淺談醫院文書檔案管理的數字化建設策略

陳艷霞

摘要：文書檔案數字化建設，主要是指通過計算機、互聯網以及物聯網技術對文書檔案資源進行存儲、傳輸的一種檔案管理模式。醫院作為基礎民生建設的重要組成部分，管理的科學化和規范化對民眾的基本權益起到一定的保障作用。文書檔案管理水平的提升影響到醫院的整體運行成效，繼而關系到公眾的生活滿意度和幸福感，必須予其高度重視。新時代人們生活水平的日益提高，人們對醫療體系的需求呈現復雜化和多樣化趨勢，使得醫院文書檔案的傳統管理暴露出與時代不適應的情況。因此，在數字化飛快發展的社會環境下，醫院應轉變傳統的文書檔案管理思維和管理方式，加快文書檔案管理數字化建設腳步，對文書檔案管理工作各環節進行根本性變革，提高文書檔案管理水平，確保將文書檔案管理工作與時俱進。

關鍵詞：醫院文書;檔案管理;數字化

現如今互聯網技術不斷發展，大數據應運而生。隨著人類對互聯網的依賴程度越來越高，數據量越來越大，在此期間慢慢形成了難以被實時加工處理的數據，即大數據。隨著時間的推移，關于社會衛生與人民健康的信息不斷積累。如今，信息時代已經到來，維護數據信息已經成為人們的共識。一般來說，掌握大數據就是對大量數據資源的把握，對大量數據來源的掌握。對于儲存價值大且有特殊意義的信息，經過加工處理，就可以提高信息的附加值?，F階段大數據已經是人們日常中的重要技術。社會在發展，技術在成熟，文書檔案管理在日益進步，文檔數據也慢慢成了大數據環境中的一部分。

1醫院文書檔案數字化建設的意義

1.1提高文書檔案管理的效率

醫院文書檔案管理的傳統模式以大量的人工作為基礎力量，容易造成人力、物力和財力的大量浪費。隨著文書檔案種類的多樣化發展，以人力為主的傳統管理模式的弊端更加日益暴露，出現了因人力限制而引發的檔案收集歸檔不及時、存儲利用效率低下等問題。信息化技術在醫院文書檔案管理中的引入，可實現在文書信息的收集整理階段跨越醫院各科室以及時間的限制，對各單位信息進行迅速完備的歸檔儲存。同時，在文書信息的利用階段，各科室成員可通過網路平臺對文書信息進行快速檢索查看，實現檔案信息在醫院中的高效整理和有效利用，對醫院內部管理的完善發揮重要價值。

1.2增強文書檔案管理的質量

傳統的文書檔案大多呈現為紙質形式，容易隨時間的流失而導致文件破損和丟失。以數字化建設對文書檔案進行管理方式的創新，可通過數字化技術可實現對一部分檔案進行電子備份，這樣既減輕了紙質文書整理歸檔中的人力負擔，又避免了相關紙質文書丟失破損而造成的不便;另一方面，在文書檔案的檢索查看環節，存在人為操作失誤而引發破壞文書的風險。對文書檔案的數字化管理可通過前期的歸類整理工作，實現文書檔案的網絡檢索、精準定位，減少了人力查找文書檔案而產生的意外破壞。如此以來，通過數字化建設對醫院文書檔案進行管理，能夠減少對紙質文書檔案的損害，從而增強了文書檔案管理的質量。

1.3提升文書檔案利用的效益

積極落實醫院文書檔案管理的各項工作，能夠實現檔案價值的最大化發揮，對醫院整體效益的提升具有重要意義。數字化技術改變了以往檔案檢索查看困難重重的境況，通過網絡檢索平臺的建設和利用，文書檔案檢索的效率大大提升，增強了醫院人員對文書檔案利用的意愿，有助于文書檔案中管理經驗的共享使用，提升了文書檔案利用的效益。

2 文書檔案數字化管理的優點

2.1電子文件能長期穩定地保存

電子文檔的使用壽命比較長。在傳統檔案保存的時候，一些人為或者非人為的因素會使紙質檔案的纖維素受到一定程度的傷害，而纖維素決定著紙質檔案的耐久度，而電子檔案的出現很好地解決了這個問題?，F如今，在科技飛速發展的時代，我們已經可以隨時隨地利用電子設備來獲取和存儲電子文件，比如U盤、光盤等媒介。這些媒介在讀取與存儲信息的時候更加快捷，并且容易攜帶，不容易被破壞，受外部因素干擾較小，這些好處都讓電子文件的存儲更長久有效。

2.2文檔信息得到充分共享

在傳統的文書檔案管理過程中，文件查閱比較困難，并且文件的傳遞不太方便，這些原因都使得文件的共享比較困難，并且就算能共享范圍也比較小。因此許多信息被閑置，導致了資金資源的浪費損失。而數字化管理的出現讓所有檔案信息不再是一個個“個體”，管理人員可以結合檔案的特征對檔案綜合管理。如今，計算機技術正在飛速發展，在此背景下，信息化檔案管理可以讓檔案和其存在的介質分開，并且還能與其他信息平臺建立聯系。數字化管理不受時間空間的限制，能夠全方面掌握信息狀況，讓文檔信息得到高效率的共享。

2.3提高文件傳遞的安全性

由于傳統的文件信息大多是紙質的，因此就會經常出現文件丟失或損壞等問題。而且在過去，傳遞文件的方式通常都是郵遞的方式，但是這種方式受到的空間制約非常大，而且文件在郵遞過程中很容易出現問題，嚴重影響到文檔的安全。然而信息技術的出現有效地解決了這些問題，利用文件的信息化控制的話，就能依靠互聯網來傳遞相關文件，大大提高了文件的安全水平。

3文書檔案的管理要求和發展趨勢

3.1管理要求

在大數據的背景下，醫療衛生為了滿足各方面的需求，在進行文書檔案管理的時候努力向多元化方向發展，主要是采用現代化的信息管理模式，提高管理的便捷度和現代化水平。疾控中心在進行文書檔案數字化管理時，要求信息操作方式和系統管理滿足信息在信息平臺實時傳輸和信息模塊集成。另外，還要規劃總結以往的信息，將信息管理中的共通點找出來，并對需求信息進行判斷，在信息足夠可靠的基礎上，滿足疾控中心對信息的多元化需求。

3.2發展趨勢

隨著信息量的不斷增大，對數據的需求逐漸多元化，傳統的文書檔案管理模式已經不能滿足現在醫療衛生的發展要求了，文書檔案的作用也無法充分發揮出來。因此，必須開始轉變文書檔案管理方式，在大數據時代，將大數據應用到管理中是很有必要的，大數據具有數據容量大，安全性高和傳輸類型多的優勢，將文書檔案管理信息化。同時，為了滿足自身發展，緊跟時代的步伐，應用先進的技術手段進行文書檔案管理，使得文書檔案管理更快捷有效。

4文書檔案管理的主要內容

4.1網絡化管理

如今，文書檔案在數字化處理后，應該及時借助先進的計算機技術進行處理，實現統一化管理。經過聯網處理后的數據信息可以有不同的類型、層次、范圍等等，這樣經過精細處理后的信息可以幫助人們更快查詢到所需信息。因此，在精細處理之后進行的文書檔案管理工作，充分體現了網絡查詢的快捷化、資源的共享化。

4.2數字化管理

傳統的文書檔案基本上都是紙質的，有著電子檔案沒有的功能，但是完全的紙質檔案在管理方面會存在一定的問題，比如難以查詢等等。而在紙質文檔中結合數字化的管理，就能解決信息量大、查詢、利用信息不方便等問題，大數據技術逐漸應用于文書檔案管理中。該技術主要借助計算機進行數據存儲，節省了大量的時間、空間以及人力物力資源。在大數據技術的支持下，文書檔案將紙質化的信息向數字化轉變，將信息存入電子檔案中。檔案管理是大數據環境下疾控檔案信息化建設的重要內容。最好的文書檔案就是紙質檔案中適當添加數字化管理，能夠大大提高文書檔案的管理水平。

5醫院文書檔案數字化建設的策略

5.1強化文書檔案數字化建設的意識

意識是行動的先導，加快醫院文書檔案數字化建設的步伐，必須從轉變意識著手。文書檔案數字化建設不僅是醫院管理工具的簡單提升，更是一種徹底的觀念性變革。它要求醫院相關領導和各科室成員對數字化建設的內涵和意義有全面的了解和把握，并在深層觀念上對文書檔案數字化建設的戰略地位表示高度認可。醫院通過大數據和數字化平臺的建設能夠提高文書檔案管理的效率、增強文書檔案管理的質量，最后提升了文書檔案利用的效益，對醫院的整體運行發揮不可替代的作用。醫院領導應轉變以人力為主的文書檔案管理思維，不斷更新思想，積極接納并應用新興數字技術，發揮其在檔案管理工作中的簡化和優化作用。

5.2加快醫院數字化人才隊伍的培養

提高文書檔案數字化管理的效益，不僅要從意識形態上對數字化建設的戰略地位給予肯定，還要加大對文書檔案數字化建設的投入。具體來講，醫院要加快數字化人才的培養，只有文書檔案的管理人員具有良好的信息化、數字化水平，才能真正有效地落實醫院文書檔案管理的數字化工作。對于這一點，醫院可從兩個方面提高檔案管理人員的數字化水平。其一，在人員準入的考核環節，提高數字化和信息化水平的指標比重，確保在錄用環節實現對人員素質的基礎篩選;其二，在檔案管理的日常工作中，醫院應加強對管理人員的技術培訓，使其對計算機的使用能夠良好掌握，真正做到熟練使用數字化軟件，以此來促進文書檔案數字化管理的落實。

5.3推進文書檔案數據平臺的建設

醫院文書檔案數據平臺是從各科室到醫院整體的信息共享共建平臺，從而使各科室將現有的紙質文書資源轉化為數字化形式在數據平臺上給予公開，文書檔案管理人員對其進行整理、歸類、儲存，以備后續的檢索查看。在該共享平臺的建設中，要明確劃分各類人員的權責義務：業務人員可負責電子檔案的公開和共享，并擔任適當的整理工作，而專業的檔案管理人員負責文書檔案的具體分類、目錄編排和備份利用等。同時，對于一些經過檔案管理部門進行歸檔的文書資料，應設置相應的“保護權限”，其他業務部門只享有查閱權而不具有更改權，以此保護文書檔案的規范性。

5.4正確認識綜合檔案的數字化管理

當前，各醫院均實行了綜合檔案的數字化管理，而且具備信息化檔案管理制度，但因為醫院領導的不重視、投入少使得檔案管理數字化的應用效果無法有效發揮。首先，醫院領導層應充分認識綜合檔案的數字化管理所具備的價值，并轉變醫院檔案數字化的觀念，對其予以高度的重視和肯定，這是檔案數字化工作順利開展的基礎條件。雖然醫院的主要工作是以治病救人、教育科研為主，檔案管理部門只是一個為各個科室提供服務的后勤部門，但是如果醫院的檔案一直都是使用的紙質文件，查詢借閱十分不便，將會嚴重地影響各個部門的工作效率。如果醫院檔案進行了數字化管理，就會打破紙質檔案的種種局限和不便之處，讓檔案管理工作更為簡便。醫院領導應該將檔案數字化作為一項長遠發展戰略來進行規劃，并將其納入醫院的整體規劃發展之中，并給予最大程度的支持和幫助，從而讓數字化檔案為醫院提供有效數據支持。其次應加大投資力度，根據檔案管理的數字化需求完善相關硬件、軟件設施并定期進行更新、維護。優化以專業的計算機硬、軟件為基礎平臺，建立以檔案室為核心的數據系統，將醫院的檔案統一管理，便于醫院在內部工作電腦上查詢資料。

5.5 做好檔案信息系統的安全管理

信息化背景下醫院綜合檔案的管理數字化得到了廣泛應用，然而當下網絡安全問題越發嚴重，檔案的數字化管理應用中應重視信息安全，具體操作：一是必須利用有特殊防火墻隔離功能的醫院內部系統以及工作電腦進行訪問而且必須設立訪問權限，只有具備資格的人員才能夠訪問檔案資料。而且相應部門的工作人員只能訪問本部門的檔案資料。二是對于資料的訪問僅限于資料在打印水印的情況下瀏覽，并且不能下載，避免了檔案的外泄。三是對于賬戶登陸的有限期進行限制，過了有效期應重新登陸以確保檔案的安全性。四是及時升級先進的信息管理系統，以修補漏洞通過上述措施確保醫院的檔案機密安全。

6結語

以計算機技術為支撐的數字化建設已逐步運用到各個領域，醫院文書檔案管理的數字化建設有利于提高檔案管理的效率和效益，從而提高醫院整體運作水平。各醫院應積極轉變思維，高度重視數字化人才培養以及數據平臺的建設在文書檔案管理中發揮的重要價值，同時要做好文書檔案數字化管理中的安全工作，最大化發揮數字化技術對文書檔案管理的價值。

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