信息時代VLOOKUP函數在高校學籍管理中的應用

孫燕霞 吉林化工學院

引言

作為一名高校學籍管理工作者，在日常辦公中經常需要對諸多復雜且重復的學生數據進行處理。在籍學生人數往往是一個動態的數據，總會有學生因為各種原因要辦理休學、復學、保留學籍甚至是退學手續。而學校其他各部門在辦理業務時，有時會需要涉及到學校在籍人數，所以每個學期都會制作一份全院在籍人數統計表。本文結合實際工作，以制作全院在籍學生人數統計表為例，詳細介紹VLOOKUP函數的具體應用。

1 VLOOKUP函數

VLOOKUP函數是Excel中的縱向查找函數，它與LOOKUP函數和HLOOKUP函數同屬于查找類函數，在學籍管理工作中具有廣泛應用，例如核對數據、多個Excel表格之間快速導入數據等。其功能是按列查找，最終返回該列所需查詢序列所對應的值。

該函數的語法規則如下：

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

參數說明如表1所示：

表1 參數說明

2 VLOOKUP函數應用實例

每個學期，待在籍學生數量基本穩定之后，首先從教務系統導出四個年級的在籍學生人數統計，然后需要做的是將所有年級的統計表匯總到全院在籍學生人數統計表上，如果手工匯總填寫不僅效率低，還極易容易出錯，而VLOOKUP函數便能很好地解決此問題。

如表2和表3所示，需要將表3中的數據填充到表2的對應位置。其中，表2的第一列稱為查找值，表3的第一列稱為被查找值，剩余列稱為數據項。

表2 全院在籍學生人數統計表模板

表3 2016級在籍學生人數統計表

具體操作步驟如下：

(1）把單元格定位到表2中需要填充數據的位置。

(2）在菜單欄中選擇公式，插入函數，查找與引用，VLOOKUP，此時會彈出函數參數填寫界面。

(3）填寫查找值，即需要在表3中查找的被查找值名稱?？梢允謩犹顚?，也可以在表2中對應的單元格點擊一下即可。

(4）填寫數據表，即數據來源范圍。手動填寫比較麻煩，可以將光標定位在數據表填寫框內，打開表3，全選即可。

(5）填寫列序數，即想要的數據項在表3中位于的列數，從表3的第一列開始算起，用1、2、3...表示。

(6）填寫匹配條件，FALSE表示精確匹配，即查找值必須與表3中的被查找值名稱完全相同，才會返回查找數據。TRUE則表示近似匹配，即被查找值包含查找值即可返回第一條滿足條件的數據。填寫完成后如圖1所示。

圖1 函數參數填寫

(7）點擊確定。

(8）把返回結果的單元格下拉填充到其他需要填充數據的單元格，或雙擊單元格的右下角即可自動填充。

(9）重復以上操作，直至全部數據查找完成。

(10）刪除返回結果為0或者 #N/A的數據項，操作完成。最終結果如圖2所示。

圖2 查找結果

3 結語

通過以上實例，可以看出VLOOKUP函數在面對數據引用和查找方面的問題時，可以方便、快捷、準確的解決，節省了大量時間，并杜絕了復制粘貼的方式可能帶來的錯誤。同樣，此方法也可以解決學籍信息核對等其他日常學籍管理中需要引用各查找的工作。