淺談提升事業單位檔案管理信息化建設的方法和策略

張國龍

（內蒙古興安盟科右前旗紀檢委數據信息中心，內蒙古 興安盟 137400）

由于事業單位檔案管理工作不夠全面，因此要借助信息化的新模式來幫助單位完成檔案的高效管理。這不但彌補了傳統管理模式的短板。還對原有管理方式的不足進行了補充。更重要的是——信息化建設在對事業單位檔案管理工作提高的基礎上對其進行了改革創新。信息化與檔案管理的結合將高效化的檔案管理工作的發揮到了極致。本文就信息技術支持下事業單位檔案管理工作進行分析。

一、事業單位檔案管理現狀

（一）資料收集不夠全面

目前在相關事業單位中，檔案管理工作人員對于檔案的重要性意識不夠全面，往往在資料的收集過程中缺乏積極性，在檔案相關資料的整理過程中也意識不到具體資料的排序等問題的重要性。工作人員的懈怠和輕視導致了檔案管理工作的時效性大打折扣。

（二）檔案管理技術落后

我國事業單位跟不上時代信息技術的發展。甚至電子版檔案的管理模式都得不到良好的完善，在具體的管理中電子版檔案利用率較低。其主要原因是相關工作人員的觀念與意識相對落后，對于電子版的檔案管理流程不夠熟練?？傮w來講，我國事業單位的檔案管理與信息化的融合有利于促進檔案管理工作的全面發展。

二、事業單位檔案管理服務功能分析

（一）事業單位在服務過程中秉持以人為本的理念

我國一貫秉持以人為本的核心理念。事業單位的建設有利于黨在人民群眾中以人為本理念的貫徹和落實。在事業單位工作的開展中，使人民加強對黨和國家的理解，提高黨在人民心中的形象，提高黨與人民一家親的程度。在工作的開展過程中要求事業單位相關工作人員以全心全意為人民服務作為基本的工作原則，為人民群眾在日常工作過程中盡可能提供幫助。

（二）加強各類資源供應確保群眾工作的順利開展

無論是社區居民的內部工作還是由事業單位牽頭組織的相關工作，事業單位檔案管要給予相應資料以及信息。將所有的資源進行整合與優化,以確保具體工作的有效落實,達到滿足人民需求的初衷。檔案的管理關系到社區群眾的具體信息采集工作，務必做到高效，準確。

（三）加強人才隊伍建設

事業單位應當定期舉行業務人員培訓活動，對人才隊伍進行分門別類的培養。在各個領域邀請專家進行相關知識的講解與輔導，不斷更新優化知識結構。在培訓的過程中，要制定考核機制，有針對性的提高管理人員的能力和管理水平?？己嗽跈z驗工作人員工作成果的同時也在一定程度上促進了工作人員在檔案管理工作過程中的積極性。良好的人才隊伍培養效果可以反饋到事業單位建設中去，有效的避免了工作人員因為自身思想落后或者技術能力不達標導致的檔案管理工作出現紕漏的情況。

三、事業單位檔案信息化建設的改革措施

（一）完善檔案管理方法

事業單位應結合具體的工作情況進行檔案管理方法的改革。將信息化與檔案管理相結合，在檔案的采集過程中進行數據庫的建立和相關文檔的分類，有利于對于文檔的查找和歸類提高工作效率。在工作過程中也可以依賴人工智能的手段對數據進行有針對性的甄別，爭取做到優先級的排序檔案管理模式。提高查找效率的同時對于工作人員的工作也有一定程度上的優化。

（二）利用大數據手段對檔案管理進行分類

在單位的檔案管理中，毫無疑問對于具體檔案的分類管理成為了令相關負責人頭疼的問題。在大數據的背景下，企業可以根據檔案的具體記錄對檔案進行具體的分析以確定檔案的類別。比如：可以利用數據分析類型的系統，根據單位發展方向和具體要求進行打造，在系統中輸入不同檔案的基本數據，在大數據的背景下進行系統的分析得出檔案的綜合類別。單位也可以利用系統以及大數據確定檔案的未來使用方向，有利于單位決定是否重點保存等。

（三）實現檔案管理制度的流程化

流程化是一種規范化的構造，為單位提供持續的高效性手段，通過流程將事務處理程序固化后，一個確定的流程，有利于事業單位的工作人員去進行相關的工作操作，即使是檔案管理部門之外的工作人員對于檔案的管理也有了最基本的認知。單位要善于尋找流程中的漏洞，并有針對性的進行改革。

（四）樹立現代化檔案管理意識

進入新世紀以來，我們逐漸步入信息社會，各種新思想、新觀念不斷涌現，各種高新技術的出現，改變了我們傳統的工作模式和生活模式。隨著以計算機、互聯網為代表的信息技術的不斷應用和發展，檔案管理工作也需要及時轉變工作意識，與時俱進，尋找各種有效的途徑來不斷優化檔案管理工作。為了有效促進現代檔案管理工作向著信息化方向發展，更好地適應現代信息社會對檔案管理工作提出的要求，必須要求檔案管理人員樹立現代化檔案管理發展意識，積極開展事業單位檔案工作的電子化一體化建設，改變過去傳統的人工檔案管理模式，推動事業單位檔案管理工作向著信息化和現代化方向發展，促使事業單位檔案管理人員更加注重運用新技術、新手段、新方法來管理檔案。

（五）提高事業單位檔案管理的信息化水平

事業單位的領導需要轉變工作意識，結合單位實際情況，從實際出發，注重提升事業單位檔案管理信息化水平。事業單位檔案管理信息化建設需要構建檔案信息化管理平臺，構建完善的信息平臺，能夠方便檔案信息的檢索，實現檔案檢索的高效化，便捷化，從而提高檔案管理工作效率。在信息化建設進程中，相關部門應該增加宣傳力度，不斷擴大影響力，強化學習，積累工作經驗，把提高信息化平臺的適用率、推動事業單位檔案管理信息化建設作為重要工作去抓。

四、結束語

單位檔案管理工作的完善離不開傳統方式和信息化的交融合作。它們為我國檔案管理的進步提供了保障并打下了堅實基礎。二者互相成就且不可分割。但信息化的功能與創新模式不會僅僅止步于此，廣大工作者都會一直為信息化新模式的創新不懈努力，有針對性的進行改革，利用各種手段和方式提高事業單位工作有效性的建設。