作。而且隨著相關技術的深度發展，選擇應用計算機技術實現辦公自動化管理的企業也會越來越多。

（二）使得企業的管理成本大大下降

計算機技術的應用是信息和經濟革命的重要標志。在企業管理過程中應用該技術可以大大減少所需要的辦公材料，并剔除不必要環節，讓辦公人員的辦公效率和管理效果得到顯著提升，并能夠對相關的成本實現有效控制。

（三）促進個體創造，并提升辦公效率

計算機技術在辦公自動化方面的應用，能夠使得企業辦公向著流程、自由、規范和標準的方向發展，讓企業員工可以從枯燥、繁瑣的事務中得以解脫，在提升辦公效率的同時，有效釋放人的創造力。

二、強化計算機技術在辦公自動化方面應用的措施

（一）需要完善相關的配套制度

企業長遠、穩定的發展需要建立在健全的配套制度的基礎上。而在辦公自動化中應用計算機技術，可以顯著提升企業的管理效率和決策準確度。整體而言，辦公自動化應用計算機技術后，更具自由性和開放性，所以會導致企業管理在一定程度上面臨困難，對此為了能夠有效改善企業的辦公自動化環境，管理層需要加強管控員工權限，細化其權責范圍，并且對于員工在辦公軟件方面的應用予以適當引導，促進相關部門和其他功能部門之間的交流溝通，在提升辦公效率的同時有效保證數據信息的質量?；ヂ摼W環境下企業自動化辦公存在諸多信息安全風險，會對企業的健康、穩定發展產生直接影響，所以企業需要對辦公網絡安全設置予以高度重視，設置相關的部門負責監督管理網絡安全，并且采取身份識別以及密碼認證的方式，有效控制可能存在的風險，再輔助以健全的問責制度，對于所出現的問題予以嚴格處理。

（二）注重培養相關的人才

二十一世紀，人才是保障企業核心競爭力、促進企業發展的核心資源，同時也是計算機技術在辦公自動化中具體應用的關鍵所在，所以必須要注重培養相關人才。盡管當前幾乎所有家庭都已經普及了電腦，但是想要在辦公自動化中讓計算機技術得到充分發揮，單憑日常使用經驗完全無法實現，除了需要掌握系統知識理論之外，還必須要能夠掌握計算機辦公技巧，所以企業方面要按照自身的具體情況，定期或不定期組織員工參與培訓，向員工宣傳新進的理論知識，為其傳授先進的操作技巧，在提升其計算機基礎知識水平的同時，培養起良好的操作技能，使得員工能夠更好的適應當前的辦公自動化需求。而且員工還需要主動學習計算機相關知識，及時了解行業發展情況，拓展自身的能力結構，提升自身對于崗位的勝任能力。除此之外企業還可以通過健全的績效考核制度，對企業員工的實踐操作進行考核和引導，通過了適當的獎懲機制，促進創新優化，并及時發現其中所存在的問題，使得人才培養更具針對性和目的性。

（三）加強數據管理

辦公自動化對于計算機技術的應用主要集中在數據輔助處理等方面，所以企業可以通過借助云計算等方式，對數據進行實時存儲，有效避免因為斷電或誤操作等情況導致的信息丟失，為企業日常管理工作的正常開展提供有效保障。當前5G網絡快速發展，所以移動辦公用戶還可以通過此實現手機和PC端的數據同步，滿足其信息的獲取、處理和交流需求。而且基于移動網絡的辦公，還能夠讓員工不再受到固定辦公區域的限制，從而顯著提升辦公效率?；谟嬎銠C技術的辦公自動化系統能夠滿足跨省、跨國等遠程辦公需求，使得員工可以及時了解企業內部信息，并將其充分落實到實處。計算機技術的應用能夠幫助企業更好、更多的存儲相關數據信息，以備企業日后的利用和分析。所以企業方面需要采取構建數據庫等形式，加強數據管理工作，通過有效的資源共享，促進辦公自動化的發展。

（四）提升信息質量

計算機技術本身屬于系統化工程，所以想要其充分發揮應有作用，則必須要有足夠的基礎配套設施予以支持。所以企業在內部建設過程中，除了需要培養專業化的人才隊伍之外，還必須要高度重視辦公自動化的應用與發展，合理結合實際情況，適當增加在此方面的資金投入，引進先進設備設施，切實提升計算機系統的運行效率。除此之外企業應當在辦公自動化管理過程中合理融入人文關懷，以有效提升員工的工作積極性。例如可以在辦公環境中布置綠植，盡可能降低由于工作壓力、久坐等因素對于員工身心所產生的不良影響，為員工營造舒適、輕松的辦公環境，如此也能夠顯著提升員工的信息質量，降低可能出現的人為誤操作問題。同時企業還應當加強與互聯網、計算機等企業之間的合作交流，積極了解行業的先進技術，并按照自身辦公的特點及需求，合理開發相關的辦公軟件，切實提升辦公效率，進而促進企業的快速發展。而且企業應當合理改革傳統內部控制模式下嚴格的等級制度，合理應用計算機技術，促進辦公自動化發展，將企業組織結構調整為扁平化結構模式，有效拉近各層員工之間的距離，滿足其平等對話需求。

三、總結

隨著社會經濟的快速發展，企業在日常辦公過程中，所需要處理的數據信息越來越多，辦公自動化相關的計算機技術涉及文字與數據處理、多媒體以及網絡技術等相關內容，此類技術的應用顯著提升了工作質量與效率，有效保障企業的正常運營。所以企業方面必須要對計算機技術在辦公自動化方面的應用予以高度重視，并充分發揮其優勢，促進辦公自動化的發展。