數字化網絡技術在檔案管理中的應用探討

楊華

摘 要：伴隨著社會的持續性發展，信息化、數字化技術在檔案工作中的應用顯得越發突出和明顯。傳統檔案管理工作主要是以紙質檔案模式為主，這一種管理模式不僅存在信息容易丟失以及檔案使用障礙多等問題，同時在管理工作中還存在較大的資源投入，尤其是人力資源的需求相對較高。對此，為了進一步提高檔案管理綜合效益，本文簡要分析數字化網絡技術在檔案管理中的應用，希望可以為相關工作者提供幫助。

關鍵詞：數字化網絡技術;檔案管理;實踐應用

引言

在高校檔案管理工作中檔案主要是記錄教學、活動的重要資料，對于高校教學與經營管理具備顯著影響。高校檔案同時也是對于學生生活狀態、教學技術持續創新的一種重要體現方式，其對于學生的未來發展具備顯著影響力。隨著網絡化技術的持續發展，網絡技術對于高校教育的影響也顯得格外明顯，其中也包含了關于檔案管理的影響。對此，探討數字化網絡技術在檔案管理中的應用具備顯著實踐性價值。

1.檔案管理現狀

1.1高校對檔案管理的不重視

很多高校由于工作繁忙都忽視的檔案的管理，在處理完近期的工作任務后，總認為本階段的任務完成了可以不用去管它了，應該認真準備下一階段的工作任務，從而造成了對于上一階段的工作材料和總結只是隨意的擺放在檔案室[1]。有的時候由于部門的資金分配不均勻，在檔案管理層面投入較少，也會造成檔案管理不完善。另外，在檔案管理工作中經常會因為過于繁忙，導致檔案資料的查閱工作存在較長時間，此時便很大程度降低了檔案本身的利用價值。

1.2檔案管理方式陳舊

高校在檔案管理工作中采用傳統老舊的方式，單純利用老套陳舊的管理辦法將檔案放置于書架上，然后再用紙質標簽對其進行歸類，因此我們經常見到很多部門的檔案室都是非常陰暗潮濕，有的年代久遠的檔案都已經出現了破損，這也不利于工作人員對檔案的查找。在信息技術飛速發展的今天，這種檔案管理方式顯得非常陳舊，大大的降低了管理的效率。

1.3檔案管理人員素顏有待考量

很多部門對檔案的管理都是讓部門上的人員利用空閑時間進行管理，或者聘請社會上的兼職人員，認為檔案管理只是需要對其進行整理就好，不需要聘請專業人才，但是非專業人員的工作能力不高、工作熱情低下，促使檔案管理工作效益較差。當由于某項工作需要查找以前的檔案時，由于檔案管理人員辦事能力的不足，此時會導致檔案管理成本顯著提升并且工作效率明顯下降。

2.基于數字化網絡技術的檔案管理創新策略

2.1強化數字化網絡檔案管理模式建設

為了進一步提升檔案管理綜合效率，需要及時建立數字化檔案管理模式[2]。目前比較具有代表性的數字化網絡管理模式，主要涉及到了數字加密技術、數據庫技術、掃描技術、身份認證技術等。在數字化網絡檔案管理模式建設后可以將傳統紙質檔案資料以掃描的方式轉化成為數字化檔案，并實現長效性的儲存，實現檔案資料的實時更新、整合、補充和查閱等。檔案資料作為高校的發展歷程資料和工作報告，對檔案進行數字化建設可以有效的為部門社會效益的實現創造有利條件。

2.2加強檔案自動化建設

想要更好的提升檔案信息化管理綜合水平，就需要在檔案管理工作中合理的滲透自動化技術，并基于自動化技術的應用提升檔案管理的綜合效率，并降低人力資源等方面的投入。當前關于檔案管理的自動化技術主要涉及到數碼掃描識別、二維碼識別、電子標簽、ocr識別以及指紋識別技術等。借助自動化技術的應用可以促使檔案管理工作過程中減少管理人員的操作，可以實現對檔案資料更高效率與質量的管理，例如檔案數據信息的自動搜集、自動整理、自動篩選、自動檢索以及關鍵詞的自動提取等，從而高效的找到自己所需要的檔案資料。自動化檔案管理模式運用于高校的檔案管理，可以高效的實現檔案資料的整合、查找、批量處理等功能。

2.3加強檔案互動化建設

傳統的高校檔案管理中，每一個檔案只是用一個檔案袋包裝，檔案與檔案之間沒有連接和交流，導致檔案之間缺乏互動性。而高校檔案管理信息化體系增加了信息的互動性，檔案之間互動交流有利于高校工作人員將不同時期的工作進行對比研究，以便于發現工作中的不足和那些地方是長期以來一直犯的錯誤，借助對比工作人員檔案的方式還可以更好的提升高?；蛳嚓P部門的人事篩選與調動，從而提升檔案本身的綜合利用價值。

3.結語

綜上所述，數字化網絡技術對于檔案管理工作具備顯著推動作用，可以顯著提升檔案管理綜合水平。對于高校管理人員而言，需要積極學習并結合信息技術的優勢實現檔案的數字化、自動化、信息化的管理，實現檔案長久的保存，隨時的提取以及不同檔案之間的信息交流，從而提升高校的工作效率。對此，今后需要進一步強化關于檔案管理的工作創新，并基于服務水平的強化保障高校良好的運轉，提高檔案管理工作中檔案本身的利用價值，豐富與完善檔案資料的查閱方式，讓信息技術更好的滲透于高校的檔案管理。

[參考文獻]

[1]黃靜濤.3D打印技術在實物檔案搶救和檔案展覽工作中的應用研究[J].中國檔案，2018，14（1）：64-65.

[2]陳洪靜.微模塊化數據中心在高校檔案館的應用[J].中國檔案，2019，546（04）：62-64.

（作者單位：陸軍裝甲兵學院蚌埠校區，安徽 蚌埠 233050）