醫院照片檔案信息資源開發與利用機制研究

殷小龍

【摘要】照片檔案可以將醫院管理活動直觀鮮明地展現出來，照片檔案憑借自身優勢凸顯應用價值，能夠為醫院樹立良好形象和提升社會知名度，在醫院建設中起著舉足輕重的作用。本文首先闡釋照片檔案在醫院建設中的重要作用，然后論述照片檔案的收集范圍及整理要求等，重點提出構建醫院照片檔案信息資源開發與利用共享機制與策略。

【關鍵詞】醫院照片檔案;信息化;服務與利用;策略

照片檔案是醫院在醫療管理、科學研究、黨政管理等社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要載體的具有保存價值的真實歷史記錄，是醫院檔案的一種特殊載體檔案，是一所醫院文化和精神風貌的綜合體現。

一、照片檔案在醫院建設中的重要作用

（一）照片檔案是醫院對外宣傳和提升社會影響力的重要支撐。醫院的照片檔案客觀而真實地記錄了醫院的發展歷史，從其形成過程來看，描述的是當地的真實場景和真人真事，給人一種“身臨其境”的感覺，具有重要的憑證與參考價值。歸檔方面，照片檔案的采集范圍相對廣泛，其中包括醫院的科技與教育以及表彰獎勵等方方面面，因此，醫院照片檔案是醫院對外宣傳、傳遞醫療科技信息、提升社會影響力和知名度的重要支撐。

（二）照片檔案承載著醫院文化資政教育和引導功能。醫院照片檔案記載并見證一所醫院的光輝發展歷程，醫院照片檔案在豐富醫院文化建設中顯示愈加重要作用。生動直觀地反映醫院重要外事活動、公務活動等背景信息，照片檔案的傳播方式比較特殊，利用方式比較多樣，傳播速度比較快捷，例如以醫院文化長廊或者展覽館為主要陣地，通過編纂醫院史志和檔案資源開發館藏照片，讓全體職工耳濡目染地接受良好習慣和職業道德的熏陶，起到良好的文化資政教育和引導功能。

（三）照片檔案是構建和諧醫患關系、促進交流和溝通的有效平臺。照片檔案的特點是視覺沖擊力強、趣味性強、快速吸引眼球。醫院照片檔案以其喜聞樂見的形式貼近百姓，使患者對醫患關系中出現的問題能夠認真思考、冷靜解決，比如，有些醫院通過開展下鄉義診等活動，讓照片檔案走向社會，同時讓百姓了解醫院，了解醫生并尊重醫生，促使醫患關系在輕松和諧的氣氛中進行 。

二、醫院照片檔案的業務管理流程模式

（一）照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。醫院照片檔案的收集內容主要包括：（1）記載醫院重要職能活動和重要工作業績的照片。（2）重要人物蒞臨醫院進行的公務活動的照片。（3）醫院參加外單位的重要外事活動的照片。（4）記載醫院大型事件、大型自然災害及其他異常情況的照片。（5）記載醫院地形特征、風土人情、施工工程、生產建設等的照片。

（二）醫院照片檔案收集方面的有關規定。（1）醫院照片檔案一般由醫院檔案部門集中統一管理，以年度為周期，每年歸檔一次。（2）照片的鑒定應本著去偽存真的態度，若有疑義，組織成立檔案工作領導小組鑒定。（3）如照片有相同內容重復的情況，一般選擇一張主要照片進行歸檔。（4）歸檔時，電子版與紙質照片以及說明同時歸檔。（5）底片與照片、電子版與紙質影像需保持一致。（6）照片檔案的移交和征集應遵循《數碼照片歸檔與管理規范》和《聲像檔案數字化技術規范》。

（三）照片檔案的整理規則與著錄標準。1.醫院照片的分類原則。在同一卷宗內，對于同一年度的照片通常按照保管期限～年～問題進行分類;對于隔年或者跨年形成的照片，也可以按照保管期限～問題～年度進行分類。保持前后順序一致的分類原則。2.醫院照片的排列順序。如果按照保管期限～年度～問題進行分類，在第三級類目“問題”中，再結合形成時間和重要性進行分類。照片檔案裝入相冊后，再按照密級分為秘密、機密、絕密等排列。3.醫院照片的編號原則。在宗內分類順序和排列順序的字符代碼叫照片編號，照片編號包括六部分，其中有宗號、保管期限代碼、相冊號、所在頁號、保管期限代碼。照片編號有兩種編寫形式，可以遵照全宗號～保管期限代碼～冊號～張號，也可以全宗號～保管期限代碼～張號。

三、醫院照片檔案管理模式存在的問題剖析

據調查，很多醫院在借助現代化科技手段接診、教學、科研及醫療管理等過程中忽略了對照片檔案資料的管理，照片檔案的管理跟不上醫院快速發展的步伐，影響了醫院的正常運行，成為目前醫院照片管理模式的瓶頸問題。

（一）管理制度和標準體系落后。2014年，國家檔案局曾出臺《數碼照片歸檔與管理規范》和《聲像檔案數字化技術規范》等規章制度，國家檔案局出臺的規章制度為醫院聲像檔案管理提供了重要支撐和有力保障，但是在具體實踐工作中往往很難具體實施，大多數基層醫院沒有根據國家規章制度制定本單位的管理制度和標準體系。

（二）信息化管理模式滯后。當前，信息技術飛速發展，檔案管理軟件的種類也比較多，但是有些醫院因為對檔案工作不夠重視，還沒有購買和開發獨立的檔案管理軟件，導致照片檔案信息化水平滯后，隨著照片檔案館藏數量的不斷增加，醫院各個部門對檔案信息利用需求不斷提高，傳統的手工檔案管理模式已經無法適應快速發展的信息化發展趨勢，還存在與智慧醫療管理信息系統的無縫對接、軟硬件兼容等問題亟待解決。

（三）照片檔案館藏信息資源開發有限。照片檔案管理的最終目的和最終歸宿是盡量滿足用戶的多樣化需求，然而受“重保管輕利用”的傳統思維限制，另外鑒于目前醫院檔案信息化管理模式有待進一步提高，照片檔案的館藏檔案信息資源并未有效開發利用，照片檔案沒有真正實現應有的價值。

（四）檔案信息化人才短缺。新型信息技術的發展為醫院照片檔案的信息化帶來前所未有的機遇，云計算、區塊鏈技術為聲像檔案信息資源開發與利用提供技術支持，因此，不但需要檔案專業管理人員，更需要會攝影、懂計算機的全能型人才，現階段醫院從事聲像檔案管理的人員多為兼職檔案員，缺乏具有信息技術處理能力的人才，阻礙聲像檔案信息化進程。

四、構建醫院照片檔案信息資源開發與利用共建共享策略

（一）構建完善的照片檔案管理制度，進行規范和科學化管理。1.針對當前醫院聲像檔案還沒有規范的管理體制這一問題，應該積極制定適合自己醫院的聲像檔案規章制度，創新管理體制，實現規范化、科學化管理。以檔案部門為主要牽頭單位，成立醫院檔案工作監督和考核組，對其他各檔案部門實行分級管理。了解和掌握醫院的聲像檔案管理的現狀和短板，實施聲像檔案的分類管理，提升照片檔案管理的工作效率和規范化科學化管理水平。2.構建完善的檔案工作管理制度，制定適合本醫院的《數碼照片歸檔與管理規范》和《聲像檔案數字化技術規范》等管理規范。目前照片檔案是以數字化方式呈現，因此在歸檔時要對其軟硬件設備等規范化，并依照規范進行操作。

（二）擴大檔案社交媒體平臺，開發照片檔案館藏信息資源。1.通過在醫院建立院史展覽等形式，展現醫院艱辛發展歷程、滄桑變化及取得的科研碩果，讓更多的國內外同仁了解醫院，吸引更多的國內外機構與醫院合作交流，讓更多的專家學者蒞臨醫院舉辦講座。2.申請開通醫院檔案微信公眾號平臺，用老照片講述醫院的歷史，推送圖文、視頻和音頻結合的生動活潑的內容，只有形象、直觀、通俗易懂的內容才能引起大家的共鳴從而轉發，最終提高傳播效果，實現醫院照片檔案信息資源的共享。

（三）打通信息壁壘，實現照片檔案的數字化資源共建。目前，各醫院紛紛開展智慧醫療和智慧醫院建設，智慧醫院的信息管理系統已經成熟，將醫院的聲像檔案資料進行數字化信息采集、編輯和存儲，并將聲像檔案數字化信息壓縮后上傳至網絡服務器的數據庫中，通過信息技術手段打通數據間隔，所有的照片檔案均以利用者的需求為導向，通過系統提供的完善的信息著錄功能，實現管理、存儲、查詢與借閱為一體的完善的管理功能。醫院檔案部門及時獲得需求者利用的反饋，建立更加友好、有效的交互模式?，F代醫院信息的傳播、利用方式已不同于傳統“你來我找”的檔案工作模式，快捷方便、人性化的服務方式是利用者和檔案工作者的共同追求。而館藏檔案信息資源的整合可以在一定程度上滿足這一需求。將建立的醫院檔案信息資源數據庫通過網絡技術和云技術等鏈接起來，建立一個統一的應用平臺，實現館藏檔案信息資源和動態信息的共享。將檔案利用服務延伸至醫院的各個角落，為利用者提供“一站式”利用服務。打破聲像檔案管理的信息孤島，單純的管理向服務利用方式轉變，實現照片檔案的數字化資源共建共享。

（四）提升庫房保管條件，打造醫院檔案管理高素質團隊。1.照片檔案的庫房保管要求極高，首先要保證庫房干凈、衛生，定期打掃，同時恒溫恒濕，注意防光、防潮、防盜，防霉，庫房配備空調、溫濕度計等現代化設備。對被污染的照片、底片應進行必要的技術處理，接觸照片的人員應戴上潔凈的棉質手套，每兩年要進行抽樣檢查，每五年要進行全面檢查。2.醫院照片檔案管理人員要具備高尚的職業情操和道德，忠于職守、愛崗敬業、遵紀守法、嚴守機密、博學求進，本著公平公正原則和以人為本的態度為全院職工、患者做好高效快捷服務;聲像檔案管理者除了做好日常檔案的本職工作以外，還應具備一定的編撰能力，可以通過構建特色照片專題數據庫，將具有聯系的照片檔案系統性、邏輯性地串聯起來，制作專題照片檔案展覽，開發照片檔案創意產品等，使用戶從中得到啟迪。

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