基于矩陣管理模式的“雙一流”高校辦公室文化建設研究

饒勁松

【摘要】高校辦公室作為服務窗口，關系到高校日常工作的各個環節，建設好高校辦公室文化，是加快推進大學治理現代化和更好地為高?！半p一流”建設服務的需要。矩陣管理模式下的高校辦公室能夠有效克服科層制模式所存在的問題，實現橫向、縱向管理和服務的有機結合，具有溝通順暢、配合密切、資源共享、優勢互補、團隊運行、機動靈活等優勢。通過建立物質文化豐富、制度文化健全、行為文化生動和精神文化和諧的高校辦公室文化，從而推動高?！半p一流”建設。

【關鍵詞】矩陣管理;高校辦公室;文化建設

習近平總書記在黨的十九大報告中指出：“文化是一個國家、一個民族的靈魂。文化興國運興，文化強民族強?！蔽幕転槿嗣裉峁﹫詮姷乃枷氡ＷC、強大的精神力量和豐潤的道德滋養。新形勢下加強文化建設對于堅定文化自信，實現中華民族偉大復興的中國夢和培養擔當民族復興大任的時代新人具有十分重要的意義。高等教育的本質和規律決定了要創建世界一流大學，必須有一流的大學文化支撐。高校辦公室文化是高校整體文化的重要組成部分，它作為一種組織文化，主要是指“辦公室全體員工在履職和服務過程中逐步形成的共同價值觀念、理想信念和行為準則，以及由此形成的管理模式和行為模式”。做好高校辦公室文化建設有助于激發辦公室成員的工作積極性，培養辦公室成員責任心和創造力，增強辦公室凝聚力，提升工作效率，從而更好地為高?！半p一流”建設服務。

一、“雙一流”高校辦公室文化建設的現實意義

（一）建設好高校辦公室文化，是加快推進大學治理現代化的迫切需要?！巴晟拼髮W治理結構體系、推進大學治理能力現代化，既是推進國家治理體系現代化的根本要求，也是深化高等教育綜合改革、推動高等教育現代化的迫切需要?！贝髮W治理現代化應以提高治理效率為理念，遵循高等教育規律、教書育人規律和科學研究規律，謀求大學治理模式系統性轉型，這是新時代中國大學推進內涵式發展、提升綜合競爭力的內在需求。大學文化是實現大學治理現代化的隱性軟實力，高校辦公室在學校運轉過程中起到了輔助決策、承上啟下、協調左右、聯系內外的作用，其文化建設是大學文化建設的重要一環，有利于實現高校辦公室的有序高效運轉，從而推動大學治理現代化。

（二）建設好高校辦公室文化，是更好地為高?！半p一流”建設服務的應有之義。教育部、財政部、國家發展改革委聯合印發的《關于高等學校加快“雙一流”建設的指導意見》指出，要“立足辦學傳統和現實定位，以社會主義核心價值觀為引領，推動中華優秀教育文化的創造性轉化和創新性發展，構造具有時代精神、風格鮮明的中國特色大學文化”?！半p一流”建設要堅持立德樹人主線，把全面提高人才培養質量，努力培養擔當民族復興大任的時代新人當作奮斗目標，就要把大學文化深度融入“三全育人”改革全過程。管理育人和服務育人是“三全育人”改革的重要內容，建設好高校辦公室文化是提升管理和服務育人水平的直接推動力，從而更好地為高?！半p一流”建設服務。

（三）建設好高校辦公室文化，需要創新高校辦公室管理模式?，F有高校辦公室以“一個科室一個科長”的科層制管理模式為主體，但在研究型辦公室背景下，現有辦公室科室職責多有交叉，成員間調整自由度不高，組織運行不夠通暢，其科室設置已不適應實際工作的需要。辦公室作為高校文化的一個展示平臺，良好的管理和服務能夠提高全體師生的凝聚力，據此要探索與時俱進的高校辦公室管理模式，將“文化軟實力”轉化為辦公室甚至是高校管理的“硬實力”，促進高校的可持續發展。

二、矩陣管理模式在“雙一流”高校辦公室文化建設的內涵分析

（一）矩陣管理模式的內涵。矩陣管理模式是通過建立系統結構來解決問題，進行管理和服務的創新型管理模式。該模式利用橫向、縱向的管理方式，將來自不同職能部門的成員組成橫向項目組，再與原有的縱向職能部門相結合，構建矩陣管理系統，利用成員間不同知識結構和不同專業技能來創造性地開展工作，加強不同維度結構成員之間的有效溝通，激發成員工作積極性，提高工作效率，提升管理和服務質量。矩陣管理模式縱向系統由職能分工構建而成，橫向系統以項目劃分構建而成，兩種系統相互作用，共同完成管理和服務任務。

（二）矩陣管理模式下的高校辦公室文化建設探索?？v觀“雙一流”建設高校辦公室所有業務，總結起來主要集中為“承上啟下”“協調左右”“參謀督辦”“規范管理”4項職能。由于傳統科層制模式下“雙一流”高校辦公室文化已經不適應實際工作的需要，為適應現代化大學治理體系下“雙一流”高校研究型辦公室的建設需求，探索進行矩陣管理模式改革勢在必行。通過改革，進一步厘清職責、理順職能，打破科室壁壘，組建縱向暢通、橫向協調、內部順展的新型工作團隊，最大程度提升團隊效能、激發個人潛能。具體來說就是，取消所有科室設置，保留干部級別，理清職責和職能，建立團隊;減少層級，成員直接對分管副主任負責;發揮副主任的專業特點，審查其他團隊的工作，或組建相關項目組。

三、矩陣管理模式應用在“雙一流”高校辦公室文化建設的優勢

矩陣管理模式下的高校辦公室能夠有效克服科層制模式所存在的問題，實現橫向、縱向管理和服務的有機結合。矩陣管理模式在“雙一流”建設高校辦公室的實際應用中具有以下優勢：

（一）溝通順暢，配合密切。在實行矩陣管理模式的高校辦公室縱向結構中，取消所有科室設置，保留干部級別，建立業務組，理清職責和職能，層級扁平化，分工明確，具有清晰的業務線條，流程順暢。橫向結構中，組建不同工作項目組，由一名分管主任直接管理。通過縱橫交錯的矩陣管理結構，實現專業分工，來自不同業務組成員相互溝通，交流信息，密切配合，提升團隊整體業務水平。

（二）資源共享，優勢互補。矩陣管理模式下高校辦公室的橫向結構中，利用1人參加多個項目組、1個項目組擁有多位知識結構、專業技能各不相同的工作人員的“1+N”管理模式，在最大效能上發揮每位成員專長、最大程度上實現資源共享的基礎上，促使不同業務組成員間的優勢互補，達到團隊整體運行效能最佳化。

（三）團隊運行，機動靈活。實行矩陣管理模式的高校辦公室，縱向業務組在工作過程中，按照業務組任務和要求來履行職責，保證業務組團隊化運行。辦公室不受科級干部職數的限制，可根據業務組工作量、工作性質，靈活調配人員，一個業務組可有多個正科級干部，也可不設正科級干部。橫向項目組的成立與解散由項目的狀態發生變更。項目組可以在最短時間內調配成員，提高工作效率，快速完成項目，對工作任務以及客觀需求的變化比較容易適應。

四、基于矩陣管理模式的“雙一流”高校辦公室文化建設途徑

“高校辦公室作為服務窗口，具有政治服務、信息服務、智力服務、技術服務、生活服務、工作服務等功能，關系到學校日常工作的各個環節”，其文化建設需要經歷探索、定型、深化和傳承的過程。建立物質文化豐富、制度文化健全、行為文化生動和精神文化和諧的高校辦公室文化對于高?！半p一流”建設具有很大的推動作用。

（一）物質文化?！半p一流”高校辦公室物質文化建設，是高校辦公室文化建設的基本保障。高校辦公室物質文化主要包括辦公設備等硬件設施、辦公環境等人文內涵以及網絡平臺等內容。一是要保證辦公經費的投入，為辦公室工作人員配備充足的硬件設施，現代化的辦公、信息設備可以幫助工作人員更加高效獲取信息、提高工作效率。二是要加強辦公室形象窗口建設。作為辦公室服務工作的窗口，窗口建設（如導服臺或服務大廳的建設）要堅持問題導向、以導服工作為中心，積極為不同來訪人員服務，引導來訪人員能夠快速、高效、便捷地完成來訪辦公室事項。三是要注重人文環境的營造，要善于總結凝煉特色化文字，并結合櫥窗、墻面等辦公室物質載體，利用醒目的標語和豐富的內容來宣傳學校和辦公室的文化理念，幫助辦公室成員形成共同的行為準則和價值規范。四是加強網絡平臺建設。網絡平臺作為辦公室實體工作的有效延伸，在幫助全校師生全面、及時、有效地了解和掌握學校工作方面具有重要作用。大數據時代背景下，高校辦公室要進一步推動自身網絡平臺建設，為師生提供更豐富的信息資源、更便捷的網上辦公服務，切實提升網絡信息化服務實效。

（二）制度文化?！半p一流”高校辦公室制度文化建設，是高校辦公室文化建設的科學依據?；诰仃嚬芾砟Ｊ降母咝＾k公室文化建設是新時代背景下高校辦公室面對新問題所進行的一種新嘗試，做到“適時制定制度、不斷完善制度、認真執行制度”對于完善管理顯得尤為重要。一是要明確矩陣管理模式下各業務組、各組員的職責范圍。矩陣管理將原有科室設置全部取消，意味著將原有崗位人員職責的取消而重新建立新的團隊，各業務組中的組員直接向組長負責，這就需要重新明確和規范工作任務和工作職責，做到職責分明、權限清楚、分工明確，是有效實行矩陣管理的基礎。二是實行過程動態管理，確保制度的穩定性與創新性相匹配。矩陣管理模式作為高校辦公室的新型管理模式，需要其根據學校與辦公室的實際情況，同時結合日常工作進行適應性調整，最終使其保持一個比較穩定卻又是處于動態變化的制度管理模式。三是要嚴格執行各項制度，確保制度落到實處。要適時建立科學的激勵管理、目標管理和評價管理機制，在辦公室年度考核、獎先評優、績效分配、干部推薦等制度建設和實際工作中，體現辦公室文化，明確價值導向，激發辦公室成員的積極性和創造性，切實發揮制度建設在辦公室文化建設中的保證作用。

（三）行為文化?！半p一流”高校辦公室行為文化建設，是高校辦公室文化建設的直接動力?！案咝＾k公室行為文化主要指辦公室工作人員在工作中所貢獻的、有價值的、促進校園文化建設和學校發展的創造性活動”。一是重視學習，提升辦公室成員業務素質。在研究型辦公室背景下，探索形成規范化的學習培訓制度、開展制度化的業務經驗交流等活動，幫助辦公室人員提升理論水平，要求辦公室成員既學習歷史知識，也學習現代知識，以此深化對中央精神和政策的理解，掌握高等教育發展最新形勢和學校發展的時代坐標，為提升服務學校發展能力注入“源頭活水”。二是堅持以黨支部（下轉第16頁）（上接第11頁）建設帶動辦公室文化建設，提升辦公室組織戰斗力。把“不忘初心、牢記使命”作為必修課、常修課，堅持以黨的政治建設為統領，狠抓黨支部建設，嚴格對標看齊，進一步完善黨員教育培養機制，加強政治理論學習和業務知識學習，深入開展談心談話活動，提升辦公室成員思想境界和綜合素質。三是積極開展活動，營造辦公室良好氛圍。辦公室可以結合自身特點和需求，開展公益活動、調研走訪、文體等活動，既可以豐富辦公室成員的生活，又可以讓辦公室成員在活動中增進感情，提升辦公室凝聚力。

（四）精神文化?！半p一流”高校辦公室精神文化建設，是高校辦公室文化建設的核心內容，也是物質文化建設、制度文化建設、行為文化建設的價值導向。精神文化要引領物質文化、制度文化、行為文化;物質文化、制度文化、行為文化要促進精神文化的形成與沉淀。矩陣模式管理下的辦公室具有縱向暢通、橫向協調、內部順展的新特點，相較于傳統固定的“科層制”來說，打破科室壁壘重新構建團隊對于辦公室內部文化建設提出了更高的挑戰。高校辦公室文化建設要以制度建設為基礎，打造辦公室特有的“12345”核心價值和精神文化，培養“1”份情懷、營造“2”種氛圍、煉就“3”樣能力、發揮“4”項職能、踐行“5”個堅持，即：在辦公室著力培養革命的浪漫主義情懷，營造“團結、緊張、嚴肅、活潑”的組織氛圍和“創新思維、創意工作、創造典范”的工作氛圍，煉就“站起來能說”“坐下來能寫”“走出去能解決問題”的工作能力，發揮“承上啟下”“協調左右”“參謀督辦”“規范管理”的職能，以此對標來踐行習近平總書記對辦公室系統提出的“五個堅持”要求（忠誠、大局、負責、奉獻、廉潔），以精神文化建設為引領，最大程度將人力、物力有效整合，進一步提升推動辦公室的文化自覺，為高效協調規范運轉提供有力的保障。

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