高校干部人事檔案專項審核中的問題及解決途徑分析

干部人事檔案專項審核作為高校人力資源管理工作中的重點，也是高校干部組織選拔、任用的重要參考依據。當前，高校干部人事檔案專項審核工作中存在一定問題，本文首先從這些問題分析入手，探討發生這些問題的原因，最后提出有效的解決途徑，望采納。

近年來，國家教育部門下發了關于學校干部人事檔案專項審核實施規范，高校通過干部人事檔案專項審核工作，為學校干部任命、組織等提供依據，進一步提升了高校干部結構合理性，為高校人力資源管理工作提供了重要幫助。然而，在具體實施干部人事檔案專項審核工作當中，還存在一定的問題，包括基本信息填寫不夠規范、檔案材料不夠完整、人事檔案管理有待提升等問題。因此，必須采取行之有效的解決措施，提升高校干部人事檔案專項審核工作質量，為高校干部人事檔案管理提供幫助。

一、高校干部人事檔案專項審核中存在問題

（一）基本信息填寫不夠規范

三齡兩歷指的是“年齡、工齡、黨齡”、“學歷學位、工作經歷”，加上干部身份就是高校干部人事檔案中最為基本的資料，在高校干部人事檔案管理過程中，對干部三齡兩歷的確認是工作重點，在高校干部職稱評審、組織任用以及退休等工作中都具有重要意義。但具體工作開展中，一些高校干部在不同材料中所填寫的資料內容不一，尤其是“年齡”的填寫較為混亂，在職稱評審材料以及年度考核表中填寫年齡與實際年齡不符。另外，有些干部在學歷學位資料填寫中，往往與實際不符，如一些在職研修班的干部，卻在自己的最高學歷欄中填寫“碩士研究生”。正是由于這些信息填寫不規范性，導致專項審核工作難度增加。

（二）人事檔案材料完整度不足

人事檔案信息是否完整，關系到高校干部人事檔案管理的質量。然而，在高校干部人事檔案專項審核過程中，發現檔案材料內容缺失問題時有發生，一些登記表、工資表缺失，為干部工齡認定、轉正評級等工作造成干擾。

（三）干部人事檔案管理水平有待提升

人事檔案管理具有較強的專業性要求，作為一項細致、繁雜的工作模式，一些高校自身特殊性存在，在檔案資料收集、整理過程中，難免會存在不規范問題。人事檔案專項審核工作具有較強政策性要求，需要審核的資料信息數量大，且涉及到的內容范圍極為繁雜。如果審核人員不能熟練掌握相關政策、專業，則會導致工作誤差存在，也容易出現檔案信息錯誤。

二、高校干部人事檔案專項審核工作存在問題的原因

（一）現有檔案管理制度不夠完善

對于高校干部檔案信息出現不一致問題時，作為檔案管理部門調查、糾錯不夠及時，僅僅是在檔案管理部門進行保存。具體審核過程中，發現一些干部的人事資料在幾年前就已經認定，但卻沒有將這些問題反饋給干部本人，更沒有將干部檔案資料做當面的確認，雙方之間的溝通不暢。這些情況的存在，導致后期材料填寫中，一些干部填寫不夠規范，出現了干部自己填寫的內容與干部組織審批材料中信息不一致。

（二）高校干部缺乏檔案管理意識

在人事檔案審核工作開展中，發現很多高校干部對于檔案信息不夠重視，不了解什么資料需要入檔案、什么時候入檔，一些出國材料、訪學材料、獎勵材料等都是由干部自行保存。同時，在檔案填寫過程中存在較大的隨意性，由于一些干部對于檔案重要性缺乏重視，資料填寫中不夠嚴肅，在自身年齡、學歷等方面不夠嚴謹，包括陰歷、陽歷不分;在入團時間、入黨時間等資料填寫中也較為隨意。另外，還有一些干部會由于自身利益，在資料填寫中故意為之，主要是將年齡填大或填小，或者虛報學歷，最終導致這些檔案資料混亂，存在較為嚴重的失真。

（三）檔案管理人員素質有待提升

高校干部人事檔案工作涉及面廣，對相關工作人員政策性、專業性要求較高。干部人事檔案應該收集哪些資料，需要怎樣建檔、怎樣歸檔，都要求相關人員具有專業能力，同時迎合信息化時代發展要求。當前，很多高校檔案管理人員綜合素質有待提升，甚至有些檔案管理人員沒有經過系統化學習，對新知識、新理念掌握不足，不能準確的把握新的法規政策，導致資料收集完整性不足，影響干部人事檔案的質量。

三、對高校干部人事檔案審核問題的有效對策

（一） 不斷完善檔案管理制度

針對當前高校干部人事檔案管理過程中，出現的干部人員三齡兩歷不一致問題，為了避免檔案管理人員不能及時進行糾錯而自行保存，必須逐漸完善相關的檔案管理制度，通過制度約束管理人員行為，提升干部人事檔案管理的規范性。

在新的干部人事檔案管理制度中，工作人員必須能夠在對相關檔案資料搜集期間，能夠逐一對照干部檔案中相關信息內容，尤其是三齡兩歷信息內容。采取有效的專項審核工作方式，對已經保存檔案加以審核，對于審核中發現存在問題的檔案，還需要進行單獨分類，并及時與存在問題檔案所有者進行聯系，對相關內容進行進一步確認，對檔案文件進行修改，還必須由當事人進行簽字確認。另外，在高校干部人事檔案管理制度建立中，需要明確檔案中各類時間節點認證模式，例如，需要要求干部人員在填寫出生日期信息時，必須與身份證上所顯示的信息保持一致性。

（二）不斷加強高校干部人員的檔案意識

高校干部人事檔案的形成并非一蹴而就，是人事部門在工作過程中積累而來，干部檔案能夠在客觀上反映一個干部的一生的經歷，包括了干部人員的出生日期、上學各階段時間、入黨時間、取得專業技能證書文件、各階段工作年限等，同時也包括了各類在考核干部中形成的證明材料。這些材料對于一名干部來說至關重要，是高校對干部考察、任免、提拔的重要參考，同時也關系到干部人員工資待遇、退休工資發放等事項。

在高校干部人事檔案管理全面開展中，由于一些干部人員缺乏檔案意識，會導致檔案內容缺失，在具體填寫中不了解規范，有些甚至將不應入檔的資料寫入到檔案表格當中。正是由于薄弱的檔案意識，導致了在資料填寫中混亂，對高校干部人事檔案真實性造成極大影響。因此，必須從干部人員檔案意識培養入手，增加日常宣傳，在日常工作中有意識的普及檔案知識，當然，也可以規定一個統一的時間開展檔案知識普及工作，或者是在干部人員進行與檔案相關行為過程中，進行個別普及。具體方式上，高?？梢酝ㄟ^校園的滾動屏幕、?？?、校園網絡等，還可以開展專項報告會，增強干部人員對人事檔案的重視。

（三）不斷提升檔案管理人員規范性

第一，必須建立完善的工程檔案管理制度，通過制度模式規范建筑工程檔案管理的內容、方式，包括檔案信息采集、整理、篩選以及歸檔制度，為高校干部人事檔案管理規范化發展奠定基礎。高校必須從宏觀角度出發，建立配套的檔案管理監督制度、獎懲制度，確保各項高校干部人事檔案管理工作都能夠在嚴格監督下執行，對檔案管理工作表現好的進行表揚、激勵;對于工作中出現明顯失誤的則需要嚴肅處理;第二，建立完善的檔案管理人員培訓制度。結合高校干部人事檔案專項審查實際情況，合理安排檔案管理人員培訓計劃，還可以通過以老帶新情況，不斷提升檔案管理人員的業務水平，提升檔案管理工作質量;第三，檔案管理部門必須以法律作為依據，通過檔案法、保密法、病毒防治辦法等作為工作基礎，組織檔案管理部門人員根據實際情況，制定嚴格的數字化檔案管理制度，重點建設人事檔案數字化管理系統安全體系，促進高校干部人事檔案信息數字化體系逐漸完善。另外，對檔案數字化管理部門進行安全性教育，將安全性教育作為檔案管理部門一項重要的長效機制，幫助檔案管理人員樹立良好的安全保密意識。

（四）建立完善的高校檔案審核機制

在科技不斷進步的今天，高校必須更好的做好干部人才建設工作，而需要對自身情況進行探討，同時能夠對高校干部所處位置進行監測，以便于為高校干部團隊建設提供幫助。檔案信息并非一層不變，很多檔案資料具有動態特性，會隨著高校干部人員個人經歷、所處位置變化而不斷變化。構建高校檔案審核機制中，應該重點關注干部人事檔案動態變化，對相關數據進行實時的更新。在收集到新的資料信息后，需要及時補充舊檔案內容，或將原有檔案內容進行修改，如果需要重新填寫，則需要由干部本人進行確認。同時，應該對參與檔案專項審核人員進行有效考核，保證其在材料歸納能力、鑒別能力方面滿足專項審核要求。同時，除了有極強專業素質外，還應該保持嚴謹的工作態度，在道德素養、職業素養都達到一定高度，才能為高校干部人事檔案專項審核工作順利開展奠定基礎。

四、結語

通過上述分析可知，干部人事檔案對于高校干部人事組織、人員任免等工作有重要依據，對干部人員自身利益也有很大的關聯。干部人事檔案專項審核并非僅僅是一次性的工作，而是需要在高校檔案管理工作開展中堅持實行。只有全面落實人事檔案專項審核，對學校干部人員有更深入的了解，以便于優化學校干部人員結構，提升高校干部團隊工作效率。

（作者單位：吉林農業大學）

作者簡介：胡春玲（1962年）女，漢族，甘肅省民勤縣人，1984年畢業于西藏農牧學院，研究方向檔案管理。