實現辦公室行政管理精細化的思路與對策分析

肖華麗

（貴州路橋集團有限公司，貴州 貴陽 550000）

引言：

管理精細化對于辦公室來說是至關重要的，不僅可以有效提高員工工作效率，也可以在人力、物力上大大縮減成本。本文從了解當下辦公室行政管理中出現的問題，到對于問題提出相應解決思路，再到對解決思路相應對策的確立，來實現辦公室行政管理精細化。對于管理方式老化問題，可以重新制定適應新時代的管理辦法，如加強員工自身意識、制定新的規章制度、提高員工的專業水平等來實現。

一、辦公室行政管理的老化

辦公室行政管理在日新月異的發展中不免存在管理方式老化、混亂，管理觀念老舊，管理思想意識薄弱，管理制度落后的現象。

辦公室行政管理的現狀并不能滿足新時代發展的需求，比如在管理中經常會出現職責不清晰、責任不明確。在工作中，會出現你推來我推去這種玩太極式的工作方法，因為沒有明確的明文規定和制度規劃，員工為規避不必要的責任，盡可能地不去觸碰一些工作內容。這樣的處理方式直接導致部門工作紊亂，不能及時將工作內容處理完成。又比如經常會出現人員分配不明確、賞罰制度不明確現象，大家分工不同，但賞罰制度卻相同，這樣的不明確會導致員工工作的積極性下降，做和不做都是一樣的待遇，并沒有什么大波瀾，也沒有大的競爭壓力，過多的員工會選擇待在自己的舒適圈內，不去觸碰過多的不確定工作或額外的工作內容。

這些問題的出現都表示著辦公室行政管理的老化現象，解決老化現象的唯一方法就是將行政管理精細化，制定相關的規章制度，明確工作內容，實行有效的績效考核，明確責任等管理辦法，最終實現辦公室行政管理精細化[1]。

二、對老化問題提出具體思路

（一）從溝通上加強宣傳

一個辦公室行政管理離不開眾多部門的團結協作，在協作中又存在不可避免的溝通問題。溝通問題是老生常談的話題，不論在何種環境，在何種團體中溝通都起著至關重要的作用。比如某辦公室應領導要求舉辦一項大型活動，單一的一個部門是沒有全能發展型人才的，不同部門存在的意義也大不相同，多個部門的團結協作才可以將活動很好地完成。一個部門若獨攬大權，而不是精通某些事項，那項目完成效果就會事半功倍。在部門協作基礎上，辦公室員工之間要形成良好的溝通，責任細化至人，事項落實到手，大家各其所事，有秩序有效率地去進行工作，從溝通上加強宣傳，彼此溝通得順暢，才可以有效地提高辦公室行政管理。

（二）從考核指標上提出具體細化

考核制度不完善導致員工的積極性不高，直接影響工作效率。對于這項問題，辦公室行政管理需要具體細化考核標準，在越來越快速的環境下，考核標準也需要細致快速化。比如一個辦公室同種工種下，員工對于同樣的考核標準就會產生懶惰心理，做與不做大家的結果都是相同，這樣的方法大大影響了員工的積極性，直接影響整體辦公室工作進度。又比如很長時間中，員工沒有技能考核，大家獲取相同的工資，但部分員工工作能力上漲，部分員工工作能力下降，管理者給出的薪資和績效是同等的標準，這對于能力上漲員工來說是極其不平衡的獎罰方式，某種層面上會打擊能力上漲員工的積極性[2]。對于這種現象要對考核標準提出具體細化的更改，落實在個人工作量中。對績效效率高者可以持獎勵制度，對于工作能力上漲者也可持獎勵制度，從而推進和提高員工的工作積極性，提高工作效率，在管理中可以更加方便化、快速化。

（三）在制度完善上提出具體細化

管理者想要實現辦公室行政管理的精細化，就要完善整體制度，根據現情況下公司發展和員工特點重新定制合理化制度。如在管理中存在過多的人情問題，那么管理起來就會像棉花上彈琴一樣，導致無節奏、無特點、無效率。比如在某個企業中存在著得過且過的現象，很多工作沒有具體責任到人，員工都是隨便做做，久而久之領導也會對內容麻痹，導致整體企業效率變低。在制度完善上提出具體細化，嚴格按照制定制度來要求和規范辦公人員的辦公行為，在此之上也要加大日常監督管理行為，落實每位員工的工作內容和職責，嚴格把控工作效率和質量。

三、對思路進行對策分析

（一）建設全新辦公室管理文化

對于一個企業或一個單位來說，管理文化是核心也是靈魂，有好的文化才能更好地實施管理。比如在一個企業中，領導一語定權，這種時候，員工的內心會產生逆反心理，在工作效率中也會大打折扣，造成領導不滿意，員工又不想修改的敵對局面，或者員工身體超負荷運行而領導只關心項目的結果。這樣的辦公室管理文化是很多員工并不想要的，久而久之造成企業或單位人員逐漸減少、工作效率逐漸降低的局面[3]。換種思維方式，領導和員工之間進行有效的溝通和關心，共同維護辦公室管理文化，那工作效率也會隨之增長。

（二）加強制度化管理對策

不論何種地方、不論何種集體都會有相應的管理制度，俗話說“無規矩不成方圓”，想要實現辦公室行政管理精細化就要加強制度化的管理。比如制定完整的日常管理辦法，對于不自我約束的員工進行整改，嚴格按照規章制度管理，讓員工心中有一把戒尺。因為辦公室文化是需要大家一起來維護和提升的，員工的行為標準就是這個企業或單位的名牌。又如工作細化和獎罰制度，細化至人，大家對自己所承擔的工作有一定的責任心，可以提高完成的效率和質量。

四、結束語

通過對辦公室行政管理老化現象的了解，到對此進行思路的改變，再到對思路提出的合理化對策，可以看出實現管理精細化離不開大家的共同協作、和諧發展，也離不開制度的完善及深入細化，更離不開自我的提升。